Локальные нормативные акты: что важно знать руководителю

ЛНА: что это такое

Локальные нормативные акты (ЛНА) — это внутренние документы, которые регулируют и регламентируют трудовую деятельность у конкретного работодателя.

Трудовой кодекс не содержит полного перечня локальных нормативных актов, которые нужно утвердить в компании. Но есть обязательные документы для всех компаний, которые запрашивают при проверке. Если их не представить, компанию оштрафуют (ст. 5.27 КоАП).

Какие локальные акты обязательны

Локальные нормативные акты, которые должны быть в каждой компании:

• Правила внутреннего трудового распорядка; 

• Положение о работе с персональными данными; 

• Инструкции по охране труда. 

Компании и ИП, которые относят к микропредприятиям, обязаны разрабатывать положение о работе с персональными данными и инструкции по охране труда (п. 8 ст. 86, ч. 2 ст. 212 ТК РФ). Штатное расписание составлять не обязаны, но мы рекомендуем оформить этот документ.

Остальные локальные акты можно не разрабатывать, но тогда их условия нужно включить в трудовой договор.

Когда микропредприятие утратит свой статус, придется разработать все необходимые локальные акты. Срок — 4 месяца с даты, когда в единый реестр субъектов малого и среднего предпринимательства внесли изменения (ст. 309.1 ТК РФ).

Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР) регламентируют (ч. 4 ст. 189 ТК РФ):

• прием и увольнение сотрудников; 

• время труда и отдыха; 

• меры поощрения и взыскания; 

• сроки выплаты зарплаты;

• другие условия. 

Работодатель может оформить ПВТР как приложение к коллективному договору (ч. 2 ст. 190 ТК), либо как самостоятельный документ, если в компании нет коллективного договора. Документ составляют в произвольной форме и регулярно обновляют, если изменилось законодательство. 

Положение о работе с персональными данными — документ, в котором работодатель прописывает правила хранения и использования персональных данных сотрудников, бывших сотрудников и соискателей (ст. 86 ТК РФ). 

Типового бланка положения о работе с персональными данными в законодательстве нет. Этот локальный акт организация составляет в произвольной форме и обновляет, если изменилось законодательство. 

Положение об оплате труда — локальный нормативный акт, необходимый для того, чтобы установить систему оплаты труда в компании (ч. 2 ст. 135 ТК РФ).

Типового бланка положения об оплате труда в законодательстве нет. Этот документ составляют в произвольной форме. 

Инструкции по охране труда разрабатывают на основе Методических рекомендаций по разработке инструкций по охране труда, утвержденными Минтрудом 13 мая 2004 года для каждой должности, профессии или вида работы.

Положение о командировках, положение о премировании, положение об аттестации — не обязательны по закону, но некоторые компании их внедряют. В этих документах можно прописать те нюансы, которых нет в трудовом договоре.

Положение о добровольном медицинском страховании, положение о корпоративной мобильной связи составляют, если в них есть необходимость. Для бизнеса они вспомогательные. 

Как определить структуру локального акта

Название локального акта может быть любое: положение, инструкция, правила, регламент. Оформить документ нужно на бланке компании. 

Обязательные реквизиты локального нормативного акта:

• наименование организации как в учредительных документах;

• наименование вида документа прописными буквами;

• дата регистрации (утверждения) и регистрационный номер документа;

• место составления документа.

Нормы локального акта не должны противоречить закону и ухудшать положение работников.

В локальном акте организации есть три обязательных раздела, остальные — на усмотрение работодателя.

Общие положения. Указывают основные понятия, необходимые для понимания сути документа, ссылки на нормативные акты, которыми руководствовались при разработке положения, его назначение.

Основная часть. Раскрывают ключевые правила, действия, алгоритмы и порядок их применения.

Заключительные положения. Здесь прописывают юридическую информацию – условия вступления в силу документа, круг лиц, действие во времени.

Пример структуры положения о работе с персональными данными сотрудников

Положение о работе с персональными данными сотрудников составляют в произвольной форме. Структура положения о персональных данных может быть такая:

Общие положения — для чего принимают положение, какие вопросы оно регулирует и когда вступает в силу.

Получение и обработка персональных данных — перечень необходимых документов и сведений, которые сотрудник должен представить, сроки, в которые он предоставляет информацию, если изменятся его персональные данные.

Хранение персональных данных — способы и сроки хранения сведений о сотрудниках, меры защиты такой информации, круг лиц, которые имеют доступ к персональным данным сотрудников и порядок такого доступа.

Использование персональных данных — для чего компания использует такие данные и в каких пределах.

Передача персональных данных — порядок, по которому нужно передавать данные по запросам госорганов, иных ведомств и организаций, а также физических лиц.

Гарантии конфиденциальности персональных данных — гарантии сохранности  персональных данных, права сотрудников при неправомерном разглашении сведений.

Работодатель может прописать другие положения в этом локальном акте. Например, ответственность за нарушение порядка обработки и защиты персональных данных.

