Отчет ЕФС-1 в 2023 году: сроки сдачи, образец, бланки

Новый отчет ЕФС-1: что за форма и кто сдает

С 1 января 2023 года ФСС присоединили к ПФР. Новая структура называется Фонд пенсионного и социального страхования РФ. Сокращенно — Социальный фонд России или СФР.

Социальный фонд занимется тем же, чем раньше Пенсионный фонд и Соцстрах по отдельности — персонифицированным учетом застрахованных лиц по обязательному пенсионному и социальному страхованию. Для ведения учета по ОПС и ОСС Социальному фонду необходимы сведения от страхователей — новый отчет ЕФС-1.

Важно! Расшифровка отчета ЕФС-1, который нужно сдавать с 2023 года — единая форма сведений для ведения индивидуального (персонифицированного) учета и сведений о начисленных страховых взносах на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний. 

Скачать бланк отчета ЕФС-1 на 2023 год

Представители Пенсионного фонда РФ разъяснили, кто сдает отчет ЕФС-1 с 2023 года — все страхователи без исключений. Даже если компания временно не ведет деятельность или в ней нет сотрудников, все равно нужно отправить сведения в СФР. Отчет ЕФС-1 — обязательный.

Как и для любой другой отчетности, руководитель назначает ответственного сотрудника, который будет отчитываться в СФР. Он сам определяет, кто должен сдавать ЕФС-1 — бухгалтер или кадровик. Но поскольку в этой форме отражают сведения о работниках и уплаченных за них страховых взносах, логичнее, чтобы этой отчетностью занимался бухгалтер. А вот персональные сведения о сотрудниках и реквизиты приказов о приеме, увольнении, переводе можно запросить у кадровика.

Если у вас в штате нет квалифицированного специалиста, советуем передать эту часть работы на аутсорс. Эксперты Первой Экспертной Бухгалтерии подготовят все необходимые документы и сами отправят их в инспекции, а также подскажут, как законно сэкономить на налогах. 

Какие сведения отправляют в составе ЕФС-1

В отчете ЕФС-1 страхователи показывают:

• персонифицированные сведения по застрахованным лицам;

• сведения о начисленных и уплаченных страховых взносах на травматизм.

Отчет ЕФС-1 состоит из двух разделов, а в каждом из них — несколько подразделов. Все страхователи заполняют:

1. Раздел 1 «Сведения о трудовой (иной) деятельности, страховом стаже, зарплате и дополнительных страховых взносах на накопительную пенсию». Включает информацию о ваших сотрудниках, их трудовой деятельности, страховом стаже, периодах работы и получаемом заработке.

2. Раздел 2 «Сведения о начисленных страховых взносах на ОСС от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний». В него войдут показатели по начисленным взносам на травматизм. 

Отчет ЕФС-1 формируют по данным из первичных документов — договоров, приказов, бухгалтерской информации. В таблице показали, как заполнять подразделы ЕФС-1 и как они связаны со старыми отчетными формами. 

Титульный лист ЕФС-1 заполняется всегда — независимо от того, какие разделы и подразделы сдает страхователь. Подраздел 1 раздела 1 обязательно заполняют при сдаче подразделов 1.1, 1.2 и 1.3. А в разделе 2 все страхователи обязаны заполнить подразделы 2.1 и 2.3, а вот 2.1.1 и 2.2 сдают, только если есть отчетные показатели.

Кроме того, с 2023 года в налоговую нужно сдавать новый ежемесячный отчет — персонифицированные сведения о физлицах. Именно он и заменит форму СЗВ-М, которую упраздняют с 2023 года. В ежемесячном отчете для ИФНС нужно указывать персональный данные и сумму начислений по каждому сотруднику, с которым заключен трудовой или гражданско-правовой договор. Сдавать его нужно до 25 числа следующего месяца. 

Правильно составить кадровые документы и навести порядок в бухгалтерских делах компании вам помогут специалисты сервиса Первая Экспертная Бухгалтерия. Воспользуйтесь их поддержкой, если у вас нет штатных специалистов, а самостоятельно вести бумажные дела компании нет ни сил, ни времени.

Как и когда сдавать отчет ЕФС-1

Для разных разделов и подразделов отчета ЕФС-1 в 2023 году установили разные сроки сдачи. То есть направлять сведения нужно в разное время. Заполнять каждый раз всю форму ЕФС-1 не нужно.

