Складской учет: готовые чек-листы для поступления и оприходования товара

Как организовать складской учет товаров

Складской учет в компании ведется для того, чтобы обеспечить сохранность, иметь достоверную и полную информацию о наличии и передвижении товаров.

Учет товаров можно вести сортовым или партионным методом.

Сортовой метод. При сортовом методе складской учет товаров ведут отдельно по каждому наименованию товара. Партия — однородный материал, поступивший по 1 документу. 

На каждое наименование товара:

• открывается карточка сортового учета  — можно вести по форме № ТОРГ-28. Для бухгалтерии составляют ведомость учета остатков товарно-материальных ценностей в местах хранения по форме № МХ-19, товарный отчет по форме № ТОРГ-29.

• выделяется отдельная страница или строка в журнале учета движения товаров на складе — его можно вести по формам № ТОРГ-18, № МХ-20 или № МХ-20а. 

Такой способ подойдет компаниям с небольшим товарооборотом.

Партионный метод. При партионном методе учета товаров каждая партия хранится отдельно. На нее открывают партионную карту, в которой отражают расход товаров только из этой партии. Для этого можно использовать форму № МХ-10), а отчет о движении товаров за период можно составить по форме № МХ-20.

Этот метод подойдет компаниям, которые торгуют однотипными товарами с ограниченным сроком годности.

Складские документы учета товаров

Документы складского учета — это специализированные шаблоны, в которых фиксируется информация о фактическом наличии и движении товара на складах компании. 

К складским документам относятся: 

• накладные; 

• ведомости; 

• акты; описи; 

• журналы; 

• другие документы, которые помогают вести учет товаров. 

Один из самых распространенных документов — накладная ТОРГ-12.

Чек-лист по организации складского учета

Шаг 1. Если в компании нет склада, его нужно организовать: найти подходящее помещение, подписать договор аренды, уточнить, кто будет платить коммунальные услуги, обустроить места для хранения товара: стеллажи, паллеты.  

Шаг 2. Назначить ответственного работника или даже несколько лиц, которые будут отвечать за складской учет. Оформить это должен руководитель приказом или распоряжением.

Шаг 3. Утвердить перечень складских документов, которые будут использоваться в компании. Бланки применять не обязательно, организация вправе разработать собственные шаблоны. Все шаблоны следует закрепить в учетной политике. 

Шаг 4. Регламентировать рабочий процесс, чтобы у персонала была четкая инструкция к действию. Разработать и внедрить:

• Положение о складе;

• регламенты, расписывающие по пунктам процессы приемки, перемещения, хранения, отпуска, возврата, комплектации, списания;

• составить технологическую схему на каждый процесс;

• составить должностные инструкции;

•  оформить инструкции по охране труда, пожарной и электробезопасности.

Шаг 5. Следить за исполнением и сроком действия разработанной документации.

Документы складского учета

Вот список основных складских документов:

Чек-лист для поступления и оприходования товаров

Товары, поступившие на склад компании, принимают к складскому учету в порядке, который прописан в п. п. 2.1.2, 2.1.5, 2.1.13 Методических рекомендаций, утвержденных Письмом Роскомторга от 10.07.1996 № 1-794/32-5. Основанием для оприходования материалов на склад служат отгрузочные и иные товаросопроводительные документы, полученные от поставщиков или других контрагентов.

Товаросопроводительные документы — это документы, которые сопровождают груз в пути.

Это могут быть:

• отгрузочные документы — товарная накладная, УПД и т.п.;

• перевозочные документы — транспортная накладная, транспортная железнодорожная накладная, акт приема-передачи груза и др.;

• легализующие документы — декларация соответствия, паспорт качества, санитарный сертификат, товарно-транспортная накладная (для алкогольной и спиртосодержащей продукции) и пр.);

• иные документы, например, технический паспорт.

Шаг 1. В первую очередь, при поступлении товары проверяют по виду и количеству на соответствие сопроводительным документам. Это необходимо для того чтобы учет был наиболее полным и можно было быть всегда в курсе того, сколько того или иного товара находится на складе.

Шаг 2. Затем проверяют по качеству и укомплектованности. Если качество товара не соответствует заявленному, он отправляется обратно производителю.

Шаг 3. В зависимости от ситуации, в день поступления товаров составляют:

В завершение приемки товар приходуют по фактическому количеству и сумме. 

Шаг 4. Если товары поступили без сопроводительных документов: счете-фактуре, описи, спецификации, упаковочных ярлыков и пр., в этом случае составляется акт о фактическом наличии товаров и указываются, какие документы отсутствуют.

Шаг 5. Проверить целостность первичной и вторичной упаковки.  Также проверить наличие заводской маркировки на упакованной продукции.