Гарантийное письмо: образцы и правила заполнения

Для чего используют гарантийные письма в бизнесе

Гарантия оплаты

Гарантийное письмо — это документ, в котором должник признает обязательства перед кредитором и обещает их исполнить. Документ используют в разных ситуациях. Чаще всего письмо составляют, чтобы подтвердить оплату товаров, работ и услуг. К примеру, покупатель просит поставщика передать товар и составляет гарантийное письмо об оплате. 

Прерывание срока исковой давности

Если вы поставили товары, выполнили работы и услуги, но не получили за них оплату, сможете взыскать задолженность в течение общего срока исковой давности. По нормам ст. 196 ГК РФ этот срок составляет три года. 

Если три года подходят к концу, но вы не хотите судебных разбирательств, запросите у должника гарантийное письмо. Тогда срок исковой давности прервется. После получения гарантийного письма об оплате от покупателя у вас будет еще три года на подачу иска.

Подтверждение договора

Если вы заключили договор, но позже выяснили, что подписавший не имел право его подписывать, придется и дальше требовать исполнения от неуполномоченного лица. Но это можно исправить: надо, чтобы настоящий руководитель одобрил договор. Для этого запросите гарантийное письмо у того, с кем изначально собирались заключать договор.

В таком письме отражают:

• реквизиты договора;

• подтверждение, что неуполномоченное лицо выполнит все обязательства;

• ссылку на документы с подтверждением полномочий того, кто подписал гарантию. 

Иногда включают и другие сведения. К примеру, если по этому договору есть задолженность, в гарантийном письме указывают ее размер и обязуются погасить.

Компенсация отсутствия договора

Если вы не заключили договор, то один из письменных доказательств заключения сделки может быть гарантийное письмо. Например, такое подтверждение понадобится, если хотите подать в суд на покупателя, который не оплатил поставленный товар, а подписанного договора нет.

В зависимости от сделки гарантийные письма классифицируют по-разному:

1. Оферта. Например, покупатель направляет гарантийное письмо об оплате определенного количества товара, а вы отгружаете этот товар — акцептуете оферту. Несмотря на отсутствие договора письменная форма считается соблюденной. Но гарантийное письмо квалифицируют как оферту, если в нем будут все ее признаки — существенные условия договора, конкретные намерения отправителя.

2. Акцепт. Если в ответ на ваше предложение покупатель отправил гарантийное письмо о согласии с условиями и оплате товара, такую гарантию признают акцептом. Акцепт должен быть полным, безоговорочным и не включать встречные предложения от заказчика.

Изменение условий договора

Гарантийное письмо отправляют и как оферту об изменении условий договора. Если получатель акцептует предложение, дальше сделка будет проходить по условиям из гарантийного письма. Но такое письмо должно квалифицироваться как оферта — включать все существенные условия договора и ваши намерения. Если просто отправить письмо и приблизительно указать срок выполнения обязательств, оно не изменит условий первоначального соглашения.

Если вы получили гарантийное письмо с новыми условиями договора, но не согласны с ними, письменно сообщите об этом вашему партнеру. Ответное письмо докажет, что оферту не акцептовали. А если не ответить, суд может посчитать оферту акцептованной, а условия договора — измененными. 

Составить юридически грамотный договор подряда и дополнительное соглашение, чтобы в нем не было ущемляющих пунктов, помогут эксперты ПЭБ. Специалисты предоставят юридическую защиту сделок, а также проверят ваших контрагентов на благонадежность. Попробуйте аутсорсинг бухгалтерии и получите месяц обслуживания в подарок.

Поручительство

Иногда гарантийное письмо квалифицируют как поручительство. Для этого нужно соблюдать два условия:

1. Из письма понятно, что его составитель собирается выступить поручителем. В тексте перечислены все существенные условия договора поручительства — сведения об обязательствах и о том, за кого поручаются.

2. Соблюдена письменная форма договора поручительства. Например, если поручитель и кредитор обменялись письмами и согласовали поручительство. Или поручитель отправил гарантийное письмо об оплате, а кредитор передал ему очередную партию товара.

Гарантийное письмо: образцы

Гарантийные письма составляют для контрагентов, арендаторов, различных ведомств. Форма у письма всегда произвольная, а содержание зависит от того, кому и для чего отправляют письмо.

Разберем несколько ситуаций:

1. Гарантийное письмо об оплате. Это может быть гарантия платежа и по будущей поставке, как в случае с акцептом, и по просроченной задолженности. К примеру, заказчик не может рассчитаться с поставщиком, но признает свой долг и обязуется заплатить в определенный срок.

2. Гарантийное письмо арендатору. Если не можете вовремя заплатить за арендуемое помещение или жилье, договоритесь с арендодателем об отсрочке. Предоставьте письменную гарантию и укажите точный срок оплаты.

