Как правильно составить договор поставки товара

Чем договор поставки отличается от договора купли-продажи

Договор поставки товара — это соглашение между покупателем и продавцом: в нем прописаны вид товара, цена, условия и сроки передачи, сроки оплаты и штрафы. 

Заключают такое соглашение только ИП и юрлица, товары в этом случае покупаются именно для перепродажи или использования в производстве. Поэтому при покупке вещей для себя, а не для бизнеса нужен договор розничной купли-продажи. При этом поставщик не обязан контролировать, в каких целях у него делают покупку.

Договор поставки заключают при оптовой торговле, а значит поставщик в рамках такого соглашения не может работать на патенте — за этим следит налоговая. Если она докажет ведение оптовой торговли «патентщиком», его переведут на ОСНО, доначислят налог, назначат пени и штрафы. 

По сравнению с соглашением купли-продажи, договор поставки больше подходит для бизнеса:

• с ним легче отказаться от приема бракованного товара или заменить его;

• если поставщик задержал поставку, покупатель может за его счет возместить затраты на покупку в третьем месте;

• такой договор можно заключить не разово, а на длительный срок: прописать в базовом документе основные положения, а в приложениях-заявках к нему оговаривать условия каждой очередной сделки.

Существенные и обычные условия договора поставки

Условия договора имеют разную важность: есть существенные и обычные. Существенные — обязательны, и договор будет считаться заключенным, только когда стороны согласуют и пропишут их. По закону к ним относятся товар и его количество (ст. 455 ГК РФ), но не только: существенными могут стать любые условия, которые одна из сторон считает важными и просит согласовать (ст. 432 ГК РФ). 

В образце договора поставки товара каждый раздел описывает одно из условий, начиная с существенных: скачайте бесплатно форму для 2021 года (в формате Ворд) для ознакомления.

Например, если покупателю важна сопроводительная документация к товару и он просит включить ее в текст, придется это обсудить и принять с корректировками или без. Иначе договор будет считаться не заключенным и любой суд встанет на сторону покупателя, а он сможет сослаться на предварительную переписку для своей защиты.

Существенными условиями могут быть:

• предмет договора (товар);

• количество товара;

• срок передачи;

• стоимость;

• порядок расчетов;

• ассортимент;

• сопутствующие предметы (скажем, весла к надувным лодкам);

• сопроводительная документация;

• гарантия;

• качество;

• условия доставки;

• риск гибели или повреждения груза и его страхование.

Обычные — это все условия, кроме товара и его количества, их можно не прописывать в тексте. Даже цена может не быть существенным условием: соглашение будет считаться заключенным и без ее указания, а поставку нужно будет оплатить по цене, которая обычно назначается в подобных условиях (ст. 485, ст. 484 ГК РФ). 

К обычным условиям чаще всего относятся:

• срок действия договора;

• порядок его изменения или расторжения;

• форс-мажор;

• порядок решения споров;

• права, обязанности, ответственность сторон.

Предмет договора

Первое, что прописывают в договоре поставки — его предмет. Это наименование и количество товара. Формулировка должна быть точной и очевидной, чтобы из текста было ясно, что за предметы поставщик передает продавцу и в каком количестве. Поэтому не подойдут формулировки типа «ГСМ», «самосвалы», «пироги». У товаров есть более точные характеристики: модели, марки, артикулы. Можно указывать название согласно ГОСТ или ТУ, техпаспорта или сертификата соответствия. Если название слишком длинное, можно отдельно к договору составить приложение — спецификацию, в которой дать полное описание.

Количество товара тоже нужно прописать однозначно, иначе договор не имеет силы (п. 2 ст. 465 ГК РФ). Количество указывают в штуках, метрах, килограммах и тоннах, литрах, квадратных метрах и т. д. Другой вариант верно обозначить количество товара — указать способ его определения (п. 1 ст. 465 ГК РФ). Это делают, например, если поставщик пока не может сказать, сколько единиц продукции он передаст в поставке. Тогда в договоре можно прописать: «Поставщик обязуется еженедельно отгружать Покупателю 50% произведенной за неделю продукции».

