Зачем нужен счет-фактура и как его заполнить

Счет-фактура: что это

Виды и сроки выставления счетов-фактур

Как заполнять и отражать данные счета-фактуры в документации

Частые ошибки в счетах-фактурах

Новая форма документа с 1 июля 2021 года

Счет-фактура: что это

Счет-фактуру оформляет продавец не позднее 5 дней после совершения операции. В нем отражается та сумма НДС, которая будет взята к учету бухгалтером. У продавца данная сумма НДС будет исходящей — суммой налога для уплаты в бюджет. У покупателя по этому же счету-фактуре будет входящий НДС. Когда бухгалтер в конце месяца соберет сумму НДС по всем проданным товарам и определит сумму налога для уплаты в бюджет, сумму НДС по входящему счету-фактуре можно будет вычесть из рассчитанной суммы налога, тем самым уменьшить сумму налоговой нагрузки. 

Вычет может формироваться автоматически в бухгалтерских программах учета при внесении входящих и исходящих счетов-фактур в книги покупок и продаж. Данные книги являются обязательными к заполнению, налоговая инспекция также запрашивает их для контроля. 

Именно счет-фактура будет запрашиваться при камеральной или выездной налоговой проверке. Только при грамотно заполненном документе и его корректном отображении в книгах покупок и продаж можно взять НДС к вычету.  

Если ваша фирма сделает столько закупок, что сумма входящего НДС окажется больше, чем НДС к уплате, то счета-фактуры станут основными документами, подтверждающими право на возврат из бюджета разницы в сумме НДС. Такое право сильно помогает сократить налоговое бремя, но нужно быть готовым к повышенному вниманию со стороны налоговых органов.

Виды и сроки выставления счетов-фактур

Выделяют три вида счетов-фактур — стандартный, авансовый и корректировочный. 

Стандартным называют документ который оформляется непосредственно при передаче товара, либо в пятидневный срок после сделки. Его оформляет продавец. 

Авансовый счет-фактуру выписывает покупатель в случае предварительной оплаты еще не полученных товаров или услуг. 

Третий вариант — корректировочный счет-фактура. Он выставляется, когда продавец изменяет ключевые данные в документе: наименование, количество ТМЦ, тариф, ставку налога, итоговую сумму документа. Такой вид счета-фактуры используется редко, так как пятидневный срок оформления основного документа позволяет переделать его, не прибегая к корректировке — это не нарушает нормы НК РФ.

Как заполнять и отражать данные счета-фактуры в документации

Счет-фактура является юридически значимым документом и в налоговом кодексе закреплена форма строго установленного образца, важно правильно ее заполнить. Нельзя пропускать строки и графы, также запрещено менять поля местами и добавлять в утвержденную форму данные по своему усмотрению, кроме дополнительных сведений.

Подписывать счет-фактуру должны главбух и директор фирмы, либо другие лица, полномочия которых закреплены приказом или доверенностью на действия от имени организации (п. 6 ст. 169 гл. 21 НК РФ). В счете-фактуре, выписанной индивидуальным предпринимателем, подпись главного бухгалтера не требуется, а подпись уполномоченного лица должна быть с реквизитами свидетельства о госрегистрации конкретного ИП.

Кодексом не запрещается отражение в счете-фактуре необходимых дополнительных сведений, например, номера и даты приказа о назначении уполномоченного лица. Указание таких реквизитов упрощает работу контролирующих органов и партнеров. 

Бланк счета-фактуры, утвержденный НК РФ:

Скачать образец счета-фактуры в формате PDF

Стандартный счет-фактура условно делится на две части: шапка и табличная часть. 

Шапка бланка:

Табличная часть:

Подробные разъяснения по заполнению счета-фактуры даны в Постановлении Правительства РФ от 26.12.11 г. о правилах заполнения документов применяемых при расчетах по НДС.

Частые ошибки в счетах-фактурах

Если в оформлении счета-фактуры допущены ошибки, ИФНС может отказать в вычете по НДС. 

В исходящем документе ошибки можно минимизировать настройкой программы. Входящий документ должен проходить особый контроль, поскольку именно входящий НДС позволяет уменьшить сумму налога, который будет перечислен в бюджет.

Мелкие недочеты иногда упускаются при проверках налоговиками, но на ряд значений следует обратить внимание.

1. Если организация, например, работает на упрощенке и не платит НДС, не следует указывать в ячейке НДС — 0%, потому что это реальная налоговая ставка, а в конкретном случае налога нет, правильным будет вписать в это поле счета-фактуры — «Без НДС».  

2. Правильно рассчитывайте сумму НДС. Его можно высчитать от итоговой суммы или начислить сверху на сумму без НДС, в итоге получатся две разные цифры. Важно делать расчеты в едином формате, если в бланке несколько позиций.

3. Подпись доверенного лица можно ставить только по приказу или по документу, заверенному нотариусом. Словесное разрешение руководителя на подпись третьему лицу не делает документ действительным.

4. Пропущенные реквизиты, такие как название организации, ИНН, адрес могут стать причиной отказа в возмещении НДС.

5. Нужно вписывать полное наименование номенклатуры. Запись «товары» или «материальные ценности» не подойдет.

6. Обновление бланков в программах учета не происходит автоматически. Часто бухгалтеры знают о нововведениях в бланках, но просто ждут, когда новая версия появится в программах, и оформляют устаревшие формы.

7. Не стоит пренебрегать проверкой контрагента. Сделки с подозрительными организациями часто заканчиваются снятием вычета, уменьшением суммы расхода. Компании-однодневки именуются в ФНС техническими, сделки с такими не признают даже в судебном порядке.

Новая форма документа с 1 июля 2021 года

8 июля 2021 года утвержден ряд правовых актов для запуска системы прослеживаемости товаров. А новый бланк счета-фактуры, утвержденный для этих целей, начал действовать уже с 1 июля 2021 года. Однако налогоплательщики, осуществляющие операции с прослеживаемыми товарами, пока не обязаны исполнять соответствующие нормы, так как часть нормативных документов еще подлежит утверждению. Поэтому наложение штрафов за неисполнение новых требований отложено почти на год.

Тем не менее организации, которых коснулась данная норма, вводят и активно используют новый бланк, новые формы книг покупок и продаж и новую декларации по НДС. Речь идет об организациях и ИП, которые импортируют, перепродают, утилизируют и экспортируют прослеживаемые товары из страны. К перечню таких товаров отнесены:

• холодильники, стиральные машины;

• экскаваторы, грейдеры, спецтехника;

• мониторы и проекторы;

• коляски и детские кресла для безопасности.

Полный список импортных товаров для прослеживания можно посмотреть в Постановлении Правительства от 01.07.2021 № 1110.

Кроме новых бланков экспортеры, импортеры, продавцы, покупатели и те, на чьих складах хранятся данные товары, должны сдавать дополнительные отчеты: 

• уведомление о перемещении товаров; 

• уведомление о ввозе товаров; 

• уведомление об имеющихся товарных остатках;

• отчет об операциях с товарами.

Ниже представлен образец заполнения нового бланка счета-фактуры, желтым отмечены поля, добавленные для учета прослеживаемых товаров.

Скачать бланк счета-фактуры с 1.07.2021 г.