3. Гарантийное письмо в налоговую. Для регистрации компании может понадобится подтверждение юридического адреса. Налоговики отказывают в регистрации компаниям с массовым адресом. Чтобы избежать спорных ситуаций, запросите гарантийное письмо с подтверждением юридического адреса у вашего арендодателя. 

4. Гарантийное письмо на поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг. Такое письмо составляет поставщик перед заключением договора — для подтверждения своей добросовестности. В тексте контрагент предлагает поставить товары, работы или услуги в определенном объеме и в определенный срок. 

Гарантийные письма составляются и в случаях, которые не касаются бизнеса. Физлица тоже подтверждают договоренности письменной гарантией. Если студент проходит стажировку, он может запросить у работодателя гарантийное письмо для вуза, чтобы подтвердить практику или дальнейшее трудоустройство. Аналогичную справку-гарантию предоставляют и работодатели для бывших заключенных, которые устроились на работу после УДО. И это далеко не все, что можно подтвердить гарантией.

Как составить гарантийное письмо

Унифицированной формы нет: подготовьте гарантийное письмо на фирменном бланке или в произвольном виде. Укажите в нем основание для гарантии, обещание выполнить все обязательства и ответственность за невыполнение.

Разберем, как составить гарантийные письма, которые могут понадобиться для любого бизнеса — об оплате задолженности и о подтверждении юридического адреса.

Об оплате задолженности

В гарантийное письмо об оплате задолженности включают: 

• реквизиты договора, по которому образовался долг;

• сумму долга и его состав: основной долг, неустойка, пени;

• обещание погасить задолженность и срок погашения.

В дополнение можно указать, при каких обстоятельствах возникла задолженность. Напишите, по какой партии образовался долг, какой срок оплаты был в договоре. И хотя это не обязательно, пропишите меры ответственности за неисполнение своих обязательств, например, неустойку за нарушение срока погашения долга. Тогда гарантийное письмо об оплате задолженности не будет голословным и вызовет доверие у контрагента. 

Подпишите гарантийное письмо у руководителя. Если в компании есть главный бухгалтер, можно подписать документы и у него. А если вместо директора подпись ставит его доверенный представитель, приложите копию доверенности к гарантийному письму. 

О подтверждении юридического адреса

Гарантийное письмо на юридический адрес не входит в список обязательных документов для налоговой. Но иногда налоговики требуют подтвердить юрадрес для регистрации нового бизнеса. Тогда потенциальный арендатор может запросить у арендодателя гарантийное письмо для ИФНС.

Вот что надо в него включить:

1. Адресата. Обычно это территориальная ИФНС, в которую арендатор подает заявление о регистрации. Но можно выдать письмо на имя арендатора или гарантию без указания адреса — по месту требования.

2. Название и адрес арендодателя. Часто такие письма пишут собственники помещения или арендаторы, которые сдают офис в субаренду. Но субаренда возможна только при согласии собственника.

3. Сведения о договоре аренды. Поскольку такой договор заключают только после регистрации юрлица, укажите в письме, что планируете подписать соглашение с потенциальным арендатором. Если же договорились о долгосрочном договоре, это тоже лучше отметить — указать в письме срок соглашения.

4. Данные по объекту недвижимости. Нужны адрес, кадастровый номер, площадь, назначение помещения. Налоговики запрашивают полный адрес: и номер здания, и номер помещения или офиса в нем.

5. Правоустанавливающие сведения. Напишите, на каком основании распоряжаетесь недвижимостью. Если вы владелец, укажите документы, которые подтверждают права собственности. Если арендатор и передаете помещение в субаренду, пропишите реквизиты договора аренды.

6. Разрешение на использование адреса. Напишите, что разрешаете использовать адрес помещения как адрес юрлица. А если гарантийное письмо запросили у арендатора, разрешение для субарендатора выдает именно собственник объекта.

Приложите к гарантийному письму на юридический адрес документы, которые подтверждают право отправителя распоряжаться помещением. Для этого подойдет выписка из ЕГРН. А если гарантию для субарендатора выдает арендатор, понадобится копия договора аренды и письмо от владельца с согласием на субаренду. 

Подготовить все необходимые документы для регистрации бизнеса помогут эксперты аутсорсинга ПЭБ. Опытные бухгалтеры и юристы также подскажут, на какие льготные программы вам можно рассчитывать и как сэкономить на налогах. Все услуги уже включены в тарифы — доплачивать не придется.

Заключение: зачем писать гарантийное письмо 

По сути, гарантийное письмо — это не обязательный документ. Его не требуют контрагенты и ведомства: обычно гарантию пишут по своей инициативе. Но гарантийное письмо подтверждает вашу добросовестность как бизнес-партнера и плательщика. Когда возникают обстоятельства, которые мешают исполнить договор, но вы не хотите терять сделку, поможет письменная гарантия. Если грамотно составить гарантийное письмо, объяснить проблему и указать реальные сроки исполнения, вы докажете свои намерения партнеру и не испортите деловую репутацию.