Уже уходите?
Напишите каких материалов не хватает и мы обязательно их добавим
Информация о полученных доходах и удержанном НДФЛ отражается в справке о доходах и суммах налога физлица. Налоговые агенты формируют справки для Федеральной налоговой службы и для работников. Раньше работодатели делали 2-НДФЛ, теперь же справка поменяла название, а форму 2-НДФЛ упразднили.
Раньше работодатели ежегодно отчитывались по форме 2-НДФЛ. Но в 2022 году этого делать не нужно: отдельный отчет 2-НДФЛ за 2021 год налогоплательщики не сдают. Сведения о доходах и начисленных налогах сотрудников направляют в ИФНС в составе расчета 6-НДФЛ.
Для сотрудников тоже заполняют новую форму за 2021 год, но не 2-НДФЛ, а справки о доходах и суммах налога физлица по КНД 1175018.
Скачать бланк 2-НДФЛ за 2021 год — справки о доходах и налогах физлица
Эту справку работодатели выдают по запросу сотрудников, причем как нынешних, так и бывших. Если работник получал доходы в компании или ИП и обратился с заявлением о выдаче бывшей справки 2-НДФЛ за 2021 год, налоговый агент обязан ее выдать.
Работники могут запрашивать сведения за любой период — и за текущий, и за прошлые. Работодатель делает справку по той форме, которая действовала в запрашиваемом году. К примеру, сотрудник написал заявление в 2022 году и запросил справку 2-НДФЛ за 2020 год. Работодатель формирует именно 2-НДФЛ, поскольку эта форма действовала в 2020 году.
Работодателям справка о доходах нужна, чтобы отчитаться перед налоговой службой о начислениях и удержаниях работникам. Налоговые агенты подают такие сведения в ИФНС раз в год.
А сотрудники запрашивают справку 2-НДФЛ в личных целях. Справка о доходности и налоговых отчислениях нужна при получении кредита или ипотеки, оформлении визы, назначении социальных пособий.
Справка о доходах и суммах налога физлица, понадобится:
Для заполнения и отправки декларации 3-НДФЛ. Если работник купил квартиру, оформил ипотеку или построил дом, а в следующем году получает имущественный вычет в ИФНС, нужно подать декларацию 3-НДФЛ и приложить к ней справку о доходах и все подтверждающие документы. Также можно получить социальный вычет за платное обучение или лечение.
Для получения стандартных вычетов на новой работе. Допустим, работник сменил в течение года работу и написал заявление на стандартные вычеты у нового работодателя. Бухгалтеру нужно проверить доходы и налоговые начисления по предыдущему месту работы: вычеты оформляют, пока доход не превысит 350 000 рублей. Для этого и понадобится бывшая справка 2-НДФЛ с предыдущего места работы.
Для оформления кредита. Работники обращаются в банк за кредитом или ипотекой. Чтобы подтвердить уровень дохода и платежеспособность клиента, специалисты банка запрашивают сведения о доходах, которые раньше предоставляли по форме 2-НДФЛ. С той же целью просят справку о доходах и в визовом центре: увидеть заработок претендента на визу и рассчитать возможность пребывания в другой стране.
У справки 2-НДФЛ о доходах и суммах налога нет определенного срока действия. Фактически можно использовать справку с любой датой. В этой справке больше важен период времени, за который начислен доход — 3 месяца, полгода или год. Многие учреждения конкретно указывают период, за который им нужна справка.
К примеру, переплату по налогу на доходы физлиц возвращают максимум за три предыдущих года. Налогоплательщики подают справки за расчетный период — год. А банки требуют более свежие 2-НДФЛ, обычно за последние шесть месяцев. Срок действия такой справки о доходах по запросу банка — не больше одного месяца.
Справку о доходах и суммах налога выдает налоговый агент. Но работодатели не раздают бывшие 2-НДФЛ всем сотрудникам, как расчетные листы. Справку формируют по запросу работника или в последний день работы, если он уволился.
Тем, кто увольняется, справку отдают в последний рабочий день вместе с остальными трудовыми документами. А другим физлицам, которые получили доход от налогового агента, бывшую 2-НДФЛ нужно выдать в течение 30 дней. Дистанционным работникам справку о доходах можно переслать по почте заказным письмом с уведомлением о вручении или в электронной форме, если он попросил об этом в заявлении.
