Отчет ЕФС-1 в 2023 году: сроки сдачи, образец, бланки

23 декабря 2022
0
614
Рубрика: Бизнес Бухгалтерия
Анастасия Южанина
Анастасия Южанина
Руководитель экспертной бухгалтерии ПЭБ
После объединения ПФР и ФСС порядок страховой отчетности кардинально изменится. Для страхователей введут единый тариф страховых взносов, единую предельную базу и единый отчет ЕФС-1. Разбираемся, что это за отчет, когда его сдавать и какую информацию включать в ЕФС-1.

Новый отчет ЕФС-1: что за форма и кто сдает

С 1 января 2023 года ФСС присоединили к ПФР. Новая структура называется Фонд пенсионного и социального страхования РФ. Сокращенно — Социальный фонд России или СФР.

Социальный фонд занимется тем же, чем раньше Пенсионный фонд и Соцстрах по отдельности — персонифицированным учетом застрахованных лиц по обязательному пенсионному и социальному страхованию. Для ведения учета по ОПС и ОСС Социальному фонду необходимы сведения от страхователей — новый отчет ЕФС-1.

Важно! Расшифровка отчета ЕФС-1, который нужно сдавать с 2023 года — единая форма сведений для ведения индивидуального (персонифицированного) учета и сведений о начисленных страховых взносах на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний. 


    

Скачать бланк отчета ЕФС-1 на 2023 год

Представители Пенсионного фонда РФ разъяснили, кто сдает отчет ЕФС-1 с 2023 года — все страхователи без исключений. Даже если компания временно не ведет деятельность или в ней нет сотрудников, все равно нужно отправить сведения в СФР. Отчет ЕФС-1 — обязательный.

Как и для любой другой отчетности, руководитель назначает ответственного сотрудника, который будет отчитываться в СФР. Он сам определяет, кто должен сдавать ЕФС-1 — бухгалтер или кадровик. Но поскольку в этой форме отражают сведения о работниках и уплаченных за них страховых взносах, логичнее, чтобы этой отчетностью занимался бухгалтер. А вот персональные сведения о сотрудниках и реквизиты приказов о приеме, увольнении, переводе можно запросить у кадровика.

Если у вас в штате нет квалифицированного специалиста, советуем передать эту часть работы на аутсорс. Эксперты Первой Экспертной Бухгалтерии подготовят все необходимые документы и сами отправят их в инспекции, а также подскажут, как законно сэкономить на налогах


Какие сведения отправляют в составе ЕФС-1

ЕФС-1 — это новый ежеквартальный и ежемесячный отчет с 2023 года вместо СЗВ-М, СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ, 4-ФСС и ДСВ-3. То есть все отчеты, которые раньше по отдельности сдавали в ПФР и Соцстрах, объединили и включили в форму ЕФС-1. Начиная с отчетного периода 2023 года подавать старые формы больше не придется.

В отчете ЕФС-1 страхователи показывают:

  • персонифицированные сведения по застрахованным лицам;

  • сведения о начисленных и уплаченных страховых взносах на травматизм.

Отчет ЕФС-1 состоит из двух разделов, а в каждом из них — несколько подразделов. Все страхователи заполняют:

  1. Раздел 1 «Сведения о трудовой (иной) деятельности, страховом стаже, зарплате и дополнительных страховых взносах на накопительную пенсию». Включает информацию о ваших сотрудниках, их трудовой деятельности, страховом стаже, периодах работы и получаемом заработке.

  2. Раздел 2 «Сведения о начисленных страховых взносах на ОСС от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний». В него войдут показатели по начисленным взносам на травматизм. 

Отчет ЕФС-1 формируют по данным из первичных документов — договоров, приказов, бухгалтерской информации. В таблице показали, как заполнять подразделы ЕФС-1 и как они связаны со старыми отчетными формами. 


Отчетная форма 2022 года 

Раздел ЕФС-1

Особенности заполнения

СЗВ-ТД

Подраздел 1.1 «Сведения о трудовой (иной) деятельности»

В 2022 году в форме СЗВ-ТД страхователи писали причину увольнения и норму ТК РФ. С 2023 года в подразделе 1.1 необхрдимо дополнительно указывать код причины увольнения. 


Коды приведены в классификаторе к порядку заполнения ЕФС-1. К примеру, если сотрудник увольняется по собственному желанию, нужно проставить код п3ч1с77тк.


И еще одно новое правило — с 2023 года нужно отчитываться о заключении и расторжении договора ГПХ. 

СЗВ-СТАЖ

Подраздел 1.2 «Сведения о страховом стаже»



Добавили строки для периодов работы, которые включаются в стаж для расчета досрочной пенсии по отдельным категориям работников:

  • работников вредных производств;

  • чернобыльских льготников на государственных должностях; 

  • бывших заключенных; 

  • работников, которые были в отпуске по уходу за ребенком от полутора до трех лет;

  • работников, которые были в отпуске без сохранения заработной платы и др.


