Как работать с онлайн-кассой в 2023 году

Что такое онлайн-касса и когда ее ввели

Онлайн-касса в 2023: кто обязан применять и кто освобожден

Как работает онлайн-касса

Виды онлайн-касс

Риски при работе без онлайн-кассы

Как зарегистрировать и начать работать

Сколько стоит и как выбрать

       Критерии выбора онлайн-кассы

       Топ-10 онлайн-касс

Что такое онлайн-касса и когда ее ввели

Онлайн-касса представляет собой современную версию кассового аппарата с подключением к интернету. Главным отличием является наличие внутри специального чипа — фискального накопителя, который заменил устаревшую ЭКЛЗ (электронная контрольная лента защищенная). Такой накопитель хранит и отправляет всю информацию по покупкам в контролирующие органы. 

Переход на такие кассы был сделан в целях усиления контроля за наличными платежами. Предприниматели, которые продавали товары или оказывали услуги населению, могли работать без касс, а бизнес на УСН и ОСНО записывал операции на ЭКЛЗ, проверить которую можно было только при личной встрече инспектора ФНС и предпринимателя. 

Теперь онлайн-касса передает данные оператору фискальных данных, а тот — налоговой. ФНС видит почти все платежи предпринимателей, автоматически отсортировывает подозрительные операции и приходит с проверкой к выбранным лицам.

На законодательном уровне переход на онлайн-кассы состоялся в 2016 году — именно тогда ввели поправки в закон № 54-ФЗ, которые были призваны заменить устаревшие ЭКЛЗ на фискальные накопители. 

Все этапы перехода с момента принятия правок в законе и до настоящего времени — в таблице.

Онлайн-касса в 2023: кто обязан применять и кто освобожден

На текущий момент онлайн-кассу обязаны применять все, кроме тех, чей бизнес попадает под исключения:

• продажа газет и журналов на бумажных носителях, в том числе и в киосках;

• продажа ценных бумаг;

• обеспечение питанием обучающихся и работников образовательных организаций;

• торговля на ярмарках и розничных рынках без павильонов и палаток;

• торговля вразнос, с рук, ручных тележек, торговля в транспорте;

• сезонная торговля фруктами-овощами, мороженым, квасом, напитками;

• прием стеклотары и утильсырья, за исключением металлолома и драгметаллов;

• ремонт и окраска обуви;

• изготовление и ремонт ключей, металлической галантереи;

• присмотр и уход за больными детьми, инвалидами и престарелыми;

• вспашка огородов и распиловка дров;

• реализация изготовителем изделий народных художественных промыслов;

• розничная продажа бахил;

• сдача ИП жилых помещений и машиномест в аренду;

• ИП на патентной системе, чей вид предпринимательской деятельности указан в подпунктах 1, 2, 4, 5, 7, 8, 12–17, 19–27, 29–31, 34–36, 39, 41–44, 49–52, 54, 55, 57–62, 64, 66–80 пункта 2 статьи 346.43 НК РФ;

• самозанятые;

• организации и индивидуальные предприниматели, осуществляющие расчеты в отдаленных или труднодоступных местностях, перечень которых утвержден органом государственной власти субъекта Российской Федерации.

Как работает онлайн-касса

Рассмотрим пример работы онлайн-кассы поэтапно — от покупки товара до передачи данных в налоговую.

1. Продавец сканирует штрихкод на товаре — вручную или это делает система интернет-магазина. Вместе с кодом товара онлайн-касса вносит данные о количестве, цене и сумме.

2. Покупатель оплачивает выбранный товар или оказанную услугу наличными, картой или онлайн.

3. Касса формирует фискальный чек. Заверенная копия передается покупателю, а данные отправляются на фискальный носитель. Если покупка была совершена онлайн — покупателю высылается электронный чек. 

4. Данные с фискального носителя передаются оператору фискальных данных, а тот уведомляет об их получении.

5. ОФД передает данные ФНС.

Такая отправка происходит моментально — ФНС может следить за чеками в реальном времени, а предприниматель получает преимущество — освобождение от кассовой отчетности. Если подключение с интернетом прервется, то фискальный носитель продолжит сохранять данные, отправив накопленное при первом восстановлении подключения. 

Виды онлайн-касс

Эти аппараты различают по функциональности, цене и размерам. Чтобы понять, как выбрать правильно — необходимо посмотреть на сайте ФНС реестр онлайн-касс. Если приобрести аппарат, который не входит в список из 197 моделей, то у налоговой могут возникнуть вопросы. Все онлайн-кассы можно разделить на три вида:

1. Автономная касса. Работает от аккумулятора и имеет встроенный модем. Такую кассу можно переносить, она работает в удаленных районах, с ней чаще всего приходят домой курьеры. Имеет ограниченный функционал, который нельзя перенастраивать. 