Справку о доходах и суммах НДФЛ теперь можно получить не только у работодателя. Зарегистрированные пользователи могут загрузить ее из личного кабинета налогоплательщика. Налоговые агенты отчитываются в ИФНС до 1 марта: сроки сдачи отчетности за 2021 год, в том числе и бывшей 2-НДФЛ, — 1 марта 2022 года. После обработки расчетов сведения появляются в личном кабинете.
Если налоговый агент не смог удержать налог с доходов своего сотрудника, он информирует об этом ИФНС в расчете 6-НДФЛ. Но уведомить налоговую недостаточно, до 1 марта нужно отправить справку о доходах и налогах и самому работнику. Если 1 марта выпадает на выходной, отправьте отчет в налоговую и справку 2-НДФЛ работнику на следующий рабочий день.
Налоговой ответственности за нарушение сроков выдачи справок нет. Но если налоговый агент откажется выдавать 2-НДФЛ сотруднику или нарушит установленные сроки, ему грозит административная ответственность и штраф.
Штраф за нарушение трудового законодательства:
для должностных лиц — от 1 000 до 5 000 рублей;
для ИП — от 1 000 до 5 000 рублей;
для юрлиц — от 30 000 до 50 000 рублей.
Штраф за отказ в предоставлении информации выписывают на должностных лиц. Придется заплатить от 5 000 до 10 000 рублей.
Справки о доходах и суммах налога по каждому сотруднику налоговые агенты отправляют в составе годового расчета 6-НДФЛ. Напоминаем, что за 2021 год нужно отчитываться по новой форме, а срок сдачи отчетности, которую раньше называли 2-НДФЛ, — 1 марта 2022 года.
В этом разделе указывают порядковый номер справки. У каждого справочного документа — уникальный номер в отчетном периоде. Если подаете корректирующие и аннулирующие бывшие 2-НДФЛ, впишите номер первичной справки. Поле с номером корректировки сведений тоже нужно заполнить. Проставьте:
«00» — в первичном документе;
«01», «02» — в первой, второй и следующих корректировках;
«99» — в аннулирующем документе.
В первом разделе отражают данные о физическом лице, которое получает доход. В таблице — порядок его заполнения.
Поле |
Порядок заполнения |
ИНН получателя |
ИНН, который присвоили получателю-физлицу в налоговой |
ФИО |
Фамилия, имя и отчество физического лица, которое получает доход |
Статус налогоплательщика |
Проставьте «1» для налоговых резидентов, «2» — для нерезидентов. Для высококвалифицированных иностранных специалистов предусмотрен отдельный код — «7». Все коды перечислены в п. 5.4 Порядка заполнения расчета 6-НДФЛ. |
Дата рождения |
В формате ДД.ММ.ГГГГ |
Гражданство |
Код страны, для России — «643» |
Код вида документа, удостоверяющего личность |
Для российского паспорта укажите «21». Все коды — в приложении № 5 к Порядку заполнения расчета. |
Серия и номер |
Только цифры, без знака № |
Приложение к справке о доходах, которая раньше называлась 2-НДФЛ, заполняют по разным налоговым ставкам. Здесь указывают фактическую доходность физлица по месяцам отчетного года. Отражают не только денежные доходы, но и поступления в натуральной форме или в виде денежной выгоды.
В приложении нужно указать и вычеты из доходов за каждый месяц. Но не стандартные, социальные и имущественные — их показывают отдельно в другом разделе бывшей справки 2-НДФЛ.
Зарплату за месяц включаем в период начисления, независимо от даты выплаты: по правилам, датой получения дохода признается последний день месяца его начисления.
