Складской учет: готовые чек-листы для поступления и оприходования товара

19 ноября 2021
0
309
Рубрика: Склад Бизнес Бухгалтерия
Яна Ключерева
Яна Ключерева
Руководитель экспертной бухгалтерии ПЭБ
Складской учет важно правильно и рационально организовать. Например, внимательная приемка товара позволяет своевременно выявить некачественную продукцию.

Как организовать складской учет товаров

Складской учет в компании ведется для того, чтобы обеспечить сохранность, иметь достоверную и полную информацию о наличии и передвижении товаров.

Учет товаров можно вести сортовым или партионным методом.

Сортовой метод. При сортовом методе складской учет товаров ведут отдельно по каждому наименованию товара. Партия — однородный материал, поступивший по 1 документу. 

На каждое наименование товара:

  • открывается карточка сортового учета  — можно вести по форме № ТОРГ-28. Для бухгалтерии составляют ведомость учета остатков товарно-материальных ценностей в местах хранения по форме № МХ-19, товарный отчет по форме № ТОРГ-29.

  • выделяется отдельная страница или строка в журнале учета движения товаров на складе — его можно вести по формам № ТОРГ-18, № МХ-20 или № МХ-20а. 

Такой способ подойдет компаниям с небольшим товарооборотом.

Партионный метод. При партионном методе учета товаров каждая партия хранится отдельно. На нее открывают партионную карту, в которой отражают расход товаров только из этой партии. Для этого можно использовать форму № МХ-10), а отчет о движении товаров за период можно составить по форме № МХ-20.

Этот метод подойдет компаниям, которые торгуют однотипными товарами с ограниченным сроком годности.


Складские документы учета товаров

Документы складского учета — это специализированные шаблоны, в которых фиксируется информация о фактическом наличии и движении товара на складах компании. 

К складским документам относятся: 

  • накладные; 

  • ведомости; 

  • акты; описи; 

  • журналы; 

  • другие документы, которые помогают вести учет товаров. 

Один из самых распространенных документов — накладная ТОРГ-12.


Чек-лист по организации складского учета

Шаг 1. Если в компании нет склада, его нужно организовать: найти подходящее помещение, подписать договор аренды, уточнить, кто будет платить коммунальные услуги, обустроить места для хранения товара: стеллажи, паллеты.  

Шаг 2. Назначить ответственного работника или даже несколько лиц, которые будут отвечать за складской учет. Оформить это должен руководитель приказом или распоряжением.

Шаг 3. Утвердить перечень складских документов, которые будут использоваться в компании. Бланки применять не обязательно, организация вправе разработать собственные шаблоны. Все шаблоны следует закрепить в учетной политике. 

Шаг 4. Регламентировать рабочий процесс, чтобы у персонала была четкая инструкция к действию. Разработать и внедрить:

  • Положение о складе;

  • регламенты, расписывающие по пунктам процессы приемки, перемещения, хранения, отпуска, возврата, комплектации, списания;

  • составить технологическую схему на каждый процесс;

  • составить должностные инструкции;

  •  оформить инструкции по охране труда, пожарной и электробезопасности.

Шаг 5. Следить за исполнением и сроком действия разработанной документации.


Документы складского учета

Вот список основных складских документов:

Этап учета товара на складе

Образцы складских документов 

Для чего

Поступление

Товарная накладная - ТОРГ -12

Узнать полную информацию о поступающих ТМЦ

Акт о расхождении - ТОРГ-2

Задокументировать несоответствие по количеству и качеству

Фактический учет

Партионная карта - МХ-10

Учесть товары одного наименования или прибывшие одной машиной

Внутреннее перемещение

Требование-накладная — М-11

Подтвердить перемещение ТМЦ внутри организации (между отделами)

Инвентаризация

Приказ о проведении инвентаризации — ИНВ-22

Провести проверку с указанием причины

Инвентаризационная опись — ИНВ-3

Отразить фактическое наличие ТМЦ

Сличительная ведомость — ИНВ-19

Зафиксировать отклонение от учетных показателей

Ведомость учета результатов инвентаризации — ИНВ-26

Оформить результаты

Хранение

Акт о приеме-передаче ТМЦ на хранение — МХ-1

Оформить принятие по договору хранения

Выбытие

Требование-накладная — М-11

Подтвердить перемещение ТМЦ внутри организации (между отделами)


Товарная накладная — ТОРГ-12

Предоставить полную информацию о поступающих ТМЦ


Чек-лист для поступления и оприходования товаров

Товары, поступившие на склад компании, принимают к складскому учету в порядке, который прописан в п. п. 2.1.2, 2.1.5, 2.1.13 Методических рекомендаций, утвержденных Письмом Роскомторга от 10.07.1996 № 1-794/32-5. Основанием для оприходования материалов на склад служат отгрузочные и иные товаросопроводительные документы, полученные от поставщиков или других контрагентов.

Товаросопроводительные документы — это документы, которые сопровождают груз в пути.

Это могут быть:

  • отгрузочные документы — товарная накладная, УПД и т.п.;

  • перевозочные документы — транспортная накладная, транспортная железнодорожная накладная, акт приема-передачи груза и др.;

  • легализующие документы — декларация соответствия, паспорт качества, санитарный сертификат, товарно-транспортная накладная (для алкогольной и спиртосодержащей продукции) и пр.);

  • иные документы, например, технический паспорт.

Шаг 1. В первую очередь, при поступлении товары проверяют по виду и количеству на соответствие сопроводительным документам. Это необходимо для того чтобы учет был наиболее полным и можно было быть всегда в курсе того, сколько того или иного товара находится на складе.

Шаг 2. Затем проверяют по качеству и укомплектованности. Если качество товара не соответствует заявленному, он отправляется обратно производителю.

Шаг 3. В зависимости от ситуации, в день поступления товаров составляют:

Ситуация

Форма документа

Для чего составлять

Если нет расхождений между данными сопроводительных документов и фактическим наличием товаров

Акт о приемке товаров, например, по форме № ТОРГ-1

Можно составить один документ на все товары, поступившие за день от одного поставщика. Если весь товар на месте и брак не обнаружен, вместо акта о приемке можно проставить на отгрузочном документе поставщика штамп, который подтверждает приемку.

Если поступившие материалы не соответствуют требованиям по качеству, количеству или ассортименту.

акт об установленном расхождении по количеству и качеству, например, по форме № ТОРГ-2 

Такой акт служит основанием для предъявления претензий поставщику или перевозчику. Товары все равно можно оприходовать на склад, но, как правило, нельзя расходовать.

В завершение приемки товар приходуют по фактическому количеству и сумме. 

Шаг 4. Если товары поступили без сопроводительных документов: счете-фактуре, описи, спецификации, упаковочных ярлыков и пр., в этом случае составляется акт о фактическом наличии товаров и указываются, какие документы отсутствуют.

Шаг 5. Проверить целостность первичной и вторичной упаковки.  Также проверить наличие заводской маркировки на упакованной продукции.

Рубрика: Склад Бизнес Бухгалтерия
Все 10 тем