Уже уходите?
Напишите каких материалов не хватает и мы обязательно их добавим
Гарантийным письмом должник соглашается со своими обязательствами и обещает их исполнить. Такое письмо может сыграть важную роль в сделке, например, прервать срок исковой давности. Разбираемся, как подготовить гарантийное письмо в разных случаях.
Гарантийное письмо — это документ, в котором должник признает обязательства перед кредитором и обещает их исполнить. Документ используют в разных ситуациях. Чаще всего письмо составляют, чтобы подтвердить оплату товаров, работ и услуг. К примеру, покупатель просит поставщика передать товар и составляет гарантийное письмо об оплате.
Гарантийное письмо не дает должнику никаких преимуществ, если он не исполнит свое обещание. Более того, письменная гарантия не освобождает должника от ответственности за нарушения. Если стороны договорились об оплате в течение недели после поставки, а покупатель написал гарантийное письмо, что оплатит через месяц, продавец может начислить неустойку — с той даты оплаты, которая прописана в договоре.
Если вы поставили товары, выполнили работы и услуги, но не получили за них оплату, сможете взыскать задолженность в течение общего срока исковой давности. По нормам ст. 196 ГК РФ этот срок составляет три года.
Если три года подходят к концу, но вы не хотите судебных разбирательств, запросите у должника гарантийное письмо. Тогда срок исковой давности прервется. После получения гарантийного письма об оплате от покупателя у вас будет еще три года на подачу иска.
Если вы заключили договор, но позже выяснили, что подписавший не имел право его подписывать, придется и дальше требовать исполнения от неуполномоченного лица. Но это можно исправить: надо, чтобы настоящий руководитель одобрил договор. Для этого запросите гарантийное письмо у того, с кем изначально собирались заключать договор.
В таком письме отражают:
реквизиты договора;
подтверждение, что неуполномоченное лицо выполнит все обязательства;
ссылку на документы с подтверждением полномочий того, кто подписал гарантию.
Иногда включают и другие сведения. К примеру, если по этому договору есть задолженность, в гарантийном письме указывают ее размер и обязуются погасить.
Если вы не заключили договор, то один из письменных доказательств заключения сделки может быть гарантийное письмо. Например, такое подтверждение понадобится, если хотите подать в суд на покупателя, который не оплатил поставленный товар, а подписанного договора нет.
В зависимости от сделки гарантийные письма классифицируют по-разному:
Оферта. Например, покупатель направляет гарантийное письмо об оплате определенного количества товара, а вы отгружаете этот товар — акцептуете оферту. Несмотря на отсутствие договора письменная форма считается соблюденной. Но гарантийное письмо квалифицируют как оферту, если в нем будут все ее признаки — существенные условия договора, конкретные намерения отправителя.
Акцепт. Если в ответ на ваше предложение покупатель отправил гарантийное письмо о согласии с условиями и оплате товара, такую гарантию признают акцептом. Акцепт должен быть полным, безоговорочным и не включать встречные предложения от заказчика.
Гарантийное письмо отправляют и как оферту об изменении условий договора. Если получатель акцептует предложение, дальше сделка будет проходить по условиям из гарантийного письма. Но такое письмо должно квалифицироваться как оферта — включать все существенные условия договора и ваши намерения. Если просто отправить письмо и приблизительно указать срок выполнения обязательств, оно не изменит условий первоначального соглашения.
Если вы получили гарантийное письмо с новыми условиями договора, но не согласны с ними, письменно сообщите об этом вашему партнеру. Ответное письмо докажет, что оферту не акцептовали. А если не ответить, суд может посчитать оферту акцептованной, а условия договора — измененными.
Изменение условий договора гарантийным письмом в форме оферты — не самый надежный вариант. Если в тексте договора написано, что изменения вносятся дополнительным соглашением, не рискуйте. Согласуйте новые условия в допсоглашении и поставьте подписи обеих сторон.
Составить юридически грамотный договор подряда и дополнительное соглашение, чтобы в нем не было ущемляющих пунктов, помогут эксперты ПЭБ. Специалисты предоставят юридическую защиту сделок, а также проверят ваших контрагентов на благонадежность. Попробуйте аутсорсинг бухгалтерии и получите месяц обслуживания в подарок.
Иногда гарантийное письмо квалифицируют как поручительство. Для этого нужно соблюдать два условия:
Из письма понятно, что его составитель собирается выступить поручителем. В тексте перечислены все существенные условия договора поручительства — сведения об обязательствах и о том, за кого поручаются.
Соблюдена письменная форма договора поручительства. Например, если поручитель и кредитор обменялись письмами и согласовали поручительство. Или поручитель отправил гарантийное письмо об оплате, а кредитор передал ему очередную партию товара.
Даже если соблюдены оба условия, кредитору следует подписать отдельный договор с поручителем, который отправил гарантийное письмо. В таком договоре стороны согласовывают обязательства, определяют ответственность. Подписанный договор уменьшает риск споров о квалификации отношений.
Гарантийные письма составляют для контрагентов, арендаторов, различных ведомств. Форма у письма всегда произвольная, а содержание зависит от того, кому и для чего отправляют письмо.
Разберем несколько ситуаций:
Гарантийное письмо об оплате. Это может быть гарантия платежа и по будущей поставке, как в случае с акцептом, и по просроченной задолженности. К примеру, заказчик не может рассчитаться с поставщиком, но признает свой долг и обязуется заплатить в определенный срок.
Гарантийное письмо арендатору. Если не можете вовремя заплатить за арендуемое помещение или жилье, договоритесь с арендодателем об отсрочке. Предоставьте письменную гарантию и укажите точный срок оплаты.