Кроме того, в подраздел ЕФС-1 по стажу включили графу с районным коэффициентом и добавили сведения по спецоценке труда — индивидуальный номер рабочего места и класс/подкласс условий труда.  

СИоЗП

Подраздел 1.3 «Сведения о заработной плате и условиях осуществления деятельности работников государственных (муниципальных) учреждений»

Виды деятельности, по которым сдают этот подраздел ЕФС-1, определит Минтруд. Графы подраздела нужно заполнять по классификаторам допустимых значений.

ОДВ-1

Подраздел 2 «Основание для отражения данных о периодах работы застрахованного лица в условиях, дающих право на досрочное назначение пенсии в соответствии с ч. 1 ст. 30 и ст. 31 400-ФЗ от 28.12.2013»

Подаем вместе с подразделом 1.2 — когда отчитываемся о сотрудниках, получивших право на досрочную пенсию.

ДСВ-3

Подраздел 3 «Сведения о застрахованных лицах, за которых перечислены дополнительные страховые взносы на накопительную пенсию и уплачены взносы работодателя»


Показываем сведения о работниках, за которых перечислены дополнительные страховые взносы на накопительную пенсию.

Расчет 4-ФСС

Подраздел 2.1 «Расчет сумм страховых взносов»


В расчете взносов на травматизм теперь показываем численность работающих лиц, застрахованных по ОСС от несчастных случаев и профессиональных заболеваний.


В подраздел 2.1 добавили графу со сведениями на начало отчетного периода.

Подраздел 2.1.1 «Сведения об облагаемой базе для исчисления страховых взносов»


Перед заполнением раздела 2.1.1 нужно выбрать тип страхователя:


  • самостоятельная классификационная единица (СКЕ);

  • госучреждения с частичным финансированием из бюджетов разных уровней;

  • страхователь, который начисляет взносы по нескольким основаниям.


В ЕФС-1 добавили раздел по определению облагаемой базы для государственных и муниципальных учреждений.

Подраздел 2.2 «Сведения, необходимые для исчисления страховых взносов страхователями, указанными в п. 2.1 ст. 22  Федерального закона от 125-ФЗ от 24.07.1998»

Этот подраздел ЕФС-1 заполняют страхователи, которые временно направили своих работников по договору к другому работодателю.

Подраздел 2.3 «Сведения о результатах проведенных обязательных предварительных и периодических медицинских осмотров работников и проведенной специальной оценке условий труда на начало года»

Помимо спецоценки труда (СОУТ) нужно показывать сведения о проведенных медосмотрах.


А вот отдельного раздела с численностью пострадавших из-за страховых случаев в отчетном периоде больше нет.

Титульный лист ЕФС-1 заполняется всегда — независимо от того, какие разделы и подразделы сдает страхователь. Подраздел 1 раздела 1 обязательно заполняют при сдаче подразделов 1.1, 1.2 и 1.3. А в разделе 2 все страхователи обязаны заполнить подразделы 2.1 и 2.3, а вот 2.1.1 и 2.2 сдают, только если есть отчетные показатели.

Информация из расчета по страховым взносам в ЕФС-1 не учитывается. РСВ по-прежнему ежеквартально сдают в ИФНС.

Кроме того, с 2023 года в налоговую нужно сдавать новый ежемесячный отчет — персонифицированные сведения о физлицах. Именно он и заменит форму СЗВ-М, которую упраздняют с 2023 года. В ежемесячном отчете для ИФНС нужно указывать персональный данные и сумму начислений по каждому сотруднику, с которым заключен трудовой или гражданско-правовой договор. Сдавать его нужно до 25 числа следующего месяца. 

Правильно составить кадровые документы и навести порядок в бухгалтерских делах компании вам помогут специалисты сервиса Первая Экспертная Бухгалтерия. Воспользуйтесь их поддержкой, если у вас нет штатных специалистов, а самостоятельно вести бумажные дела компании нет ни сил, ни времени.


Как и когда сдавать отчет ЕФС-1

Для разных разделов и подразделов отчета ЕФС-1 в 2023 году установили разные сроки сдачи. То есть направлять сведения нужно в разное время. Заполнять каждый раз всю форму ЕФС-1 не нужно.

К примеру, сведения о страховом стаже надо сдать раз в год, а о взносах на травматизм — раз в квартал. Информацию о трудовой деятельности будем сдавать по аналогии с СЗВ-ТД — только при наступлении кадрового события.

В таблице — сроки сдачи всех разделов отчета ЕФС-1 в 2023 году. 


