Как выбрать облачную бухгалтерскую программу для учета

Нужны ли бухгалтерские программы на УСН и патенте

Чиновники давно продвигают идею освободить упрощенцев от отчетности и учета, ведь все данные об их выручке налоговая получает через кассы и банки. Но пока это лишь законопроект, и касается он только плательщиков УСН «доходы».

Поэтому компании на УСН по-прежнему обязаны вести бухгалтерский учет, а ИП на упрощенке хоть и освобождены от него, но должны заполнять книгу учета доходов и расходов (КУДиР) и сдавать декларации. Чтобы делать это без ошибок, лучше пользоваться онлайн-бухгалтерией — хотя бы самой простой бесплатной. Такой сервис рассчитает налоги, подготовит налоговую декларацию и заполнит КУДиР.

Предприниматели на патенте не сдают отчетность, но у них есть обязанность заполнять книгу учета доходов (КУД), и налоговая может запросить КУД в любой момент. Вести книгу можно самостоятельно в файле или с помощью онлайн-сервисов, которые еще помогут с начислением зарплаты и взносами.

Кому подойдет облачная бухгалтерия

Облачная бухгалтерия — это программа, которая находится на удаленном сервере, она не требует установки на компьютер и этим отличается от «коробочной» программы. Облачную программу обновляют разработчики, и вам не нужно заботиться об этом.

В свой аккаунт в облаке вы входите с помощью логина, пароля и sms-кода. То же самое может сделать ваш бухгалтер или доверенный сотрудник, и в большинстве случаев каждому из них можно настроить свой уровень доступа. 

Это значит облачный сервис подойдет для всех способов ведения бухгалтерии:

• вы ведете учет самостоятельно — разбираетесь в работе системы, сами загружаете документы и создаете отчеты;

• учет ведет штатный бухгалтер со своего рабочего места — а вы заходите в бухгалтерию, чтобы выставлять счета, смотреть оплаты и отгрузки, следить за порядком в учете — для этого в сервисе есть простые маркеры;

• учет ведет аутсорсер или бухгалтерская фирма — а вы, как и в предыдущей ситуации, решаете в сервисе свои задачи.

Как выбирать облачный сервис

У облачных бухгалтерий есть все инструменты для небольшого бизнеса: учет и первичные документы, налоги, КУДиР, зарплата и кадровые документы, отчетность через интернет. В более продвинутых версиях добавляется электронный документооборот, проверка контрагентов, доступ к актуальным законам, сверка с налоговой и так далее. «Начинка» облачной бухгалтерии зависит от выбранного тарифа, а в некоторых сервисах вы собираете собственное рабочее место, как конструктор, покупая нужные блоки. 

При выборе сервиса и тарифа ориентируйтесь на ключевые особенности вашего бизнеса и ближайшие планы:

• налоговый режим и форма собственности — некоторые сервисы удобны для ИП на упрощенке и патенте, другие хороши для организаций на ОСНО, но не подходят для ИП на ОСНО и т. д.;

• сфера деятельности — одни сервисы больше подходят для торговли, другие для услуг;

• масштаб бизнеса — микро-бизнес можно вести и с помощью банковской бухгалтерии, а для среднего бизнеса с большим объемом документации нужна система посерьезнее;

• есть ли сотрудники в штате — а значит нужен ли вам зарплатный блок, отчетность по работникам и кадровые документы;

• кто будет вести бухгалтерию — предприниматель без специальной подготовки сможет работать разве что в простом сервисе, а если учет будет вести бухгалтер, можно выбрать более сложную систему.
  

БухСофт Онлайн

Кому подходит. Эта онлайн-бухгалтерия подходит для небольшого бизнеса: 

• ООО на любом налоговом режиме;

• ИП на любом режиме, кроме ОСНО. 

А еще здесь можно совмещать разные системы налогообложения и вести по ним раздельный учет: скажем, УСН и патент для ИП.

В чем особенность. В сервисе может работать сколько угодно пользователей. Есть встроенные подсказки, внутренний аудит учета, проверка отчетов перед отправкой по контрольным соотношениям — это помогает избежать ошибок. Архив со своей бухгалтерией можно выгрузить на флешку.

Как работает. Ваша задача — в хронологическом порядке отражать все хозяйственные операции, а сервис подберет нужные проводки, заполнит КУДиР, рассчитает зарплату, налоги и взносы, сформирует налоговую и бухгалтерскую отчетность. Можно отправлять отчеты через интернет в налоговую, фонды и Росстат, проводить сверки. Ведется учет основных средств и нематериальных активов. Есть склад, импорт данных из 1С, интеграция с банками и онлайн-кассами, электронный документооборот, проверка контрагентов, выдается КЭП. 

Сколько стоит. Стоимость сервиса зависит от тарифа: в зависимости от объема возможностей он будет стоить от 4 237 рублей до 17 237 рублей в год. Есть бесплатный демодоступ на 15 дней.