Срок поставки

Срок передачи груза — важное условие, ведь товары покупаются для перепродажи или производства, так что нарушение сроков может привести к простою на предприятии или к нарушению договоренностей с другими контрагентами. Закон даже разрешает покупателю при нарушении сроков поставки купить аналогичные товары у третьих лиц, переложив на поставщика все издержки, которые пришлось понести (ст. 520 ГК РФ). 

Поэтому в договоре или приложениях прописывают график поставок и учитывают особенности бизнеса каждой стороны:

• если нужно получить товар не раньше конкретной даты (например, иначе компания не успеет освободить склад), это отражают в договоре;

• если товар нужно получить как можно скорее, прописывают дату реалистичной доставки и добавляют, что передача груза до указанного срока возможна при уведомлении компании по электронной почте за такой-то срок.

Цена, ассортимент и комплектация товара

Цену и прочие условия можно включить в договор, особенно если он разовый. При заключении долгосрочных договоров, эти условия обозначают в приложениях: тогда к каждой сделке готовят новое приложение.

В договоре или приложении можно перечислить комплектацию товара и сопроводительные документы (сертификаты, техпаспорта), чтобы избежать споров с поставщиком.

Обязанности сторон

Главная обязанность поставщика — передать клиенту оговоренный товар без брака, в нужном количестве и ассортименте. Можно прописать и другие его обязанности, которые защитят покупателя:

• передать документы на товар;

• упаковать и закрепить товары для транспортировки, чтобы обезопасить от повреждений: это поможет возложить ответственность за сохранность товара на поставщика и избежать споров при порче груза между контрагентами и транспортной компанией;

• нанести пометки на упаковку об отправителе, получателе, реквизитах договора и весе груза: это поможет не перепутать груз;

• сообщить покупателю об отправке и прибытии груза;

• взять на себя все риски вплоть до передачи товара;

• помочь покупателю с получением бумаг, которые нужны для дальнейшей продажи.

Обязанность покупателя — забрать товар и перечислить оплату. Можно прописать другие обязанности, которые обезопасят продавца:

• осмотреть товар при приемке, сообщить о недостатках;

• принять товар в срок, сообщить о завершении приемки;

• при приемке товара взять на себя сопутствующие расходы, например, оплатить работу грузчиков.

Доставка товара

Если стороны не условятся о конкретном способе доставки, этот вопрос решает продавец. Но можно согласовать дополнительные требования:

• каким транспортом отправляют товар;

• кто загружает и разгружает;

• как поставщик уведомляет покупателя о доставке, особенно если для проезда через контрольно-пропускной пункт нужно знать характеристики автомобиля;

• кто страхует груз при доставке;

• если покупатель сам забирает груз со склада поставщика, нужно оговорить условия осмотра товара и сроки вывоза: скажем, если поставщику все равно — покупатель может забирать товар по мере необходимости (так поступают многие строительные компании со стройматериалами), а если поставщику важно быстрее освобождать склад, нужно прописать точные сроки.

Приемка товара

Приемка — очень важный этап, лучше оговорить его условия, потому что именно с ним связано большинство судебных споров. В разделе пропишите:

• кто из сотрудников принимает товар, кто его передает, на основе каких документов;

• в какие сроки проходит приемка: закон предписывает принимать товар в разумный срок, согласно судебной практике это 7 дней, но его можно уменьшить — например, до 2 дней;

• в каком помещении принимается товар: иногда для этого нужно освободить склад, нанять технику и рабочих, подготовить измерительные инструменты;

• в каком порядке проводится приемка: проверяется качество и работоспособность, проводится осмотр — можно описать способы и процедуры проверки;

• что делать, если товар бракованный, его не хватает по количеству или у части груза есть недостатки: можно прописать сроки для дополнительной поставки, оговорить, что покупатель берет бракованный товар на ответственное хранение, пока поставщик везет новую партию;

• какие сопроводительные документы подписывают стороны при приемке: скажем, накладную ТОРГ-12.

Порядок расчетов

В этом пункте прописывают способ оплаты: наличным или безналичным платежом, одним или двумя переводами, предоплата, постоплата, на расчетный счет поставщика платежным поручением или с использованием карты. В основной договор чаще включают способ расчетов, а сроки указывают в приложениях по каждой сделке. При указании сроков имеет значение, будут указаны рабочие или календарные дни. А вот понятия «банковский день» лучше избегать, оно не истолковано в законе.