Раздел ЕФС-1

Сроки сдачи отчета ЕФС-1 в 2023 году

Сведения о трудовой деятельности

Прием на работу или увольнение — максимум на следующий рабочий день

Подписание договора ГПХ, договора авторского заказа — максимум на следующий рабочий день

Другое кадровое мероприятие, к примеру перевод или переход на электронную трудовую — до 25 числа следующего месяца

Сведения о страховом стаже вместе с подразделом 2 отчета ЕФС-1

До 25 января следующего года. За 2023 отчитываемся до 25 января 2024 года

Сведения о дополнительных взносах на накопительную пенсию

Ежеквартально, до 25 числа следующего месяца после отчетного квартала. В 2023 году отчитываемся так:

  • за 1 квартал 2023 — до 25 апреля 2023 года

  • за 2 квартал 2023 — до 25 июля 2023 года

  • за 3 квартал 2023 — до 25 октября 2023 года

  • за 4 квартал 2023 — до 25 января 2024 года

Сведения о начисленных страховых взносах на травматизм

п. 4 ст. 11 ФЗ № 27 от 01.04.1996

Если в течение года застрахованный сотрудник подаст страхователю заявление о срочной пенсионной выплате, нужно подготовить и отправить сведения о стаже в течение трех рабочих дней (п. 4 ст. 11 Федерального закона № 27-ФЗ от 01.04.1996).

Отчет ЕФС-1 можно сдавать на бумаге или в электронном виде. Бумажный отчет могут подать страхователи, если численность их работников, включая ГПД — не больше 10 человек. Бумажный ЕФС-1 представляют в территориальное отделение СФР лично или через доверенного представителя.

Электронную форму ЕФС-1 нужно подать в определенном формате: он уже разработан, но не утвержден. Заполненный раздел подписывают усиленной квалифицированной электронной подписью и отправляют в фонд через специализированные программы отчетности по ТКС.


Как заполнить отчет ЕФС-1: примеры

Практически все разделы нового отчета ЕФС-1 в 2023 году заполняют по аналогии с отчетностью, которая действовала в 2022 году. А вот порядок заполнения формы о трудовой деятельности существенно изменили. Разберем несколько примеров заполнения подраздела 1.1 раздела 1 отчета ЕФС. Напоминаем, что титульный лист страхователи заполняют в любом случае.

Пример 1. Принимаем нового сотрудника по трудовому договору

Организация ООО «Дельта» приняла на работу Петрову П.П. — на должность кассира в бухгалтерию. Кадровик оформил приказ о приеме на работу № 5-к от 20.01.2023. 

О приеме нужно отчитаться в СФР: сведения о трудовой деятельности необходимо отправить не позднее следующего рабочего дня после приказа. В нашем случае это 21 января 2023 года. Бухгалтер заполняет подраздел 1.1 раздела 1 отчета ЕФС-1.  

Вот как заполнить сведения о трудовой деятельности:

Шаг 1. Сначала оформляем титульный лист. Указываем:

  • регистрационный номер страхователя;

  • полное или сокращенное наименование по уставным документам;

  • ИНН и КПП, ОКВЭД, ОГРН или ОГРНИП страхователя;

  • контакты для связи с исполнителем — номер телефона и адрес электронной почты;

  • дату заполнения.


Шаг 2. Заполняем подраздел 1 раздела 1 отчета ЕФС-1. В нем нужно указать информацию о застрахованном лице:

  • ИНН;

  • СНИЛС;

  • ФИО;

  • дату рождения.

Кроме того, надо написать код категории застрахованного лица и код страны, чьим гражданином является сотрудник. Для российских граждан ставим коды ГРФ — гражданин РФ — и код страны 643.

Шаг 3. Переходим к подразделу 1.1 первого раздела ЕФС-1. Заполняем таблицу и указываем:

  • дату приема на работу;

  • наименование мероприятия — ПРИЕМ;

  • работает ли компания в районах Крайнего Севера;

  • трудовую функцию и ее код;

  • основание для приема на работу — кадровый приказ и его реквизиты.


Шаг 4. Подписываем отчет у руководителя. Если подаем бумажную форму, подпись ставится на первом листе. Если электроннную — подписываем отчет ЕФС-1 усиленной КЭП директора. 

Шаг 5. Передаем отчет в СФР. Соблюдаем установленные сроки. Отчитаться о приеме нового сотрудника нужно не позднее следующего рабочего дня.

Скачать образец отчета ЕФС-1 при приеме на работу нового сотрудника по трудовому договору

Пример 2. Принимаем нового сотрудника по ГПХ

Генеральный директор ООО «Дельта» заключил договор гражданско-правового характера № 1-ДП от 25.01.2023 с Сергеевым С.С. По новым правилам, о заключении договора ГПХ нужно уведомить СФР — отправить сведения о трудовой деятельности на следующий рабочий день после даты договора. Бухгалтер подает отчет ЕФС-1 с нужными подразделами 26.01.2023.