СБИС Бухгалтерия

Кому подходит. Интернет-бухгалтерия для ИП и организаций любых масштабов, на любой системе налогообложения и при совмещении налоговых режимов. Главное — выбрать подходящий набор инструментов.

В чем особенность. Понятная онлайн-бухгалтерия с огромным набором инструментов, из которых можно составить свой «пакет» под потребности бизнеса. На части тарифов есть многопользовательский режим с разграничением прав. Есть мобильная версия, подсказки и проверка отчетов перед отправкой, личный календарь отчетности и платежей. 

Как работает. Вы вносите первичные документы, а система предлагает проводки, рассчитывает налоги, помогает законно оптимизировать их. Заполняет отчеты по данным учета и отправляет через интернет в любой контролирующий орган. Есть работа с сотрудниками: зарплата, взносы, кадровые документы. Ведется складской учет товаров от поступления до реализации, заполняются складские документы, отчеты для розницы, производства, общепита. Можно работать с маркировкой, системой ЕГАИС, кассами, складом, производством. 

Сколько стоит. Цена в СБИСе зависит от налогового режима и набора инструментов, а еще вы платите 500 рублей в год за аккаунт, в котором хранятся все данные. Например, самый базовый набор для ИП на упрощенке без сотрудников будет стоить 4 100 рублей в год. А компания со складами, которая торгует маркированными товарами и алкоголем может платить за сервис до 20-30 тыс. рублей в год. Посмотреть, как работает СБИС, можно в демо-кабинете системы.

Мое дело

Кому подходит. Это облачная бухгалтерия для самостоятельного ведения бухгалтерии или работы с помощью бухгалтеров «Моего дела». Подходит для ИП и компаний на любых системах налогообложения и при совмещении режимов.

В чем особенность. Сервис бесплатно поможет подготовить документы для регистрации ИП или ООО. Есть подсказки в интерфейсе, налоговый календарь, напоминания о сроках платежей и отчетов, чтобы сделать все вовремя. А еще в любое время можно получить онлайн-консультацию бухгалтера.

Как работает. В сервисе есть все необходимые инструменты: простое заведение первичных документов, расчет налогов и подсказки по уменьшению суммы, расчет зарплаты любым методом и кадровые документы, штатный и внештатный учет работников, автозагрузка банковской выписки из ведущих банков. Система формирует отчеты по данным учета, отправляет через интернет, есть сверки с налоговой. Можно выставлять счета, создавать договоры и другие документы по шаблонам. Есть интеграция с Яндекс.Кассой, Робокассой, InSales. Можно добавить к своему тарифу товароучетный модуль, обмен данными с онлайн-кассой, услуги бизнес-аналитика и финансовый учет, проверку контрагентов и пр.

Сколько стоит. При самостоятельной работе самый дешевый тариф обойдется в 10 000 рублей в год, самый дорогой — в 25 000 рублей в год. За дополнительную плату подключаются разные наборы услуг и программные модули. Посмотреть, как работает «Мое дело», можно на бесплатной онлайн-демонстрации, а после этого еще 3 дня тестировать систему.

Контур.Эльба

Кому подходит. Это онлайн-бухгалтерия для ИП с сотрудниками и без на УСН, патенте и их совмещении, а еще — для небольших ООО на УСН, если в штате меньше 50 человек. Эльба хороша для услуг, малой розницы, а вот для активной торговли, особенно на УСН «Доходы минус расходы», лучше подключить другую систему.

В чем особенность. В сервисе можно работать самостоятельно, он простой и понятный, в нем нет сложных терминов, зато есть курсы для начинающих ИП, статьи и ответы на вопросы предпринимателей, напоминания о датах платежей и отчетов. ИП младше 3 месяцев могут получить год Эльбы бесплатно.
Как работает. Вы вносите данные о доходах и расходах, при этом часть данных принимается автоматически через загрузку банковской выписки. Сервис рассчитывает налоги и помогает правильно уменьшить их, готовит отчеты и проверяет перед отправкой через интернет, создает книги доходов и расходов. В Эльбу встроены шаблоны для создания счетов, договоров, актов, накладных и УПД, дополнительно можно загрузить свои шаблоны. Онлайн-бухгалтерия следит за оплатой счетов и может напоминать об оплате вашим должникам. Есть простой блок для работы с сотрудниками: зарплата, больничные, отпускные, отчетность и электронные трудовые книжки. Дополнительно — валютные счета, проверка контрагентов, консультации бухгалтера, управленческий учет и электронный документооборот.

Сколько стоит. В Эльбе четыре тарифа: самый простой обойдется в 4 900 рублей в год, самый полный — 29 900 рублей в год. На двух дорогих тарифах «Премиум» и «Супер Премиум» можно со скидкой вести несколько организаций. Есть бесплатная демоверсия, бесплатный тестовый период на 30 дней и год работы на тарифе «Премиум» для ИП младше 3 месяцев.

