Акт выполненных работ: образец и правила заполнения

Что такое акт выполненных работ

В каких случаях нужно составлять акт

Как составить

Как внести изменения в акт

Как создать электронный акт выполненных работ

Что еще стоит знать

Что такое акт выполненных работ

Акт выполненных работ — документ, который определяет полноту исполнения обязательств по договору. Его можно использовать, чтобы организовать приемку любых задач, которые заказчик поставил перед исполнителем.

Он иногда носит название «акт сдачи-приемки выполненных работ/оказанных услуг». Эти документы могут стать доказательством в Арбитражном суде, поэтому важно их правильно составить.

Акт не используют как самостоятельный документ. Необходимо увязать его с договором — бланк может быть одним из приложений. В нем должны быть отражены условия сделки и требования к работе, которую должен выполнить исполнитель.

Также в акте выполненных работ стоит зафиксировать факт передачи работы, ее качество и дефекты. Принимая результат, заказчик может отметить полное или частичное исполнение требований, отразить отсутствие претензий или прописать перечень недочетов, указав сроки их устранения. Для исполнителя также выгодно работать по акту — можно получить оплату в соответствии с условиями договора.  

Например, в договоре может быть прописано: «Заказчик обязуется оплатить работу в течение 10 календарных дней после подписания акта выполненных работ». Таким образом, после сдачи работ исполнитель может рассчитывать время поступления денежных средств.

В каких случаях нужно составлять акт

Нужно отразить приемку выполненных работ или оказанных услуг в акте, если:

• заказчик и исполнитель составили договор подряда — требования п. 2 ст. 720 ГК РФ;

• исполнитель сдает работы строительного характера — требования п. 4 ст. 753 ГК РФ;

• составление акта предусмотрено пунктами договора или требованиями законодательства — Минфин России привел разъяснения в письмах от 13.11.2009 № 03-03-06/1/750 и от 20.08.2007 № 03-03-06/1/576.

Если между сторонами был заключен договор купли-продажи или поставки товаров, работ, услуг — акт выполненных работ составлять не нужно. Его можно заменить товарной накладной ТОРГ-12.

ИП не обязан выписывать акт, после того как окажет услуги или выполнит работу. Однако этот документ не будет лишним, если предприниматель хочет сотрудничать с юридическими лицами. Например, ООО охотнее станут заключать сделки с предпринимателем, который выписывает акты выполненных работ, чтобы отражать их в книгах учета и предоставлять в ФНС по требованию инспекторов.

Акт выполненных работ позволит компании подтвердить затраты или факт целевого использования бюджетных средств. Например, если бизнес применяет УСН «Доходы минус расходы» или ЕСХН, то расходы на выполнение работ можно включить в себестоимость продукции и сократить базу для уплаты налога на прибыль.

Читайте также:

Договор оказания услуг: существенные условия, образец

ТОРГ-12: образец заполнения и правила оформления товарной накладной

Дополнительное соглашение к договору: виды, образцы, бланки

Как составить

В законе нет установленной формы акта выполненных работ — компания может разработать форму самостоятельно. Однако п. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» частично ограничивает свободу в этом вопросе, и перечисляет реквизиты, которые обязательно должны присутствовать в документе:

• наименование акта и дата составления;

• наименование юридического лица или Ф.И.О. предпринимателя;

• содержание факта хозяйственной жизни — вид и количество работ, оказанных услуг;

• качество и сроки проведения работ, оказания услуг;

• единицы измерения — количественные и денежные;

• должность лица, который ответственный за оформление акта и приемку работ, а также его подпись с расшифровкой;

• должности и подписи руководителей сторон договора.

Лучше использовать акт выполненных работ с реквизитной и табличной частью.

В реквизитной части можно указать привязку к договору с определенным номером и датой, например: «Акт выполненных работ по договору оказания услуг № 1 от 11.01.2023».

В табличной части можно отразить не только количество и стоимость работ, но и сроки их выполнения и требования к качеству.

Количество работ — с указанием единиц.

Стоимость работ — можно указать как с учетом НДС, так и выделить налог в отдельную колонку.

Срок выполнения — можно указать конечную дату или написать формулировку, например, «в течение 10 календарных дней с момента заключения договора».

Требования к качеству — заказчик указывает, что претензии отсутствуют или подробно перечисляет недостатки с указанием времени на их исправление.

Скачать акт выполненных работ

Скачать акт выполненных работ с табличной частью

Есть разновидность акта выполненных работ, которая чаще всего применяется в строительстве — КС-2. Она утверждена постановлением Госкомстата от 11.11.1999 № 100, ее можно использовать и сейчас, но стоит прописать этот факт в договоре. 

Закон не запрещает доработать КС-2, например, включить в нее более подробное описание работ, сроки приемки, примечания. Но «улучшенную» форму нужно утвердить в договоре, а образец сделать одним из его приложений. Такие требования есть в ч. 4 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ.

