Как провести индексацию заработной платы

Кто должен индексировать зарплату

Из-за инфляции деньги обесцениваются: по данным Росстата в России за январь-ноябрь 2021 года цены на продовольственные товары выросли на 9%. Если зарплата сотрудника не повышалась, то в конце 2021 года на нее можно купить меньше товаров, чем в начале года. С учетом инфляции, заработок в 50 000 рублей к концу 2021 года «сжимается» до 45 870 рублей. Поэтому государство гарантирует гражданам индексацию заработной платы и требует проводить ее как для бюджетников, так и для работников коммерческих компаний.

Индексация не зависит от формы собственности, налогового режима, вида деятельности, организационно-правовой формы, оборотов, размеров штата и так далее. Попросту говоря, проводить ее должны все, минимум, раз в год.

Но есть другое мнение, которое к тому же подкреплено Определением Московского горсуда от 06.07.2017 по делу № 33-22702/2017. Согласно ему, индексировать зарплаты должны те компании, у которых есть госфинансирование, а если организация работает полностью без господдержки, то она не должна выполнять государственные гарантии. И значит коммерческая фирма может отказаться провести индексацию заработной платы в 2022 году — конечно, если готова защищать это решение в суде.

Какой закон требует индексации зарплат

Индексацию гарантирует ст. 134 ТК РФ. Закон требует проводить индексацию заработной платы бюджетникам в порядке, который прописан в Трудовом кодексе, а сотрудникам коммерческого сектора — согласно локальным нормативным актам и коллективным договорам, которые должен создать работодатель.

Конституционный суд тоже много раз подтверждал своими решениями, что индексация зарплаты — это обязанность работодателя, она не зависит от его желания и должна касаться всех сотрудников на трудовом договоре.

Федеральные отраслевые соглашения, действующие в 2021 году, тоже обязывают работодателей проводить индексацию заработной платы работникам. Это документы, которые вводят единые правила трудовых отношений внутри конкретной отрасли.

Зарплата индексируется для всех сотрудников, которые работают в компании по трудовому договору:

• присутствуют на рабочем месте; 

• работают удаленно;

• работают по совместительству;

• отсутствуют на рабочем месте — скажем, находятся в декрете, на длительном больничном, в отпуске.

Зарплата директора тоже индексируется, даже если он — единственный учредитель, с которым заключен трудовой договор.

Чем отличается индексация зарплаты от повышения оклада

Индексировать зарплату директор должен всем сотрудникам, которые работают по трудовым договорам, независимо от своего желания. Правила индексации прописывают в локальных нормативных актах компании.

А повышать оклады руководитель может отдельным сотрудникам по выбору: например, за перевыполнение плана, полезные нововведения. И такое повышение не обязательно, оно зависит от финансовых возможностей предприятия.

При этом Верховный суд соглашается с тем, что повышение окладов может выполнять требование ТК РФ об индексации: если руководство регулярно увеличивает оклады сотрудников, то дополнительно индексировать заработную плату не придется. Для этого в локальных актах предприятия нужно закрепить, что повышение окладов и выплата дополнительных премий заменяют индексацию. А еще — проследить за тем, чтобы увеличенная зарплата компенсировала рост цен и покрывала коэффициент индексации, который прописан в локальном акте.

Какую часть заработной платы индексировать

Работодатель сам может решить, каким образом проводить индексацию: увеличивать равномерно все виды выплат или только некоторые части — скажем, оклад, надбавку (Письмо Минтруда от 24.12.2018 N 14-1/ООГ-10305).

Чаще всего в твердой сумме прописан оклад, а другие выплаты рассчитываются в процентах от оклада. Тогда разумно индексировать только оклад, ведь премии и надбавки увеличатся пропорционально.

Но если все виды выплат прописаны в твердых суммах, лучше индексировать их вместе, чтобы избежать снижения реального уровня заработной платы.

Как установить коэффициент индексации

Закон не дает обязательного алгоритма индексации для коммерческого сектора, так что каждый работодатель сам выбирает метод, которым рассчитывается коэффициент индексации зарплат, и закрепляет его в локальных нормативных актах. Можно ориентироваться на один из показателей:

• Размер прожиточного минимума. Его устанавливает Минтруд и регионы. Например, в 1 квартале 2020 прожиточный минимум в России для трудоспособного населения составлял 11 731 рубля, а в начале 2021 года — 12 702 рубля. Расчет показывает, что показатель за год вырос на 8,3%.

• Индекс потребительских цен. Росстат и регионы ежемесячно публикуют этот индекс. Например, в ноябре 2021 по отношению к декабрю 2020 он вырос на 7,51%.

