Справка 2-НДФЛ за 2021 год: новая форма, бланк

2-НДФЛ — что это

Информация о полученных доходах и удержанном НДФЛ отражается в справке о доходах и суммах налога физлица. Налоговые агенты формируют справки для Федеральной налоговой службы и для работников. Раньше работодатели делали 2-НДФЛ, теперь же справка поменяла название, а форму 2-НДФЛ упразднили.

Новая форма с 1 января 2022 года

По какой форме отчитываются в налоговую

Раньше работодатели ежегодно отчитывались по форме 2-НДФЛ. Но в 2022 году этого делать не нужно: отдельный отчет 2-НДФЛ за 2021 год налогоплательщики не сдают. Сведения о доходах и начисленных налогах сотрудников направляют в ИФНС в составе расчета 6-НДФЛ.

Какую справку выдают работнику

Для сотрудников тоже заполняют новую форму за 2021 год, но не 2-НДФЛ, а справки о доходах и суммах налога физлица по КНД 1175018. 

Скачать бланк 2-НДФЛ за 2021 год — справки о доходах и налогах физлица

Эту справку работодатели выдают по запросу сотрудников, причем как нынешних, так и бывших. Если работник получал доходы в компании или ИП и обратился с заявлением о выдаче бывшей справки 2-НДФЛ за 2021 год, налоговый агент обязан ее выдать.   

Работники могут запрашивать сведения за любой период — и за текущий, и за прошлые. Работодатель делает справку по той форме, которая действовала в запрашиваемом году. К примеру, сотрудник написал заявление в 2022 году и запросил справку 2-НДФЛ за 2020 год. Работодатель формирует именно 2-НДФЛ, поскольку эта форма действовала в 2020 году. 

Зачем нужна справка о доходах

Работодателям справка о доходах нужна, чтобы отчитаться перед налоговой службой о начислениях и удержаниях работникам. Налоговые агенты подают такие сведения в ИФНС раз в год.

А сотрудники запрашивают справку 2-НДФЛ в личных целях. Справка о доходности и налоговых отчислениях нужна при получении кредита или ипотеки, оформлении визы, назначении социальных пособий. 

Справка о доходах и суммах налога физлица, понадобится:

1. Для заполнения и отправки декларации 3-НДФЛ. Если работник купил квартиру, оформил ипотеку или построил дом, а в следующем году получает имущественный вычет в ИФНС, нужно подать декларацию 3-НДФЛ и приложить к ней справку о доходах и все подтверждающие документы. Также можно получить социальный вычет за платное обучение или лечение.  

2. Для получения стандартных вычетов на новой работе. Допустим, работник сменил в течение года работу и написал заявление на стандартные вычеты у нового работодателя. Бухгалтеру нужно проверить доходы и налоговые начисления по предыдущему месту работы: вычеты оформляют, пока доход не превысит 350 000 рублей. Для этого и понадобится бывшая справка 2-НДФЛ с предыдущего места работы.

3. Для оформления кредита. Работники обращаются в банк за кредитом или ипотекой. Чтобы подтвердить уровень дохода и платежеспособность клиента, специалисты банка запрашивают сведения о доходах, которые раньше предоставляли по форме 2-НДФЛ. С той же целью просят справку о доходах и в визовом центре: увидеть заработок претендента на визу и рассчитать возможность пребывания в другой стране. 

Сколько действует справка о доходах

У справки 2-НДФЛ о доходах и суммах налога нет определенного срока действия. Фактически можно использовать справку с любой датой. В этой справке больше важен период времени, за который начислен доход — 3 месяца, полгода или год. Многие учреждения конкретно указывают период, за который им нужна справка. 

К примеру, переплату по налогу на доходы физлиц возвращают максимум за три предыдущих года. Налогоплательщики подают справки за расчетный период — год. А банки требуют более свежие 2-НДФЛ, обычно за последние шесть месяцев. Срок действия такой справки о доходах по запросу банка — не больше одного месяца.

Как и когда выдать справку сотруднику

Справку о доходах и суммах налога выдает налоговый агент. Но работодатели не раздают бывшие 2-НДФЛ всем сотрудникам, как расчетные листы. Справку формируют по запросу работника или в последний день работы, если он уволился.

Тем, кто увольняется, справку отдают в последний рабочий день вместе с остальными трудовыми документами. А другим физлицам, которые получили доход от налогового агента, бывшую 2-НДФЛ нужно выдать в течение 30 дней. Дистанционным работникам справку о доходах можно переслать по почте заказным письмом с уведомлением о вручении или в электронной форме, если он попросил об этом в заявлении. 

Справку о доходах и суммах НДФЛ теперь можно получить не только у работодателя. Зарегистрированные пользователи могут загрузить ее из личного кабинета налогоплательщика. Налоговые агенты отчитываются в ИФНС до 1 марта: сроки сдачи отчетности за 2021 год, в том числе и бывшей 2-НДФЛ, — 1 марта 2022 года. После обработки расчетов сведения появляются в личном кабинете.

