Как начать бухгалтерский бизнес

Особенности бухгалтерского аутсорсинга на старте

Когда бухгалтер открывает бизнес и набирает первых клиентов, обычно он работает с небольшими фирмами и предпринимателями. Хотя бы потому что репутации, опыта и административного ресурса пока не хватает, чтобы крупные компании хотели доверить ему свой учет или приходили за консультациями.

Это нужно учитывать на старте: первые несколько месяцев или лет бухгалтер-аутсорсер работает в основном с «малышами», которые не справляются с учетной рутиной сами, но штатный бухгалтер им не по карману. Из этого есть несколько выводов:

• нужно ориентировать рекламные кампании на микро- и малые предприятия;

• в пакете должны быть услуги, интересные этой аудитории: скажем, им не понадобится подготовка к обязательному аудиту, а вот консультации по разблокировке счета или восстановление бухгалтерского учета — вполне;

• бухгалтерский софт тоже лучше выбирать с учетом аудитории: например, 1С «тяжеловат» для работы с ИП, а вот Эльба или простой набор в БухСофте будут удобны.

Еще одна особенность нового бухгалтерского бизнеса — в самом начале можно обойтись без аренды офиса, хорошо сэкономить на этом и предложить клиентам более низкие цены. Даже многие состоявшиеся обслуживающие бухгалтерии не спешат снимать помещение: они работают с сотрудниками удаленно и просто выбирают удобные онлайн-сервисы для работы. Тем более, клиенты из сферы малого бизнеса спокойно относятся к удаленному обслуживанию, часто им даже удобнее встречаться с бухгалтером на своей территории или передавать документы через интернет.

Шаг 1. Обозначьте нишу своих услуг

Бухгалтер-аутсорсер должен быть специалистом экспертного уровня в своей сфере услуг. Это касается и бухгалтеров-одиночек, и руководителей, которые набирают штат сотрудников и занимаются только контролем и управлением. Так вы сможете предлагать услуги высокого качества, сохранять текущих клиентов и привлекать новых, благодаря отзывам и «сарафанному радио». 

Чтобы выявить свои сильные стороны и обозначить нишу хотя бы для старта в бизнесе, проведите ревизию навыков. Оцените их по таким критериям:

• какие умения будут лучше продаваться: например, учет на УСН, консультации по налогам, открытие и ликвидация фирм и ИП;

• можно ли продавать такие услуги через интернет;

• достаточно ли вам знаний, чтобы продвигаться в выбранной сфере — писать посты для соцсетей, тексты для наполнения вашего сайта или создавать ролики Youtube.

Когда вы ясно обозначите свою нишу — набор конкретных услуг — вам проще будет выстраивать работу. Бизнесмены по вашему списку услуг смогут определиться, что вы предлагаете и подходит ли это им. К вам будут приходить именно «ваши» клиенты, и не придется заниматься непонятными и сложными процессами. А еще вам самим будет проще создать образ вашего бизнеса и УТП — уникальное торговое предложение, об этом мы расскажем ниже.

Кроме того, меньше доверия вызывают начинающие бухгалтеры и фирмы, которые предлагают все подряд — от сдачи нулевых деклараций до юридического сопровождения банкротства. Поэтому сосредоточьтесь на сфере, в которой вы настоящий профи. 

Ограничивать нишу можно не только по сфере услуг — скажем, учет на УСН и патенте, сдача «нулевок», кадровый учет. Вы можете работать только в конкретной отрасли — например, в стройке и ремонте, общепите или малой рознице. Можете установить конкретный регион, со спецификой которого знакомы.

К базовым услугам можно добавить дополнительные: консультации по налоговому или управленческому учету, обучение самостоятельному ведению дел или оптимизации налогов. Главное, чтобы вы могли уверенно справиться с этими задачами.

Шаг 2. Обозначьте целевую аудиторию и УТП

Главный вопрос на старте бухгалтерского аутсорсинга — как найти клиентов, поэтому после уточнения списка услуг бухгалтеру нужно будет точнее определиться с целевой аудиторией. Это люди, которым интересно и нужно ваше предложение: например руководители небольших строительных организаций и предприниматели-ремонтники. Или хозяева маленьких кофеен и кондитерских. 

Опишите свою аудиторию подробнее с учетом деталей: возрастной диапазон, пол, сфера интересов, жизненные ценности. Это поможет правильно наполнять сайт, писать посты в соцсетях и заказывать таргетированную рекламу. Ведь каждая группа людей имеет свои важные смыслы и «боли», в которые нужно попасть и заинтересовать клиента. Проведите свое маленькое исследование, почитайте блоги предпринимателей вашей аудитории, посмотрите их сайты постарайтесь выделить важные ключевые черты. Все это поможет «резонировать» с ними и говорить на одном языке.