• Прогнозируемая инфляция в стране. Обычно это значение прописывают в законе о бюджете на три года. Но этот показатель плановый и может отличаться от реального: например, в текущем законе на 2021 год заложена инфляция 3,7%, на 2022 и 2023 — 4%.

Важно! Верховный суд разрешает изменять коэффициент индексации в зависимости от платежеспособности фирмы. Если прибыли нет, коэффициент можно снизить или отложить до лучших времен (п. 10 Обзора судебной практики № 4 за 2017 год). Суды считают, что это лучше сокращения штата. Поэтому некоторые компании в своих локальных актах пишут, что индексация проводится «после фиксации результатов деятельности при наличии определенных показателей». 

Даже если сотрудник обратится в суд и потребует индексации, суд может встать на сторону работодателя, если он подтвердит документами сложное финансовое положение. Правда судебная практика в этом направлении неоднозначна: некоторые судьи выносят решения в пользу работников.

Как провести индексацию зарплаты

Шаг 1. Прежде всего нужно решить, какие выплаты индексируются: например, оклады, премии, надбавки. Работодатель может также установить лимит, в пределах которого зарплата индексируется, например:

«Индексация распространяется на следующие виды выплат:

• оклад в пределах 40 000 рублей;

• тарифные ставки.

Индексация не распространяется на:

• часть оклада свыше 40 000 рублей;

• премии и надбавки в твердой сумме».

Шаг 2. Далее в локальном акте прописывают регулярность индексации: от месяца до года, например:

• «Индексация заработной платы сотрудников проводится один раз в год по коэффициенту индексации, после фиксации результатов деятельности организации».

Шаг 3. Устанавливают правила определения коэффициента индексации. Например:

• «Коэффициент индексации определяется по официальным данным Росстата об индексе потребительских цен в России для товаров и услуг. Коэффициент прироста цен по отношению к предыдущему году применяется при расчете доходов сотрудников в новом календарном году».

Шаг 4. Нужно документально оформить положения об индексации: прописать их в локальных актах компании — коллективном договоре, положении об оплате труда, положении о порядке индексации. Только в трудовые договоры не стоит включать пункты об индексации, иначе придется заключать с каждым работником допсоглашения, если что-то поменяется в порядке индексации. Лучше просто отметить в договоре, что заработная плата выплачивается с учетом индексации, которая проводится не реже чем раз в год, и дать отсылку к локальному акту. Например:

• «Заработная плата работнику устанавливается в размере 35 000 рублей. Индексация оклада проводится согласно положению об оплате труда ООО «Маков цвет» (утверждено приказом директора организации от 12.04.2019), с которым сотрудник ознакомлен».

Но не пишите в локальном акте, что индексация распространяется только на определенные группы работников: скажем, совместители или дистанционные сотрудники работают без индексации. Иначе это будет трудовой дискриминацией, тогда компания и директор получат штрафы.

Шаг 5. Когда придет время индексировать зарплаты, нужно издать приказ директора: указать в нем конкретный коэффициент индексации и день, с которого приказ вступает в силу. Этот документ станет основанием для расчетов бухгалтерии, которой надо понимать, как посчитать зарплату.

Шаг 6. После издания указа оформите штатное расписание с новыми значениями окладов, тарифных ставок и пр. Если пункт об индексации есть в трудовых договорах сотрудников, заключите с ними допсоглашения.

Что будет, если не проводить индексацию

Штрафы за отсутствие порядка индексации в документах или за непроведение индексации есть (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ):

• 30 000–50 000 рублей для организации;

• 1 000–5 000 рублей для директора или ИП.

Эти санкции связаны с нарушением ТК РФ. Минтруд разъяснил: если компания не проводит индексацию заработной платы, это равносильно выплате зарплаты не в полном объеме. Но при первой проверке трудовой инспектор может только выдать предписание о ликвидации нарушения к конкретному сроку — тогда компании придется разработать порядок индексации и применять его. Но если предписание проигнорировать — будет более серьезный штраф (ч. 23 ст. 19.5 КоАП РФ):

• 100 000–200 000 рублей для организации;

• 30 000–50 000 рублей для директора или ИП.

Есть ли налоговые послабления в связи с индексацией

После индексации возрастает сумма страховых взносов, которые платят за сотрудников работодатели. Но никаких послаблений для компаний в связи с этим нет. Правда, предприятия на УСН «доходы минус расходы» и ОСНО смогут списать в расходы выросшую зарплату и страховые взносы, все это уменьшит базу по налогу.

Итак, обязаны ли коммерческие компании индексировать зарплату — вопрос спорный. Если вы против индексации, готовьтесь защищать свое решение в суде, а если согласны регулярно повышать заработную плату — проведите все мероприятия для этого: пропишите в локальных актах порядок индексации и вовремя издавайте приказы о повышении зарплат.