Рекомендации, как заполнить приложение к справке о доходах и суммах налога физлица:
Поле |
Порядок заполнения |
Номер справки |
Такой же номер документа, как и в общей части |
Ставка налога |
Ставка НДФЛ, по которой облагается доход |
Код бюджетной классификации |
КБК, по которому платят подоходный налог в бюджет |
Месяц |
Порядковый номер расчетного месяца |
Код дохода |
Кодировка вида дохода. К примеру, у зарплаты код «2000», у отпускных — «2012», а у доходов без определенного кода — «4800». Все коды представлены в приложении № 1 к приказу ФНС № ММВ-7-11/387@ от 10.09.2015. |
Сумма дохода |
Фактически выплаченные деньги по коду за месяц |
Код вычета |
Например, «501» — вычет стоимости подарков. Кодировку предоставленного вычета можно посмотреть в приложении № 2 к приказу № ММВ-7-11/387@. |
Сумма вычета |
Сумма предоставленного вычета, всегда меньше суммы дохода |
В этом разделе показывают стандартные, социальные и имущественные вычеты. Заполняем его так:
Поле |
Порядок заполнения |
Код вычета |
Код из приложения № 2 к приказу № ММВ-7-11/387@: «126» — стандартный вычет для первого ребенка, «311» — имущественный вычет на покупку жилья |
Сумма вычета |
Сумма уменьшения доходной базы по конкретному коду |
Код вида уведомления, его номер, дата выдачи и код ИФНС |
Сведения об уведомлении из налоговой инспекции, по которому работнику и предоставили вычет |
Код вида уведомления отличается для разных вычетов:
1 — для имущественного вычета;
2 — для социального вычета;
3 — для уведомления на уменьшение НДФЛ на фиксированные авансовые платежи.
В разделе 2 показываем сведения по разным ставкам НДФЛ — сколько ставок применяется к доходам работника, столько разделов 2 и нужно заполнять.
Раздел 2 формируется после расчета сведений по данным раздела 3 и приложения к справке о доходах 2-НДФЛ.
В таблице — порядок заполнения второго раздела.
Поле |
Порядок заполнения |
Ставка налога |
Ставка НДФЛ, по которой облагается доход работника |
КБК |
Код бюджетной классификации по подоходному налогу |
Общая сумма дохода |
Итоговый доход по конкретной ставке, его не надо уменьшать на вычеты из раздела 3 и приложения к справке |
Налоговая база |
Общая сумма доходов физлица по облагаемой ставке, уменьшенная на сумму вычетов. Если вычеты больше чем начисленный доход, в этом поле ставим «0.00». |
Сумма налога исчисленная |
Сумма НДФЛ, которая начислена по конкретной ставке |
Сумма налога удержанная |
Удержанный подоходный налог из доходов, которые облагаются по этой ставке |
Сумма фиксированных авансовых платежей |
Заполняем, если НДФЛ иностранца, работающего по патенту, уменьшили на сумму уплаченных авансов |
Сумма налога на прибыль организаций, подлежащих зачету |
Показываем налог на прибыль, который удержал налоговый агент при выплате дивидендов организации, и ее приняли к зачету при выплате дивидендов физическому лицу — российскому резиденту |
Сумма налога перечисленная |
НДФЛ по указанной ставке, который перечислили в бюджет |
Сумма налога, излишне удержанная налоговым агентом |
Заполняем, если из доходов получателя удержали излишний НДФЛ, но не вернули его |
В разделе 4 заполняем только два показателя:
сумма дохода, с которого не удержан налог — показываем доход, с которого не удержали налог по облагаемой ставке;
сумма неудержанного налога — отражаем исчисленный, но не удержанный НДФЛ в налоговом периоде.
Больше подробностей о 6-НДФЛ читайте в статье «6-НДФЛ в 2022 году: сроки сдачи, новая форма, правила заполнения».
Бывшую справку 2-НДФЛ для сотрудника заполнять намного проще. Налоговый агент показывает доходы и начисленные налоги по разным ставкам.
В справке для работника отражают:
сведения о налоговом агенте;
информацию о получателе дохода;
ставку НДФЛ;
в специальной таблице — доходы по месяцам с указанием их кодов;
налоговые вычеты;
итоговую сумму дохода;
налоговую базу;
исчисленный, удержанный и перечисленный подоходный налог;
налог, не удержанный налоговым агентом.
Какого-то особого порядка для формирования справки сотруднику нет. Ее заполняют построчно, ориентируясь на правила подготовки справки-приложения к расчету 6-НДФЛ.
Печать на справочной форме не нужна. Сведения о доходах и суммах подоходного налога заверяются только подписью налогового агента.
Скачать образец справки о доходах (бывшая 2-НДФЛ) за 2021 год
Уже уходите?
Напишите каких материалов не хватает и мы обязательно их добавим
Понравилась статья?
Подпишитесь на рассылку и будьте в курсе свежих новостей в сфере бух учета!