К примеру, сведения о страховом стаже надо сдать раз в год, а о взносах на травматизм — раз в квартал. Информацию о трудовой деятельности будем сдавать по аналогии с СЗВ-ТД — только при наступлении кадрового события.

В таблице — сроки сдачи всех разделов отчета ЕФС-1 в 2023 году. 

Если в течение года застрахованный сотрудник подаст страхователю заявление о срочной пенсионной выплате, нужно подготовить и отправить сведения о стаже в течение трех рабочих дней (п. 4 ст. 11 Федерального закона № 27-ФЗ от 01.04.1996).

Отчет ЕФС-1 можно сдавать на бумаге или в электронном виде. Бумажный отчет могут подать страхователи, если численность их работников, включая ГПД — не больше 10 человек. Бумажный ЕФС-1 представляют в территориальное отделение СФР лично или через доверенного представителя.

Электронную форму ЕФС-1 нужно подать в определенном формате: он уже разработан, но не утвержден. Заполненный раздел подписывают усиленной квалифицированной электронной подписью и отправляют в фонд через специализированные программы отчетности по ТКС.

Как заполнить отчет ЕФС-1: примеры

Практически все разделы нового отчета ЕФС-1 в 2023 году заполняют по аналогии с отчетностью, которая действовала в 2022 году. А вот порядок заполнения формы о трудовой деятельности существенно изменили. Разберем несколько примеров заполнения подраздела 1.1 раздела 1 отчета ЕФС. Напоминаем, что титульный лист страхователи заполняют в любом случае.

Как отчитаться в фонды за 2022 год

За 2022 год отчитываемся по-старому. Для всей отчетности за 2022 год действуют прежние формы и сроки сдачи. Но отправить отчеты нужно в новый СФР.

Важно! В 2023 году в последний раз подаем многие страховые формы: СЗВ-М за декабрь, расчет 4-ФСС за 4 квартал 2022 года, СЗВ-СТАЖ и ОДВ-1 за 2022 год. С отчетного периода-2023 года нужно заполнять новый отчет ЕФС-1. 

Вот как страхователю отчитаться за 2022 год:

1. СЗВ-М за декабрь 2022 — до 16 января 2023 года.

2. СЗВ-ТД по кадровым событиям декабря 2022 — до 16 января 2023 года.

3. ДСВ-3 за 4 квартал 2022 — до 20 января 2023 года.

4. Расчет 4-ФСС за 4 квартал 2022 — до 20 января 2023 года на бумаге и до 25 января 2023 года в электронном виде.

5. СЗВ-СТАЖ и ОДВ-1 за 2022 год — до 1 марта 2023 года.

Уточненные отчеты по формам 2022 года тоже подаем на старых бланках, но в новый СФР. Например, если страхователь обнаружил ошибку в годовом 4-ФСС, нужно подать корректировку на бланке из приказа ФСС № 80 от 14.03.2022.

Как накажут за нарушения по ЕФС-1

Страхователей штрафуют за просрочку или несданные сведения, за ошибки в отчетах, за отправку информации в некорректной форме. Размеры штрафов для разных нарушений отличаются:

1. Просрочка или ошибки в отчетности о застрахованных лицах — 500 рублей за каждое застрахованное лицо с недостоверной информацией.

2. Просрочка или ошибки в отчетности по трудовой деятельности — от 300 до 500 рублей.

3. Просрочка или ошибки в отчетности по страховым взносам на травматизм — за каждый месяц просрочки в размере 5% от начислений за последние 3 месяца по отчету, но не больше 30% от этой суммы и не меньше 1 000 рублей. 

4. Подача в бумажной форме вместо электронной — 1 000 рублей.

Важно! С 2023 года действуют послабления по штрафам. Если страхователь подает корректировку в течение 5 дней после получения уведомления от СФР или сам обнаружит и исправит неточности, его освободят от взысканий.

Когда страхователь нарушает сроки отчетности или отправляет отчет с ошибками, фонд присылает ему требование об административном взыскании — в течение 20 дней. Если заплатить по требованию в течение 10 дней, страхователю сделают скидку 50%. То есть штраф будет в два раза меньше.

Редакция актуальна на 13 марта 2023 года