Ответственность сторон

Этот пункт лучше продумать, чтобы потом не пришлось тратиться на юриста. В разделе перечисляют санкции для продавца и покупателя, если они не исполнят свои обязанности. Правда санкции не работают на 100%: ведь если у контрагента нет денег, то и штраф он заплатить не сможет. Обычно для продавца прописывают штрафы за невыполнение сроков поставки, а для покупателя — сроков оплаты.

Ответственность бывает двух видов:

• Штраф — это процент от цены договора или фиксированная сумма. Можно уточнить условия по штрафу: например, поставщик оплачивает штраф, если клиент предъявил претензию в течение 14 дней с момента приемки товара, уведомил продавца о выявленном браке по электронной почте и вызвал его представителя для составления акта о недостатках. А если он всего этого не сделал, то штраф платить не нужно.

• Неустойка — это процент, который назначается за каждый день просрочки с оплатой или поставкой. По правилу «зеркальной ответственности» контрагенты указывают равные показатели неустойки: скажем, 0,2% за каждый день просрочки. В судебной практике слишком высокую неустойку часто снижают, поэтому лучше указывать не более 0,5% за каждый просроченный день. При высокой стоимости товара устанавливают верхний предел неустойки: скажем, «не более 15% размера основного долга» или снижают сумму, от которой рассчитывается неустойка: «от стоимости неоплаченного товара», а не «от стоимости договора».

Часто в договор вносят пункт о взыскании с поставщика убытков, которые клиент понесет по его вине. Например, поставщик не может выполнить договор, покупателю приходится делать закупку у третьего лица, тогда он сможет взыскать с поставщика разницу в цене и дополнительные расходы. Для такого пункта есть термин: «неустойка по замещающей сделке».

Разрешение споров

Закон требует перед обращением в суд попробовать договориться в досудебном порядке. Для этого пострадавшая сторона направляет контрагенту претензию заказным или ценным письмом (это подтвердит факт вручения), ее нужно рассмотреть в течение 30 календарных дней.

Но чтобы ускорить решение спора, в договоре можно сократить срок рассмотрения претензии до календарной недели, установить обмен сообщениями в электронном виде. А еще добавить список документов, которые подтвердят обоснованность претензии.

Срок действия договора

Если поставщик отгрузил товар, то обязанности покупателя действуют даже после окончания срока действия договора. Некоторые покупатели сомневаются в этом, поэтому в тексте можно отметить, что договор действует до полного исполнения обязательств каждой стороны.

Досрочное расторжение

Закон не допускает одностороннего отказа или смены условий договора, кроме существенных нарушений с одной стороны — тогда другая сторона вправе отказаться от договора. Но для подстраховки лучше перечислить ситуации, которые позволяют одной стороне расторгнуть договор. Например, неоднократное (2 и более раз) нарушение сроков поставки или поставка бракованных товаров с недостатками, которые невозможно устранить в приемлемый для покупателя срок.

Мы описали основные пункты договора поставки. Но бизнес-процессы во всех компаниях разные, так что лучше привлечь к разработке документа профильного юриста, тем более если сумма поставки большая.

Как заключают договор поставки

Договор можно заключить в электронном виде или на бумаге: согласовать текст и подписать его с двух сторон. Если одна сторона подписала договор, а вторая не успела этого сделать, но своими действиями согласилась с условиями: скажем, перевела деньги или отгрузила товар, — то договор считается заключенным.

Другой вариант — соглашение через счет-договор, который подходит для простых сделок. Поставщик направляет покупателю этот документ, а договор считается заключенным, если покупатель: 

• подпишет счет-договор и отправит его поставщику;

• перечислит деньги по реквизитам счета;

• в письменном ответе поставщику подтвердит свое согласие с условиями.

Закон считает договором поставки даже простой обмен письменными сообщениями, в которых учтены существенные условия (ст. 434 ГК РФ). Например:

Итак, для заключения договора поставки нужно согласовать товар и его количество — это основные существенные условия. По желанию сторон согласуют и другие условия: сроки, процедуру оплаты, приемку, штрафы. Заключают договор в письменной форме. При долгосрочном сотрудничестве оформляют обобщенный договор и приложения к нему по каждой сделке. Грамотно составленный договор помогает защитить свои интересы и тратить меньше денег на юристов.