Что такое УПД и в чем его плюсы для бизнеса

18 января 2022
0
212
Рубрика: Налоги Бизнес Бухгалтерия
Яна Ключерева
Яна Ключерева
Руководитель экспертной бухгалтерии ПЭБ
Чтобы упростить жизнь бухгалтеру, налоговая разработала и разрешила применять универсальный передаточный документ, или УПД. О том, что такое УПД, для чего нужна форма и как ее заполнить с учетом изменений в законодательстве, читайте в статье.

УПД — это специально разработанная форма для упрощения бухгалтерского и налогового учета, которая регистрирует передачу имущественных прав, факт отгрузки товаров, факт выполнения работ или оказания услуг.

Важно! УПД — необязательная для заполнения форма. Но если бухгалтерия решила ее использовать, это право следует закрепить в учетной политике компании, а также разработать и утвердить шаблон.


Какие документы заменяет УПД

Универсальный передаточный документ сочетает в себе черты таких бухгалтерских документов, как товарная накладная и счет-фактура.

Письмо от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@

Универсальный передаточный документ предложила использовать налоговая в качестве замены части налоговой и первичной документации, информация в которых дублируется. УПД предлагается заменить там, где это удобно, такие формы:

  • счет-фактура;

  • товарная накладная (ТОРГ-12);

  • накладная на отпуск материалов (М-15);

  • акт приема-передачи основных средств ОС-1;

  • акт приемки-сдачи выполненных работ;

  • акт оказанных услуг.

Форма, которую разработала налоговая, всего лишь рекомендованная и может быть трансформирована под нужды бизнеса, если добавить дополнительные реквизиты к существующим. 


Когда и кто оформляет УПД

УПД заполняет уполномоченное лицо: бухгалтер или руководитель организации. 

Перечислим сферы применения УПД:

  • продажа товаров, оказание услуг или выполнение работ;

  • посреднические, агентские услуги;

  • распределение активов внутри структуры организации.

УПД используют в двух вариантах:

  • как счет-фактуру и накладную одновременно: актуально для организаций, которые работают с НДС;

  • как накладная или акт — для операций, не облагаемых НДС.

Какой из них применяют, ясно из статуса, который указывают при заполнении: 1 — для комбинации счета-фактуры и накладной; 2 — для накладной и акта.

Одна и та же организация имеет право использовать оба статуса в разных ситуациях.

п.3 ст. 168 НК РФ

Если УПД используют как счет-фактуру, заполнить форму следует в течение 5 дней с момента отгрузки продукции или выполнения работ. УПД в качестве первички следует сформировать при совершении операции или сразу после. Разница между датами отгрузки и формирования документа возможна, но не должна превышать сутки.


Преимущества и недостатки универсального передаточного документа

Бухгалтеры-практики отмечают следующие плюсы УПД:

  • Экономия времени. Раньше на одну операцию требовалось оформить несколько документов, например счет-фактуру и товарную накладную либо накладную по форме М-15. Теперь достаточно одного.

  • Варианты использования. Единый бланк, заполненный в двух вариантах, может решить разные задачи, например, быть актом выполненных работ и документом об отгрузке товара. 

  • Оформление сопутствующей операции. УПД удобен, когда услуга и изделие оформлены в одном документе. Например, если оборудование привозят и сразу же подключают.

  • Снижение издержек. С применением УПД в документообороте число «бумажек» снизилось. Хранить такую документацию также проще.

Некоторые отмечают и минусы применения этого типа документа:

  • Поправка на регион. Если вы работаете с контрагентами в нескольких регионах страны, будьте готовы к тому, что партнеры попросят переделать документ. Так, в Башкирии, в отличие от всей страны, принята обязательная графа 10б, где нужно указать регион происхождения товара.

  • Контрагенты отказываются принять УПД. Случаются откровенные случаи самоуправства со стороны партнеров и налоговиков. Например, не принимают УПД, оформленный по доверенности, а кто-то «по старинке» предпочитает работать с оригинальными документами, не принимая УПД. Обычно мотивируют тем, что работают «как правильно».


Изменения в законе

Постановление Правительства РФ от 02.04.2021 № 534

С 1 июля 2021 года действует новая форма счета-фактуры. Изменения продиктованы внедрением в России системы прослеживаемости товаров.

Таким образом, чтобы применять УПД в 2022 году вместо счета-фактуры, следует видоизменить бланк универсального передаточного документа в этой части. Бухгалтеры могли сделать это самостоятельно.

Перечислим изменения в бланке УПД. Появились:

  • строка 5а, куда вносят реквизиты документа об отгрузке;

  • графа 11 (регистрационный номер партии прослеживаемого товара), а саму графу — переименовать в «Регистрационный номер таможенной декларации»;

  • графы 12 и 12а (код прослеживаемого товара и единицы измерения);

  • графа 13 (общее число единиц прослеживаемого товара).

Важно! Проверьте, не устарела ли форма УПД, которую вы используете.

Также с 1 июля 2021 года продавец обязан передать счет-фактуру или новую форму УПД со статусом «1» физлицу, даже если тот приобрел товар для личного пользования.


Как заполнить УПД

Формы заполнения

Бухгалтер оформляет УПД в бумажном или электронном варианте. 

Обычно бумажную УПД оформляют, когда:

  • первичный документ направляют контрагенту, например с водителем;

  • УПД выступает в роли первички;

  • в документе отражены разные типы прав или операций, например на имущество и услуги.