2. Фискальный регистратор. Работает в связке с дополнительным гаджетом: смартфоном, планшетом или ноутбуком с помощью специального софта. Использует сеть Интернет, которую предоставляет им гаджет, и требует подключения к электрической сети. Может печатать бумажные чеки и отправлять электронные. Отличается расширенным функционалом по сравнению с автономной кассой.

3. Смарт-блок. Одновременно компьютер и онлайн-касса. Не нуждается в дополнительном гаджете — все делает сам. Обладает личным кабинетом, в котором можно настроить сбор и аналитику совершенных операций. Позволяет подключать дополнительное оборудование и устанавливать бухгалтерские программы для расширения функционала.

Риски при работе без онлайн-кассы

Если вести бизнес без использования онлайн-кассы, то можно попасть под штрафы:

• должностное лицо или ИП выплачивает от 25% до 50% каждой транзакции, не прошедшей через онлайн-кассу, но не меньше 10 тысяч рублей;

• юридическое лицо обязано выплатить от 25% до 100% каждой транзакции, не прошедшей через онлайн-кассу, но не меньше 30 тысяч рублей;

• в случае повторного нарушения, помимо штрафа, деятельность могут приостановить до 90 дней, а должностное лицо дисквалифицировать на срок 1–2 года;

• в случае оформленной транзакции с ошибками или через незарегистрированную кассу ИП придется заплатить от 1,5 до 3 тысяч рублей, юридическому лицу — 10 тысяч рублей;

• если не выдать чек, то на должностное лицо накладывается штраф в 2 тысячи рублей, а на организацию — 10 тысяч рублей. 

Как зарегистрировать и начать работать?

1. Выбираем вид онлайн-кассы и проверяем наличие модели в реестре ФНС. Если в модели нет фискального накопителя — докупаем его отдельно.

2. Заключаем договор с оператором фискальных данных. Сверяемся на сайте ФНС со списком одобренных ОФД.

3. Подключаем онлайн-кассу к интернету. Важно следить, чтобы связь не пропадала более, чем на 30 дней, иначе могут выписать штраф в 10 тысяч рублей.

4. Для постановки на учет делаем электронную цифровую подпись. В налоговой ИП или руководитель это может сделать бесплатно или купить ЭЦП у аккредитованной организации. 

5. Регистрируем кассу в налоговой. Это можно сделать лично или через личный кабинет. Полученный после регистрации номер необходимо ввести в кассу в течение суток и получить первый чек.

6. Формируем в личном кабинете отчет о регистрации, куда вводим данные первого чека: время, номер и 10 цифр из строки «Фискальный признак». В ответ приходит карточка регистрации — онлайн-кассой можно пользоваться.

7. Докупаем оборудование: сканер штрих-кодов, чтобы не искать товар вручную, платежный терминал для оплаты картой.

8. Если вы хотите зарегистрировать кассу без ЭЦП, то необходимо подать в налоговую бумажное заявление по форме КНД-1110061 и ждать до пяти дней. Выдается распечатанный номер, который также необходимо ввести в течение суток и повторить все действия пунктов 6 и 7.

Работу с онлайн-кассой поручают тому, кто ознакомился с инструкцией и понимает основной функционал аппарата. Начать работу необходимо с отчета о начале смены и проверки соединения с интернетом — отчет о начале смены будет отправлен в ОФД и ФНС. 

Далее необходимо сформировать чек в каждом случае, независимо от вида операции: продажа, внос аванса, возврат, корректировка или расход, в случае покупки у клиента.  

Если операцию провели без онлайн-кассы или она отключилась, то необходимо применить чеки коррекции — приход или расход с пояснительной запиской с указанием причин коррекции для отчетности перед ФНС.

Не позднее, чем через 24 часа после отчета об открытии смены, необходимо закрыть смену, сформировать отчет о закрытии смены и приходный кассовый ордер.

Сколько стоит и как выбрать

Стартовая цена на онлайн-кассу в 2023 году начинается от 7–12 тысяч рублей в зависимости от модели и фискального накопителя. Рассмотрели топ-10 онлайн-касс и критерии их выбора.

Критерии выбора онлайн-кассы

• мобильность и емкость аккумулятора;

• пропускная способность;

• возможность добавлять и менять ассортимент товаров;

• способы подключения и передачи данных;

• модели с платным или бесплатным ПО и его обновлениями;

• возможность работы с маркированным товаром;

• возможность подключения сторонних программ для учета и анализа продаж.

Топ-10 онлайн-касс

1. Меркурий 115-Ф. Стоит от 7 590 рублей, имеет софт для подключения сканера штрих-кодов, емкость аккумулятора — 2 000 мАч, что обеспечивает автономную работу без подзарядки не менее суток, до 72 часов. Способ подключения — Wi-Fi  и слот для SIM-карты. Позволяет вести любые кассовые операции, контроль и учет, ведение журнала в электронной форме. Печатает чеки, отчеты и билеты. Используется в транспорте с высокой пропускной способностью. 