Как определить срок действия локального акта

Есть два варианта, когда локальный нормативный акт может вступить в силу:

• со дня, когда его приняли; 

• со дня, который указали в самом документе.

Локальный нормативный акт прекращает свое действие, если (ст. 12 ТК РФ):

• истек срок его действия, который в нем установили;

• отменили другим локальным актом;

• вступил в силу закон, коллективный договор или соглашение — если они устанавливают более высокие гарантии по сравнению с теми, которые установлены локальным актом.

Как разработать локальный акт

Алгоритм разработки локального нормативного акта.

Шаг 1. Пропишите процедуру разработки локальных актов в инструкции по делопроизводству: как создавать документ, согласовывать его с коллегиальными органами, учитывать их мнение, как утверждать локальный акт и ознакомить с ним сотрудников.

Шаг 2. Сформируйте рабочую группу, которая будет готовить локальные нормативные акты. Издайте приказ в произвольной форме о создании рабочей группы или о назначении исполнителя. Состав рабочей группы зависит от специфики разрабатываемого акта. Например, работодатель может поручить главному бухгалтеру разработать положение об оплате труда, а юридическому, кадровому отделу и бухгалтерии — правила трудового распорядка. Сотрудников ознакомьте с приказом под подпись.

Шаг 3. Поручите рабочей группе или ответственному за разработку документа подготовить проект локального акта.

Шаг 4. Направьте проект локального нормативного акта и обоснование по нему в профсоюз, если он есть (ст. 372 ТК РФ). Если его нет, то переходите сразу к шагу 5 

Шаг 5. Согласуйте проект акта с подразделениями, которых он касается. Например, кадровик может согласовать вопросы режима рабочего времени, порядок приема и увольнения и др. Главный бухгалтер — меры поощрения, дни выдачи заработной платы и др.

Шаг 6. Направьте проект локального акта на рассмотрение руководителю подразделения, для которого он предназначен, по электронной почте или вручите лично. Приложите к проекту сопроводительное письмо с просьбой рассмотреть в определенный срок и дать письменный ответ. Несогласие, замечания по проекту или одобрение оформите также в произвольной форме.

Шаг 7. Подпишите документ у всех согласующих. 

Шаг 8. Передайте локальный акт на утверждение руководителю.

Как утвердить локальный акт и ознакомить с ним работников

Утвердить документ можно двумя способами.

Первый способ — на документе в правом верхнем углу первого листа ставят гриф УТВЕРЖДАЮ, должность лица, утверждающего документ, его подпись, инициалы, фамилию и дату утверждения (п. 5.16 ГОСТ Р 7.0.97-2016). 

Например:

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор ООО «Альфа»

____________________ А.Н. Масляев

08.12.2021

Если документ утверждают несколько должностных лиц, их подписи располагают на одном уровне с фамилией.

Второй способ — утверждают другим документом, например, постановлением, решением, приказом или протоколом. В этом случае стоит гриф УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименование утверждающего документа в творительном падеже, его дата и номер.

Например:

УТВЕРЖДЕНО

Приказом ООО «Альфа»

от 07.12.2021 № 55

После того как документ утвержден, ознакомьте с ним сотрудников, чью деятельность он регулирует. С принимаемыми на работу сотрудниками сделать это нужно до подписания трудового договора (ч. 2 ст. 22 ТК РФ). А с дистанционщиками — при личном присутствии такого сотрудника или с помощью электронных документов, подписанных электронной подписью работодателя и сотрудника (ч. 5 ст. 312.1, ч. 5 ст. 312.2 ТК РФ).

Как внести изменения в локальные акты

Внести изменения в локальный нормативный акт можно в том же порядке, в котором его разрабатывали и утверждали.

Если содержание локального акта затрагивает условия трудового договора, например, изменились технологические условия труда, нужно применять процедуру изменения условий трудового договора. Это значит, что сотрудников нужно предупредить об изменениях за два месяца (ст. 74 ТК РФ). Если сотрудники не возражают против того, чтобы ввести изменения сразу, подписать соглашение можно одним днем.

Если в компании есть профсоюз, то внести изменения можно только с учетом его  мнения (ст. 372 ТК РФ).

Закон не устанавливает срок, в который необходимо ознакомить сотрудника с изменениями. Поэтому работодатель сам решает, когда это нужно сделать. Можно прописать такой срок в Инструкции по делопроизводству. Например, ознакомить сотрудников с обновленным локальным актом в день, когда внесли в него изменения. Или установить больший срок, например, три рабочих дня. 

Как отменить локальный нормативный акт

Отменяют локальный нормативный акт так же, как его утверждали: руководитель издает приказ, которым признает недействительными положения локального нормативного акта. С приказом знакомит под подпись всех сотрудников, которых он касается.

Если локальный акт затрагивает условия трудового договора, нужно предупредить об изменениях за два месяца и обосновать их технологическими или организационными изменениями (ст. 74 ТК РФ). Если работники не возражают против того, чтобы ввести изменения сразу, можно подписать соглашение текущим числом.