Контур.Бухгалтерия

Кому подходит. Облачная бухгалтерия от Контура подходит коммерческим предприятиям без вредных и тяжелых условий труда со штатом до 100 человек: 

• ООО на УСН и ОСНО;

• предприниматели на УСН и УСН+патент.

А вот ИП на ОСНО или ЕСХН или некоммерческим организациям здесь работать неудобно. 

В чем особенность. В сервисе большой набор инструментов, которые решают все задачи бизнеса, большинство операций автоматизированы. Есть многопользовательский режим с разными уровнями доступа, чат для общения директора и бухгалтера. 

Как работает. Вы создаете первичные документы: вводите их вручную, распознаете сканы с помощью встроенной системы, автоматически принимаете банковскую выписку, электронные документы и отчеты из касс Контура. Система сама подбирает проводки, затем рассчитывает налоги и взносы, создает отчеты и проверяет по контрольным соотношениям. Отправка через интернет. Книги доходов и расходов, кассовые книги, журналы создаются автоматически. Есть подсказки и напоминания о сроках, сверки с налоговой и статусы отчетов, удобный зарплатный блок и кадровые документы, подсказки по расчету НДС. Для более масштабной работы есть дополнительные сервисы онлайн-бухгалтерии: учет производства, попроектный учет, управленческие отчеты, нормативно-правовая база, проверка контрагентов, финансовый анализ предприятия.

Сколько стоит. В Бухгалтерии есть тариф для работы с сотрудниками «Зарплата» за 9000 рублей в год и три тарифа, которые включают зарплату, учет, отчетность через интернет и другие инструменты. Их стоимость — от 15 900 до 25 200 рублей в год. Бесплатный тестовый период — 14 дней.

Бухгалтерия Небо

Кому подходит. В Небе могут работать ИП и ООО на ОСНО и УСН. Сервис подходит для самостоятельной работы, для работы с поддержкой консультантов Неба, а еще можно полностью передать учет и отчетность бухгалтерам сервиса.

В чем особенность. Вы можете подключить отдельно бухучет или отчетность. Есть услуги: инструкция по ведению учета для вашей компании, регулярный контроль ошибок и советы по их исправлению. 

Как работает. Вы собираете первичные документы, вносите их в программу — есть загрузка банковской выписки из некоторых банков, других средств автоматизации ввода документов нет. Сервис помогает делать проводки, закрывать месяц, формировать отчеты и проверять их перед отправкой через интернет. Рассчитывает налоги и взносы, создает кассовую книгу и КУДиР. Есть шаблоны документов и отчетов, услуги по обучению бухучету, бухгалтерское обслуживание от бухгалтеров Неба. В остальном сервис довольно скромный: в нем нет проверки контрагентов, электронного документооборота, управленческих отчетов и других дополнительных инструментов, которые обычно встроены в онлайн-бухгалтерии. 

Сколько стоит. В Небе можно оплачивать отправку отчетов отдельно, и тогда один отчет стоит от 120 рублей. Комплексные пакеты при самостоятельном ведении учета стоят от 8 900 рублей в год для ИП без сотрудников до 17 900 рублей в год для ООО. Дополнительно можно платить за консультации.

1С:БизнесСтарт

Кому подходит. Лидер рынка бухгалтерских программ постарался сохранить «начинку» традиционной 1С:Бухгалтерии, но перенести ее в облако и современно оформить — так появился 1С:БизнесСтарт. Это онлайн-бухгалтерия для ООО и ИП на любых налоговых режимах и самозанятых ИП.

В чем особенность. Визуальное оформление сервиса — в стиле 1С, довольно тяжеловесное. Есть интеграция со многими бизнес-сервисами: Мой склад, Битрикс24, Яндекс.Касса и другие. Все данные можно выгрузить в файл. Работает с ЕГАИС, маркировкой, ФГИС «Меркурий». 

Как работает. Вы вводите в онлайн-бухгалтерию первичные документы — есть интеграция с 20 банками для автозагрузки выписки, прием документов из касс, складских и товароучетных программ, если настроить интеграцию. Система рассчитывает налоги, формирует отчеты, проверяет их, отправляет через интернет. Есть напоминания о долгах, платежах, отчетах, шаблоны документов, зарплатный блок. Сервис оценивает риск налоговой проверки и проверяет контрагентов на благонадежность. Составляет управленческие отчеты и другую аналитику, помогает управлять товарами. Есть доступ для 2-5 пользователей. Обучиться работе в 1С:БизнесСтарт можно с помощью бесплатного курса.

Сколько стоит. Есть бесплатный тариф для подготовки нулевых отчетов на бумаге. Для действующего бизнеса подходят тарифы «Старт» за 12 000 рублей в год и «Бизнес» за 33 800 рублей в год.