Порядок заполнения титульного листа и подраздела 1 первого раздела единой формы аналогичен прошлой ситуации. Таблицу подраздела 1.1 заполняем по-другому:

  1. Указываем дату начала договора ГПХ.

  2. Отражаем сведения о начале договора ГПХ в таком формате — НАЧАЛО ДОГОВОРА ГПХ.

  3. Трудовую функцию не заполняем, но обязательно пишем код выполняемой функции.

  4. Указываем основание — реквизиты гражданско-правового договора.

Подписываем отчет ЕФС-1 у руководителя и отправляем в СФР.


Скачать образец отчета ЕФС-1 при заключении договора ГПХ

Пример 3. Увольнение основного сотрудника

Кассир Петрова П.П. проработала несколько месяцев в «Дельта» и решила уволиться по собственному желанию — по п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ. Кадровик оформил приказ об увольнении № 95-к от 07.07.2023. 

По правилам, отчитаться в СФР о трудовой деятельности нужно не позднее следующего рабочего дня после увольнения. 8 и 9 июля 2023 года выпадают на субботу и воскресенье, поэтому отчет ЕФС-1 необходимо отправить 10 июля 2023 года. 

Порядок заполнения титульного листа и подраздела 1 раздела 1 отчета не меняются. Бухгалтер отражает регистрационные данные страхователя и персональную информацию о застрахованном лице. Подраздел 1.1 раздела 1 при увольнении заполняют по другим правилам. В таблице указывают:

  • дату увольнения;

  • сведения о кадровом событии — УВОЛЬНЕНИЕ;

  • трудовую функцию и ее код;

  • причину увольнения и код такой причины;

  • основание — реквизиты приказа об увольнении. 

Подписываем у гендиректора и отправляем в СФР не позднее 10 июля 2023 года.


Скачать образец отчета ЕФС-1 при увольнении сотрудника


Как отчитаться в фонды за 2022 год

За 2022 год отчитываемся по-старому. Для всей отчетности за 2022 год действуют прежние формы и сроки сдачи. Но отправить отчеты нужно в новый СФР.

Важно! В 2023 году в последний раз подаем многие страховые формы: СЗВ-М за декабрь, расчет 4-ФСС за 4 квартал 2022 года, СЗВ-СТАЖ и ОДВ-1 за 2022 год. С отчетного периода-2023 года нужно заполнять новый отчет ЕФС-1. 

Вот как страхователю отчитаться за 2022 год:

  1. СЗВ-М за декабрь 2022 — до 16 января 2023 года.

  2. СЗВ-ТД по кадровым событиям декабря 2022 — до 16 января 2023 года.

  3. ДСВ-3 за 4 квартал 2022 — до 20 января 2023 года.

  4. Расчет 4-ФСС за 4 квартал 2022 — до 20 января 2023 года на бумаге и до 25 января 2023 года в электронном виде.

  5. СЗВ-СТАЖ и ОДВ-1 за 2022 год — до 1 марта 2023 года.

Уточненные отчеты по формам 2022 года тоже подаем на старых бланках, но в новый СФР. Например, если страхователь обнаружил ошибку в годовом 4-ФСС, нужно подать корректировку на бланке из приказа ФСС № 80 от 14.03.2022.


Как накажут за нарушения по ЕФС-1

Страхователей штрафуют за просрочку или несданные сведения, за ошибки в отчетах, за отправку информации в некорректной форме. Размеры штрафов для разных нарушений отличаются:

  1. Просрочка или ошибки в отчетности о застрахованных лицах — 500 рублей за каждое застрахованное лицо с недостоверной информацией.

  2. Просрочка или ошибки в отчетности по трудовой деятельности — от 300 до 500 рублей.

  3. Просрочка или ошибки в отчетности по страховым взносам на травматизм — за каждый месяц просрочки в размере 5% от начислений за последние 3 месяца по отчету, но не больше 30% от этой суммы и не меньше 1 000 рублей. 

  4. Подача в бумажной форме вместо электронной — 1 000 рублей.

Важно! С 2023 года действуют послабления по штрафам. Если страхователь подает корректировку в течение 5 дней после получения уведомления от СФР или сам обнаружит и исправит неточности, его освободят от взысканий.

Когда страхователь нарушает сроки отчетности или отправляет отчет с ошибками, фонд присылает ему требование об административном взыскании — в течение 20 дней. Если заплатить по требованию в течение 10 дней, страхователю сделают скидку 50%. То есть штраф будет в два раза меньше.


Редакция актуальна на 13 марта 2023 года


Рубрика: Бизнес Бухгалтерия
0
Guest
Ужасно. Ни в одной строчке такой огромной статьи нет расшифровки ГПХ.  
Имя Цитировать
0
redactor
Добрый день! Спасибо за комментарий, дали расшифровку.
Имя Цитировать
Все 12 тем