2. Атол 91Ф. Стоит от 7 700 рублей, есть возможность подключения личного кабинета, который расширяет скромный функционал модели: редактирование базы товаров, составление отчетов и аналитика. Для подключения используются Wi-Fi, Bluetooth и мобильная связь 2G/3G. Емкость аккумулятора позволяет работать автономно до 8 часов. Пропускная способность — низкая, используется в удаленных точках с малым количеством клиентов.

3. МТС Касса 5. Стоимость от 11 900 рублей. Бюджетный терминал, который может быть применен в торговле подакцизными товарами и ЕГАИС. У модели есть два вариант — с эквайрингом и без, а также фискальный накопитель для разных сроков хранения. Для передачи данных используется Wi-Fi, Bluetooth и мобильная связь 3G. Емкость аккумулятора составляет 5 200 мАч, что обеспечивает до 24 часов автономной работы. Пропускная способность высокая, используется в работе службами доставки, при выездной и рыночной торговле.

4. МТС Касса 7. Стоимость от 16 700 рублей. Улучшенная версия МТС Кассы 5. Сохраняет все функции предыдущей модели, а в модули подключения, помимо Wi-Fi, Bluetooth и мобильной связи 3G, добавлен проводной интернет. Аккумулятор обеспечивает до 14 часов бесперебойной работы, а высокая пропускная способность позволяет использовать эту кассу для любого вида бизнеса.

5. Кассатка 7. Стоит от 14 900 рублей, имеет сенсорный экран и возможность подключения дополнительного оборудования. Емкость аккумулятора — 2 500 мАч, что обеспечивает автономную работу до 8 часов. Способ подключения — Wi-Fi, мобильный и проводной интернет. Подключается к любому ОФД и имеет возможность удаленного управления с помощью личного кабинета. Пропускная способность — средняя. Используется для микробизнеса и малого бизнеса — кофейни, салоны красоты, ремонтные мастерские.

6. Эвотор 7.3. Стоимость от 19500 рублей. Смарт-терминал с сенсорным экраном, собственным программным обеспечением и возможностью подключать дополнительное оборудование — сканеры и принтеры. Способы подключения: модули Wi-Fi и Bluetooth 4.0, мобильная связь 2G/3G, проводной интернет. Модель предоставляет личный кабинет с богатым функционалом и бесплатным ПО, а аккумулятор поддерживает до 14 часов автономной работы. Используется в точках торговли с высокой проходимостью.

7. Меркурий 115. Стоимость от 19 700 рублей. Стационарная касса, которая имеет возможность использования в качестве переносной, так как имеет встроенный аккумулятор, позволяющий работать автономно до 16 часов. Способы подключения — Wi-Fi, мобильная связь 2G/3G для автономной работы или проводной Интернет для стационарной. Имеет возможность подключения личного кабинета, сканера, весов или модуля ЕГАИС. Благодаря высокой пропускной способности и наличия пылеводозащищенности, используется в точках общепита, барах и ресторанах. 

8. АТОЛ 20Ф. Стоит от 21 100 рублей. Полноценная стационарная касса, адаптированная для предприятий, которые используют разные системы налогообложения: ЕНВД, ОСНО, ПСН, УСН. Есть возможность подключения сканеров и денежного ящика. Модули связи — Wi-Fi, мобильная связь 2G/3G, Bluetooth 4.0 или прямое подключение к компьютеру с помощью которого осуществляется управление при внесении изменений в ассортимент товаров. Высокая пропускная способность — используется на крупных предприятиях.

9. АТОЛ 150Ф. Стоимость от 21 700 рублей. Стационарный смарт-терминал с большим сенсорным экраном. Способы подключения — Wi-Fi, мобильная связь 2G/3G, Bluetooth 4.0, проводной интернет, есть возможность подключения сканера и денежного ящика. Позволяет интегрироваться с 1С, есть функции эквайринга, ЕГАИС и личного кабинета с предустановленным ПО. Из-за высокой пропускной способности и легкости управления используется в точках общественного питания.

10. Эвотор 5i. Стоит от 32 300 рублей. Этот смарт-терминал имеет полноценный эквайринг, готов к работе с ЕГАИС, есть удобная функция фото-сканера. Способ подключения — Wi-Fi, мобильная связь 2G/3G, модуль Bluetooth 4.0. В комплект поставки входят два штатных литий-ионных аккумулятора по 2400 мАч каждый, которых хватает на 12 часов автономной работы. Используется в службах доставки, предприятиях фастфуда, для мобильной и рыночной торговли с высокой пропускной способностью.