После этого подумайте, чем именно вы можете заинтересовать своего клиента. В чем уникальность вашего предложения и чем оно лучше, интереснее или выгоднее других на этом рынке? Сформулируйте ваши выгоды и найдите отличия от предложений других бухгалтеров — для этого придется провести исследование конкурентов, их сайтов и соцсетей. Может быть, у вас особенная подготовка в вашей сфере, уникальный опыт, продуманный алгоритм коммуникации и обмена документами через веб-сервисы. 

Низкие цены — не лучший способ выделиться среди конкурентов. Если кроме демпинга у вас нет позитивного предложения, это может вызвать подозрения и отпугнуть клиентов. Поэтому сформулируйте, как именно вы поможете клиенту решить его проблему и какие плюсы он получит от работы с вами. 

Когда сформулируете УТП для себя, опишите его для клиентской аудитории — сами или с помощью копирайтера. Расскажите об особенностях ваших услуг, приведите примеры, делитесь советами. Это поможет создать бренд и репутацию, чтобы удачно продвигаться. Вы должны быть узнаваемыми, чтобы целевая аудитория заметила вас и захотела купить услуги.

На этом этапе будет здорово сформулировать и правила сотрудничества: сроки и каналы передачи первичных документов, время и каналы для общения и консультаций и т. д. Так вы обозначите условия, в которых вам комфортно работать. Это поможет упорядочить взаимодействие с предпринимателями и немного застрахует от токсичных клиентов.

Шаг 3. Рассчитайте первоначальные вложения

На начальном этапе бизнес может требовать минимум вложений, так как бухгалтеру можно работать на себя, опираясь на имеющиеся навыки, знания, оборудование и софт. Но их все равно надо рассчитать. Распишите все предполагаемые расходы помесячно хотя бы на один год, это поможет понять, какие ресурсы и на каком этапе понадобятся. Затем вы сведете расчеты по расходам и выручке в единый финансовый план, и сможете увидеть, как будет развиваться бухгалтерский бизнес, какие есть дедлайны по платежам, каков запас прочности.

Чем детальнее вы учтете все статьи затрат, тем полезнее будет расчет. Начинающие бухгалтеры-аутсорсеры порой занижают многие расходы или не учитывают некоторые направления вовсе, и это плохо заканчивается. Перечислим статьи расходов, которыми часто пренебрегают.

Ваша зарплата. Вы не должны работать бесплатно даже на старте. Иногда руководитель не считает работой свои переговоры с потенциальными клиентами или управление сотрудниками, но этот труд тоже имеет свою цену. Если вы выполняете разные роли, отразите это в плане. Закладывайте долю для каждой должности, чтобы в результате получилось 100%: например, бухгалтер — 50%, руководитель — 20%, менеджер по продажам — 30%. Если потом вы решите передать эти функции другим людям, у вас будет для этого предусмотренный ресурс.

Зарплата сотрудников. Чтобы развивать бизнес и увеличивать поток клиентов, в будущем вам могут понадобиться новые сотрудники. На расширение команды нужно заложить расходы в себестоимость, иначе потом у вас может просто не быть на них денег.

Капитальные затраты. Вы можете не арендовать офис и не покупать в него мебель и оборудование. Но даже если вы работаете на своем домашнем компьютере, запишите в план его примерную стоимость, добавьте затраты на софт, электронную подпись, подписку на нормативно-правовую базу и другие необходимые вещи — и распределите пропорционально на весь срок полезного использования. 

Продвижение. Даже если рекламу вы будете заказывать не сразу, закладывайте расходы на нее. В будущем вам могут понадобиться услуги таргетолога, контекстолога или smm-специалиста, не говоря о сайте или прямых расходах на рекламу.

Орграсходы. У вас может быть множество дополнительных статей расходов: курьер, конверты и папки, бумага и чернила для принтера и т. д. Постарайтесь зафиксировать все максимально подробно.

Обучение. Ценность и стоимость ваших услуг во многом зависит от квалификации и ее постоянного повышения. Если вы и сотрудники учитесь новому, то не просто можете показать клиентам свежие сертификаты, а предлагаете больше услуг и работаете быстрее.

Шаг 4. Рассчитайте стоимость ваших услуг

Обычная проблема бухгалтерского бизнеса — аутсорсер не знает, какова фактическая себестоимость его услуг. Поэтому часто он соглашается на среднерыночный чек и условия, которые предлагает или продавливает клиент. Иногда в этом случае он работает в убыток, не зная об этом. Расчет реальной себестоимости помогает составить грамотный прайс, гибко менять чек при изменении объемов работы и наглядно объяснять клиентам, почему цена именно такая. 

Для расчета себестоимости вам как раз пригодится план расходов. Прибыль должна, как минимум, покрывать ваши расходы, лучше с запасом. Оцените объем необходимой в месяц прибыли, чтобы она покрывала годовые расходы, и рассчитайте несколько важных показателей.