Банковские бухгалтерии

Кому подходит. Многие банки предлагают облачные бухгалтерии как дополнение к расчетному счету. Такой сервис есть у Тинькофф, Альфа-банка, Точки, Сбербанка, Модульбанка и других. Больше всего подходит банковская онлайн-бухгалтерия для ИП на УСН без работников. Притом для УСН «доходы», потому что вариант «доходы минус расходы» требует более сложного учета. 

В чем особенность. Это простые бухгалтерии, которые закрывают самые базовые задачи предпринимателя. Они бесплатные, а еще они интегрированы с расчетным счетом и автоматически импортируют данные о движении денег.

Как работает. Банковская онлайн-бухгалтерия получает с расчетного счета выписку и автоматически работает с нею. Рассчитывает налоги, подсказывает, как законно уменьшить их, напоминает о датах платежей. Формирует КУДиР и отчеты для УСН «Доходы», помогает отправить через интернет и отследить статус отчета. Здесь можно выставить счет, создать платежное поручение. Некоторые бухгалтерии позволяют проверить контрагента на благонадежность, вести валютные счета, учитывают операции в других банках. Всегда есть мобильное приложение. Но если вам нужен бухгалтерский, а не налоговый учет, если есть сотрудники или вы работаете на УСН «Доходы минус расходы», придется искать более серьезный сервис.

Сколько стоит. Базовые возможности банковских бухгалтерий бесплатны, иногда приходится платить символические суммы за дополнительные инструменты — валютный учет, отправку деклараций в налоговую. Уточняйте условия в своем банке.

Кнопка

Кому подходит. Кнопка — это сервис бухгалтерского обслуживания для тех, кто хочет полностью передать налоги, зарплату и отчетность команде специалистов. Подходит всем: предпринимателям и организациям на любом налоговом режиме, с любым штатом и масштабом бизнеса.

В чем особенность. В Кнопке есть разные специалисты, которые помогут в нужный момент: бухгалтеры, юристы, кадровики, эксперты по налогам или кассам. Если специалист допустит ошибку, за нее отвечает сервис, ущерб компенсируется страховкой до 50 млн рублей. Есть интеграция с полезными бизнес-сервисами: Авиасейлс В2В, Boxberry, HeadHanter, банки и др. 

Как работает. Вы контролируете работу бухгалтера и других специалистов через приложение или веб-сервис, ставите им задачи и задаете вопросы, а они ведут учет, запрашивают у вас первичные документы, начисляют зарплату, сдают отчетность. Помогают с разблокировкой счета и другими сложностями. При старте работы Кнопка, если нужно, проводит сверку с налоговой и восстанавливает учет, консультирует вас по любым вопросам.

Сколько стоит. Самый дешевый тариф для ИП на УСН «Доходы» — 2 500 рублей в месяц. Самый дорогой тариф — около 40 тыс. рублей в месяц в зависимости от особенностей бизнеса. Есть скидки за единоразовую оплату 3, 6, 12 месяцев. На сайте есть демо-версия кабинета с примерами работы предприятия.

Фингу.ру 

Кому подходит. Фингу.ру — еще один популярный сервис бухгалтерского аутсорсинга, подходит ИП и компаниям на любом налоговом режиме, с любым штатом и числом сделок.

В чем особенность. Специалисты сервиса ведут бухгалтерию вашей компании, а вы следите за ними через приложение, общаетесь через чат или звоните бухгалтеру. Штрафы и другой ущерб возместит Фингу.ру в рамках страховки на 1 млн рублей. Есть интеграция с банками и полезными сервисами, бесплатные учебные курсы для начинающих и «продолжающих» предпринимателей.

Как работает. Вы передаете бухгалтерию специалистам Фингу.ру, отправляете им сканы или фото первичных документов, а они ведут учет, рассчитывают налоги и зарплату, создают отчеты и сдают их в ФНС. Вы контролируете работу через приложение, задаете вопросы, получаете консультации. При начале работы вам могут восстановить учет, провести сверку с налоговой, обсудить формат работы при сезонном бизнесе.

Сколько стоит. Минимальный тариф для ИП на УСН «Доходы» стоит 3 300 рублей в месяц, обслуживание ООО на ОСНО может стоить около 30 000 рублей. Возможен бесплатный период обслуживания до 3 месяцев.

Облачные бухгалтерии очень похожи в главных чертах, но у каждой есть свои особенности. Именно на них нужно обращать внимание, а еще — на интерфейс, чтобы вам было комфортно работать в системе. Начинающему предпринимателю подойдет бесплатная банковская бухгалтерия или простой веб-сервис, а для более масштабного бизнеса нужен сервис с возможностью выбирать необходимые инструменты или бухгалтерский аутсорсинг.