Если налоговый агент не смог удержать налог с доходов своего сотрудника, он информирует об этом ИФНС в расчете 6-НДФЛ. Но уведомить налоговую недостаточно, до 1 марта нужно отправить справку о доходах и налогах и самому работнику. Если 1 марта выпадает на выходной, отправьте отчет в налоговую и справку 2-НДФЛ работнику на следующий рабочий день.

Ответственность за невыдачу справок о доходах

Налоговой ответственности за нарушение сроков выдачи справок нет. Но если налоговый агент откажется выдавать 2-НДФЛ сотруднику или нарушит установленные сроки, ему грозит административная ответственность и штраф. 

Штраф за нарушение трудового законодательства:

• для должностных лиц — от 1 000 до 5 000 рублей;

• для ИП — от 1 000 до 5 000 рублей;

• для юрлиц — от 30 000 до 50 000 рублей.

Штраф за отказ в предоставлении информации выписывают на должностных лиц. Придется заплатить от 5 000 до 10 000 рублей. 

Как заполнить справку для ФНС

Справки о доходах и суммах налога по каждому сотруднику налоговые агенты отправляют в составе годового расчета 6-НДФЛ. Напоминаем, что за 2021 год нужно отчитываться по новой форме, а срок сдачи отчетности, которую раньше называли 2-НДФЛ, — 1 марта 2022 года.

Общая часть

В этом разделе указывают порядковый номер справки. У каждого справочного документа — уникальный номер в отчетном периоде. Если подаете корректирующие и аннулирующие бывшие 2-НДФЛ, впишите номер первичной справки. Поле с номером корректировки сведений тоже нужно заполнить. Проставьте:

• «00» — в первичном документе;

• «01», «02» — в первой, второй и следующих корректировках;

• «99» — в аннулирующем документе.

Раздел 1

В первом разделе отражают данные о физическом лице, которое получает доход. В таблице — порядок его заполнения.

Приложение

Приложение к справке о доходах, которая раньше называлась 2-НДФЛ, заполняют по разным налоговым ставкам. Здесь указывают фактическую доходность физлица по месяцам отчетного года. Отражают не только денежные доходы, но и поступления в натуральной форме или в виде денежной выгоды.

В приложении нужно указать и вычеты из доходов за каждый месяц. Но не стандартные, социальные и имущественные — их показывают отдельно в другом разделе бывшей справки 2-НДФЛ. 

Зарплату за месяц включаем в период начисления, независимо от даты выплаты: по правилам, датой получения дохода признается последний день месяца его начисления.

Рекомендации, как заполнить приложение к справке о доходах и суммах налога физлица:

Раздел 3

В этом разделе показывают стандартные, социальные и имущественные вычеты. Заполняем его так:

Код вида уведомления отличается для разных вычетов:

• 1 — для имущественного вычета;

• 2 — для социального вычета;

• 3 — для уведомления на уменьшение НДФЛ на фиксированные авансовые платежи.

Раздел 2

В разделе 2 показываем сведения по разным ставкам НДФЛ — сколько ставок применяется к доходам работника, столько разделов 2 и нужно заполнять.

Раздел 2 формируется после расчета сведений по данным раздела 3 и приложения к справке о доходах 2-НДФЛ.

В таблице — порядок заполнения второго раздела.

Раздел 4 

В разделе 4 заполняем только два показателя:

• сумма дохода, с которого не удержан налог — показываем доход, с которого не удержали налог по облагаемой ставке;

• сумма неудержанного налога — отражаем исчисленный, но не удержанный НДФЛ в налоговом периоде.

Больше подробностей о 6-НДФЛ читайте в статье «6-НДФЛ в 2022 году: сроки сдачи, новая форма, правила заполнения».

Как заполнить справку для сотрудника

Бывшую справку 2-НДФЛ для сотрудника заполнять намного проще. Налоговый агент показывает доходы и начисленные налоги по разным ставкам. 

В справке для работника отражают:

• сведения о налоговом агенте;

• информацию о получателе дохода;

• ставку НДФЛ;

• в специальной таблице — доходы по месяцам с указанием их кодов;

• налоговые вычеты;

• итоговую сумму дохода;

• налоговую базу;

• исчисленный, удержанный и перечисленный подоходный налог;

• налог, не удержанный налоговым агентом.

Какого-то особого порядка для формирования справки сотруднику нет. Ее заполняют построчно, ориентируясь на правила подготовки справки-приложения к расчету 6-НДФЛ.

Печать на справочной форме не нужна. Сведения о доходах и суммах подоходного налога заверяются только подписью налогового агента.

Скачать образец справки о доходах (бывшая 2-НДФЛ) за 2021 год