Составлять акт выполненных работ или оказанных услуг нужно в двух экземплярах, по одному для каждой из сторон договора. Если заказчик не согласен с тем, что работы выполнены в полном объеме — он может не подписывать акт и дать время на исправление недочетов. После этого нужно сделать новый акт, поменяв его дату.

Скачать форму КС-2

Скачать образец заполнения КС-2

Подготовить и направить акт выполненных работ помогут эксперты ПЭБ. Опытные бухгалтеры и юристы также подскажут, на какие льготные программы вам можно рассчитывать и как сэкономить на налогах. Попробуйте аутсорсинг: месяц обслуживания в подарок.

Промежуточный акт выполненных работ

Выполненные работы, особенно в строительстве, заказчик может принимать поэтапно — п. 1 ст. 708 ГК РФ это не запрещает. Каждый этап следует принимать по промежуточному акту выполненных работ, а в конце составить итоговый.

Его составление не отличается от обычного акта — стоит указать все обязательные реквизиты, которые мы перечислили выше.

Скачать промежуточный акт выполненных работ

Сопроводительное письмо к акту

Когда акт выполненных работ направляется контрагенту по почте, к нему можно приложить сопроводительное письмо. Это вспомогательный документ, который сообщает получателю дополнительные сведения.

Сопроводительное письмо стоит составить, так как оно:

• Играет роль описи пакета документов и одновременно подтверждает факт их отправления в срок. Пригодится при решении споров в суде.

• Включает дополнительные сведения, например, уточняет изменения фактического адреса, по которому надо прислать ответ.

Унифицированной формы сопроводительного письма нет. Можно составить его как обычное деловое письмо, указать Ф.И.О. руководителя организации или лицо, на чье имя направляется письмо.

Содержание может быть примерно таким: «ООО «Лето» направляет вам акты выполненных работ от 11.01.2023 № АВР-01 по договору оказания услуг от 12.12.2022  №6-ПП для подписания с вашей стороны. Просьба прислать наш экземпляр по адресу…».

Как внести изменения в акт

Если в актах есть ошибки — нужно вносить корректировки. Иначе документы может запросить ФНС, и, найдя в них несоответствия, — заподозрить бизнес в уклонении от уплаты налогов.

Как это сделать:

1. Не исправлять ошибки в старых актах, а составить корректировочный акт. Утвержденной формы нет — можно взять обычный акт и сверху в названии дописать слово «корректировочный».

2. Утвердить такой порядок внесения изменений во внутренней политике компании и регламентирующих документах.

3. Согласовать детали корректировки между сторонами договора — составить дополнительное соглашение, в котором прописать все изменения. Чаще всего, это стоимость и объём выполненных работ.

Скачать корректировочный акт выполненных работ

Электронный акт выполненных работ

С 17 октября 2022 года компании могут сформировать электронный акт о приемке выполненных работ — ФНС выпустила соответствующий приказ от 28.07.2022 № ЕД-7-26/691@, а еще порекомендовала два формата:

• в приказе ФНС России от 19.12.2018 № ММВ-7-15/820@;

• в приказе ФНС России от 30.11.2015 № ММВ-7-10/552@.

Его можно сформировать в сервисах онлайн-бухгалтерии или программе 1C.

Что еще стоит знать

1. Универсальный передаточный документ может заменить акт выполненных работ и счет-фактуру.  Однако, если в договоре есть упоминание о счет-фактуре или в приложениях представлен образец акта — применение УПД надо оформить в дополнительном соглашении.
2. Организации могут попросить акт выполненных работ от самозанятых или у физического лица. В нем также стоит прописать реквизиты сторон, упомянуть договор, в рамках которого оказаны услуги, указать их наименование и срок, в течение которого они были выполнены. Физическое лицо или плательщик НПД указывают в качестве своих реквизитов ИНН и паспортные данные.
3. Даже подписанный акт можно оспорить в суде. Например, заказчик подписал документ «без замечаний», но в процессе эксплуатации выявил существенные недочеты. Для начала стоит провести независимую экспертизу, которая оценит фактический объем, ущерб и качество работы. С результатами и заключением эксперта можно обратиться в суд, но сначала можно урегулировать разногласия с исполнителем, направив досудебную претензию с данными экспертизы.

Эксперты ПЭБ напоминают: ошибки в бухучете могут обойтись очень дорого. При выявлении неточности в лучшем случае потребуется полная перепроверка всех данных, в худшем — не избежать дополнительных расходов на восстановление данных.

Однако главному бухгалтеру не обязательно самому отвечать за эти риски. Часть рутинных бухгалтерских задач можно передать на аутсорсинг. Квалифицированные бухгалтеры не только подхватят ваш учет и отчетность, но и возьмут на себя финансовую ответственность — в случае ошибки штраф заплатит аутсорсер, а не вы. Средний чек — от 9000 рублей в месяц.