Что такое УПД и в чем его плюсы для бизнеса

УПД — это специально разработанная форма для упрощения бухгалтерского и налогового учета, которая регистрирует передачу имущественных прав, факт отгрузки товаров, факт выполнения работ или оказания услуг.

Важно! УПД — необязательная для заполнения форма. Но если бухгалтерия решила ее использовать, это право следует закрепить в учетной политике компании, а также разработать и утвердить шаблон.

Какие документы заменяет УПД

Универсальный передаточный документ сочетает в себе черты таких бухгалтерских документов, как товарная накладная и счет-фактура.

Универсальный передаточный документ предложила использовать налоговая в качестве замены части налоговой и первичной документации, информация в которых дублируется. УПД предлагается заменить там, где это удобно, такие формы:

• счет-фактура;

• товарная накладная (ТОРГ-12);

• накладная на отпуск материалов (М-15);

• акт приема-передачи основных средств ОС-1;

• акт приемки-сдачи выполненных работ;

• акт оказанных услуг.

Форма, которую разработала налоговая, всего лишь рекомендованная и может быть трансформирована под нужды бизнеса, если добавить дополнительные реквизиты к существующим. 

Когда и кто оформляет УПД

УПД заполняет уполномоченное лицо: бухгалтер или руководитель организации. 

Перечислим сферы применения УПД:

• продажа товаров, оказание услуг или выполнение работ;

• посреднические, агентские услуги;

• распределение активов внутри структуры организации.

УПД используют в двух вариантах:

• как счет-фактуру и накладную одновременно: актуально для организаций, которые работают с НДС;

• как накладная или акт — для операций, не облагаемых НДС.

Какой из них применяют, ясно из статуса, который указывают при заполнении: 1 — для комбинации счета-фактуры и накладной; 2 — для накладной и акта.

Одна и та же организация имеет право использовать оба статуса в разных ситуациях.

Если УПД используют как счет-фактуру, заполнить форму следует в течение 5 дней с момента отгрузки продукции или выполнения работ. УПД в качестве первички следует сформировать при совершении операции или сразу после. Разница между датами отгрузки и формирования документа возможна, но не должна превышать сутки.

Преимущества и недостатки универсального передаточного документа

Бухгалтеры-практики отмечают следующие плюсы УПД:

• Экономия времени. Раньше на одну операцию требовалось оформить несколько документов, например счет-фактуру и товарную накладную либо накладную по форме М-15. Теперь достаточно одного.

• Варианты использования. Единый бланк, заполненный в двух вариантах, может решить разные задачи, например, быть актом выполненных работ и документом об отгрузке товара. 

• Оформление сопутствующей операции. УПД удобен, когда услуга и изделие оформлены в одном документе. Например, если оборудование привозят и сразу же подключают.

• Снижение издержек. С применением УПД в документообороте число «бумажек» снизилось. Хранить такую документацию также проще.

Некоторые отмечают и минусы применения этого типа документа:

• Поправка на регион. Если вы работаете с контрагентами в нескольких регионах страны, будьте готовы к тому, что партнеры попросят переделать документ. Так, в Башкирии, в отличие от всей страны, принята обязательная графа 10б, где нужно указать регион происхождения товара.

• Контрагенты отказываются принять УПД. Случаются откровенные случаи самоуправства со стороны партнеров и налоговиков. Например, не принимают УПД, оформленный по доверенности, а кто-то «по старинке» предпочитает работать с оригинальными документами, не принимая УПД. Обычно мотивируют тем, что работают «как правильно».

Изменения в законе

С 1 июля 2021 года действует новая форма счета-фактуры. Изменения продиктованы внедрением в России системы прослеживаемости товаров.

Таким образом, чтобы применять УПД в 2022 году вместо счета-фактуры, следует видоизменить бланк универсального передаточного документа в этой части. Бухгалтеры могли сделать это самостоятельно.

Перечислим изменения в бланке УПД. Появились:

• строка 5а, куда вносят реквизиты документа об отгрузке;

• графа 11 (регистрационный номер партии прослеживаемого товара), а саму графу — переименовать в «Регистрационный номер таможенной декларации»;

• графы 12 и 12а (код прослеживаемого товара и единицы измерения);

• графа 13 (общее число единиц прослеживаемого товара).

Важно! Проверьте, не устарела ли форма УПД, которую вы используете.

Также с 1 июля 2021 года продавец обязан передать счет-фактуру или новую форму УПД со статусом «1» физлицу, даже если тот приобрел товар для личного пользования.

Как заполнить УПД

Формы заполнения

Бухгалтер оформляет УПД в бумажном или электронном варианте. 

Обычно бумажную УПД оформляют, когда:

• первичный документ направляют контрагенту, например с водителем;

• УПД выступает в роли первички;

• в документе отражены разные типы прав или операций, например на имущество и услуги.

УПД на бумаге подписывают стороны, участвующие в операции. 

Важно! Теперь можно не дублировать подписи. Например, если лицо, которое подписало часть, дублирующую счет-фактуру, также является грузоотправителем, во втором случае достаточно указать ФИО и должность.

Но чаще всего используют электронные УПД в файле XML. В таких вариантах:

• документ заполняет только отправитель, или продавец, с информацией исключительно о себе;

• в форме содержатся данные о продавце и покупателе (получателе) товаров, работ или услуг.

Отправка электронных УПД экономит время. Достаточно сформировать документ, заверить электронной подписью и отправить контрагенту.

Важно! Подписывать электронный документ может только руководитель организации или уполномоченное лицо по действующей доверенности.

Правила заполнения УПД 

По сути, УПД — это счет-фактура с дополнительными реквизитами. Следовательно, при заполнении следует руководствоваться актуальными правилами оформления счета-фактуры.

Важно! Если оформляете бумажный УПД, укажите число листов документа в специальном поле слева под табличной частью.

Скачать рекомендации налоговой по заполнению УПД

УПД: образец заполнения 2021-2022 гг. (выполненные работы)

Скачать бланк УПД в Excel 

Скачать образец УПД на отгрузку товаров