УПД на бумаге подписывают стороны, участвующие в операции. 

Важно! Теперь можно не дублировать подписи. Например, если лицо, которое подписало часть, дублирующую счет-фактуру, также является грузоотправителем, во втором случае достаточно указать ФИО и должность.

Но чаще всего используют электронные УПД в файле XML. В таких вариантах:

  • документ заполняет только отправитель, или продавец, с информацией исключительно о себе;

  • в форме содержатся данные о продавце и покупателе (получателе) товаров, работ или услуг.

Отправка электронных УПД экономит время. Достаточно сформировать документ, заверить электронной подписью и отправить контрагенту.

Важно! Подписывать электронный документ может только руководитель организации или уполномоченное лицо по действующей доверенности.

Правила заполнения УПД 

По сути, УПД — это счет-фактура с дополнительными реквизитами. Следовательно, при заполнении следует руководствоваться актуальными правилами оформления счета-фактуры.

Строка


Рекомендации

Статус «1»

Статус «2»

Верхний левый угол, статус документа

«1»: УПД используется как счет-фактура и передаточный документ для нужд налогообложения.

Наличие реквизита «5а» критично.

«2»: УПД как первичный документ (накладная, акт)

1

Проставляется номер, порядковый по журналу учета полученных и выставленных счетов-фактур, и дата документа

«Счет-фактурная» часть УПД

2 (2а, 2б)

Полное и краткое наименование продавца, полный юридический адрес и реквизиты (ИНН/КПП)

3 и 4

Реквизиты грузополучателя и грузоотправителя — в случае поставок.

Если продавец отправляет груз, в строке 3 напишите «Он же».

Если УПД оформляется на услуги или работы, поставьте прочерки.

Строку 4 можно не заполнять

5

Если работа выполнена или груз поставляется по предоплате или авансу, внесите реквизиты платежного поручения.

Если нет — прочерк.

Можно не заполнять

Соответствует строке 1, если товары не относятся к прослеживаемым.

Заполняются реквизиты документа для прослеживаемых товаров.

Можно не заполнять

6 (6а, 6б)

Полное и краткое наименование покупателя, полный юридический адрес и реквизиты (ИНН/КПП)

Можно не заполнять

7

Название и код валюты. 

Стандартно: «Российский рубль, 643».

Можно записать иностранную валюту, только если такие расчеты отражены в договоре. 

8

Заполняется, если договору присвоен уникальный идентификатор госконтракта. 

Если нет — прочерк.

Таблица счета-фактуры

А

Номера строк по порядку

Б

Код для:

  • товара (артикул);

  • работ (ОКВЭД);

  • услуг (ОКУН).

Заполняют, если компания претендует на налоговые льготы.

Наименование товаров, описание услуг, работ или переданных имущественных прав 

Код вида товаров для экспорта в страны ЕАЭС (по справочнику ТН ВЭД). 

Если нет — прочерк

2, 2а 

Код единицы измерения. 

Например, для штук — 796. 

В строке 2а расшифровка — «шт.»

Можно не заполнять

3

Количество, объем товара или услуг.

Если не поддается подсчету — прочерк.

Можно не заполнять

4

Стоимость единицы товара, без НДС

Можно не заполнять

5

Общая стоимость, без НДС

Можно не заполнять

6

Если реализуете подакцизные товары, заполняете сумму акциза.

Если нет — формулировка «Без акциза».

Можно не заполнять

7

Ставка НДС или «Без НДС»

Не заполняется

8

Сумма НДС (без округления) или «Без НДС»

Не заполняется

9

Общая стоимость с НДС

Не заполняется

10, 10а, 11

Для импортных товаров: страна происхождения, код по ОКСМ, регистрационный номер таможенной декларации (11).

Для отечественных товаров, работ и услуг: прочерки.

В респ. Башкортостан заполняется графа 10б: регион происхождения товара.

Не заполняется

12, 12а, 13

Заполняют для прослеживаемых товаров

Поле для подписей

Подписывают руководитель организации и уполномоченный сотрудник (главбух)

Товарно-накладная часть УПД

10

Основание передачи или получения — реквизиты договора

11

Заполняется, если дополнительно составляют транспортную накладную

12

Должность, ФИО и подпись отправителя или того, кто сдает работу 

13

Дата отгрузки или сдачи

14

Заполняют, если есть дополнительные сопроводительные документы

15

Должность, ФИО и подпись ответственного за оформление. В случае дублирования данных достаточно ФИО и должности.

16

Наименовании компании или ИП, номер ИНН/КПП (грузоотправитель или подрядчик)

17

Должность, ФИО и подпись получателя груза или того, кто принял работы

18

Дата получения или приемки

19

Заполняют, если есть дополнительные документы

20

Должность, ФИО и подпись ответственного за факт хозяйственной жизни. Если совпадает с грузополучателем, достаточно ФИО и должности.

21

Наименовании компании или ИП, номер ИНН/КПП (получатель груза или услуги)

Важно! Если оформляете бумажный УПД, укажите число листов документа в специальном поле слева под табличной частью.

Скачать рекомендации налоговой по заполнению УПД

УПД: образец заполнения 2021-2022 гг. (выполненные работы)

Скачать бланк УПД в Excel 

Скачать образец УПД на отгрузку товаров


Рубрика: Налоги Бизнес Бухгалтерия
Все 10 тем