Стоимость часа — главный из них, на его основе можно рассчитать остальные показатели. Чтобы определить стоимость часа, нужно месячную сумму расходов разделить на среднее число рабочих часов в месяце. Если вы и ваши сотрудники работаете в режиме 40-часовой недели, то в месяц, в среднем, каждый тратит 164 часа. Если загруженность отличается от 40-часовой недели, рассчитайте среднее число рабочих часов в месяц отдельно.

Теперь вы можете оценивать загрузку, свою и сотрудников, не только в ведении бухгалтерии, но и в других услугах — регистрации фирмы, восстановлении учета, консультациях. Трудоемкость услуг разная, чтобы определить стоимость конкретной услуги, нужно понять, сколько рабочих часов она займет. На услуги с высоким спросом или высокой среднерыночной стоимостью можно поднимать цены, главное — чтобы они не были ниже себестоимости. Если кажется, что стоимость слишком высока и не конкурентна, «калибруйте» расходы: может быть, стоит отказаться от аренды офиса или дорогого софта.

Например, ваши расходы в месяц — 150 000 рублей, число рабочих часов у вас и одного сотрудника в месяц: 2 * 164 = 328 часов. Делим 150 000 на 328, получаем 457 рублей — стоимость часа, округлим в большую сторону до 500 рублей.

Чек для конкретного клиента — еще один важный показатель. Если это текущий клиент, вы можете оценить трудоемкость работы с ним. Если клиент свежий, придется опираться на опыт и оценивать трудоемкость приблизительно. Чтобы рассчитать чек для клиента, умножьте стоимость часа на количество часов в месяц, которые бухгалтер тратит на клиента. Если трудоемкость растет или падает, вы можете повышать или понижать чек.

Например, на клиента А вы тратите 10 часов в месяц: 500 * 10 = 5 000 рублей стоимость обслуживания. Клиенту Б вы даете двухчасовую консультацию по управленческому учету: 500 * 2 = 1 000 рублей — минимальная стоимость консультации.

Стоимость первичного документа — тоже базовый показатель, он помогает обосновать клиенту повышение или понижение чека и создать тарифную линейку в вашем бизнесе. Определите, сколько времени вы тратите на один первичный документ в среднем от начала работы до самого конца, когда документ введен в систему и отправлен в архив. Умножьте стоимость часа на затраченное время — и вы получите стоимость первичного документа.

Здесь есть нюансы: у разных клиентов могут быть документы разного объема: скажем, в типичной накладной клиента А 15 позиций, а в накладной клиента Б — 40. Придется искать какие-то средние значения или рассчитывать разные значения для разных клиентов и случаев. Аналогично можно рассчитать минимальную стоимость любой операции.

Например, на один первичный документ вы тратите, в среднем, 15 минут = ¼ часа. Тогда стоимость документа = ¼ * 500 = 125 рублей.

Стоимость часа специалиста. У главбуха, бухгалтера по первичке и юриста разная стоимость часа. Определитесь со стоимостью для каждого из ваших сотрудников, это поможет быстро оценивать проекты, в которые вовлечены несколько человек.

Шаг 5. Регистрируйте бизнес и продвигайте услуги

Открыть бухгалтерскую фирму можно при любой форме собственности (ИП или ООО), и после того как вы зарегистрируете бизнес, действуйте согласно плану. Если вы заложили в расходы создание и поддержку сайта — найдите исполнителя. Если планируете продвигаться с помощью соцсетей — займитесь этим сами или привлеките специалистов. Чтобы создать о себе позитивное впечатление и получить лояльных клиентов, действуйте системно:

• опишите ваши услуги полно и доступно, с учетом особенностей вашей аудитории, максимально заполните профили в соцсетях;

• публикуйте новости и посты о ваших преимуществах, рассказывайте о случаях из практики;

• как только клиенты будут готовы давать отзывы — обязательно размещайте их;

• рассказывайте об изменениях в законодательстве, которые актуальны для вашей аудитории, давайте полезные советы, напоминайте о важных задачах в новостях;

• разберитесь в настройках таргетированной рекламы или привлеките специалиста, освойте Яндекс.Директ и AdWords от Google;

• пишите короткие статьи о налогах, учете и управлении бизнесом, которые могут быть полезными для вашей аудитории;

• публикуйте объявления о своих услугах на доступных бесплатных или условно бесплатных площадках: Авито, Яндекс.Услуги, Профи.ру, давайте в них ссылку на ваши соцсети или сайт;

• ищите площадки, где «обитают» ваши клиенты-предприниматели: форумы и группы, офлайновые выставки, ярмарки и бизнес-центры — и заявляйте о себе;

• в сети общайтесь, отвечайте на вопросы и предлагайте узнать больше на вашей странице, в офлайне — оставляйте свои визитки или рекламные листовки.

Итак, чтобы заниматься бухгалтерией как бизнесом, на старте нужно верно сориентироваться — на «малышей», определиться с набором ваших услуг, найти нишу клиентов и описать услуги именно для них. Затем написать финансовый план, рассчитать минимальную стоимость услуг и составить прайс. После этого можно стартовать и продвигать себя в сети и офлайне.