Гарантийное письмо в налоговую. Для регистрации компании может понадобится подтверждение юридического адреса. Налоговики отказывают в регистрации компаниям с массовым адресом. Чтобы избежать спорных ситуаций, запросите гарантийное письмо с подтверждением юридического адреса у вашего арендодателя.
Гарантийное письмо на поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг. Такое письмо составляет поставщик перед заключением договора — для подтверждения своей добросовестности. В тексте контрагент предлагает поставить товары, работы или услуги в определенном объеме и в определенный срок.
Гарантийные письма составляются и в случаях, которые не касаются бизнеса. Физлица тоже подтверждают договоренности письменной гарантией. Если студент проходит стажировку, он может запросить у работодателя гарантийное письмо для вуза, чтобы подтвердить практику или дальнейшее трудоустройство. Аналогичную справку-гарантию предоставляют и работодатели для бывших заключенных, которые устроились на работу после УДО. И это далеко не все, что можно подтвердить гарантией.
Бланк гарантийного письма на оплату долга
Образец гарантийного письма на оплату задолженности
Гарантийное письмо на поставку товара
Гарантийное письмо о выполнении работ
Гарантийное письмо на оплату оказанных услуг
Гарантийное письмо на юридический адрес от арендодателя
Гарантийное письмо об оплате аренды
Унифицированной формы нет: подготовьте гарантийное письмо на фирменном бланке или в произвольном виде. Укажите в нем основание для гарантии, обещание выполнить все обязательства и ответственность за невыполнение.
Разберем, как составить гарантийные письма, которые могут понадобиться для любого бизнеса — об оплате задолженности и о подтверждении юридического адреса.
В гарантийное письмо об оплате задолженности включают:
реквизиты договора, по которому образовался долг;
сумму долга и его состав: основной долг, неустойка, пени;
обещание погасить задолженность и срок погашения.
В дополнение можно указать, при каких обстоятельствах возникла задолженность. Напишите, по какой партии образовался долг, какой срок оплаты был в договоре. И хотя это не обязательно, пропишите меры ответственности за неисполнение своих обязательств, например, неустойку за нарушение срока погашения долга. Тогда гарантийное письмо об оплате задолженности не будет голословным и вызовет доверие у контрагента.
Можно приложить к гарантии документы, которые подтверждают описанную ситуацию. К примеру, если просрочили оплату субподрядчику из-за того, что с вами не расплатился заказчик, прикрепите к своему письму копию письменной гарантии от покупателя.
Подпишите гарантийное письмо у руководителя. Если в компании есть главный бухгалтер, можно подписать документы и у него. А если вместо директора подпись ставит его доверенный представитель, приложите копию доверенности к гарантийному письму.
Гарантийное письмо на юридический адрес не входит в список обязательных документов для налоговой. Но иногда налоговики требуют подтвердить юрадрес для регистрации нового бизнеса. Тогда потенциальный арендатор может запросить у арендодателя гарантийное письмо для ИФНС.
Вот что надо в него включить:
Адресата. Обычно это территориальная ИФНС, в которую арендатор подает заявление о регистрации. Но можно выдать письмо на имя арендатора или гарантию без указания адреса — по месту требования.
Название и адрес арендодателя. Часто такие письма пишут собственники помещения или арендаторы, которые сдают офис в субаренду. Но субаренда возможна только при согласии собственника.
Сведения о договоре аренды. Поскольку такой договор заключают только после регистрации юрлица, укажите в письме, что планируете подписать соглашение с потенциальным арендатором. Если же договорились о долгосрочном договоре, это тоже лучше отметить — указать в письме срок соглашения.
Данные по объекту недвижимости. Нужны адрес, кадастровый номер, площадь, назначение помещения. Налоговики запрашивают полный адрес: и номер здания, и номер помещения или офиса в нем.
Правоустанавливающие сведения. Напишите, на каком основании распоряжаетесь недвижимостью. Если вы владелец, укажите документы, которые подтверждают права собственности. Если арендатор и передаете помещение в субаренду, пропишите реквизиты договора аренды.
Разрешение на использование адреса. Напишите, что разрешаете использовать адрес помещения как адрес юрлица. А если гарантийное письмо запросили у арендатора, разрешение для субарендатора выдает именно собственник объекта.
Приложите к гарантийному письму на юридический адрес документы, которые подтверждают право отправителя распоряжаться помещением. Для этого подойдет выписка из ЕГРН. А если гарантию для субарендатора выдает арендатор, понадобится копия договора аренды и письмо от владельца с согласием на субаренду.
Если регистрируете изменение юридического адреса компании, гарантийное письмо не понадобится. В таком случае арендатору надо приложить к заявлению в ИФНС документы, которые подтвердят права пользования объектом недвижимости по новому адресу. А гарантийное письмо такое право не подтверждает.
Подготовить все необходимые документы для регистрации бизнеса помогут эксперты аутсорсинга ПЭБ. Опытные бухгалтеры и юристы также подскажут, на какие льготные программы вам можно рассчитывать и как сэкономить на налогах. Все услуги уже включены в тарифы — доплачивать не придется.
По сути, гарантийное письмо — это не обязательный документ. Его не требуют контрагенты и ведомства: обычно гарантию пишут по своей инициативе. Но гарантийное письмо подтверждает вашу добросовестность как бизнес-партнера и плательщика. Когда возникают обстоятельства, которые мешают исполнить договор, но вы не хотите терять сделку, поможет письменная гарантия. Если грамотно составить гарантийное письмо, объяснить проблему и указать реальные сроки исполнения, вы докажете свои намерения партнеру и не испортите деловую репутацию.
Уже уходите?
Напишите каких материалов не хватает и мы обязательно их добавим
Понравилась статья?
Подпишитесь на рассылку и будьте в курсе свежих новостей в сфере бух учета!