Уже уходите?
Напишите каких материалов не хватает и мы обязательно их добавим
ЭЦП с 1 июля 2021 года: как получать по-новому
18 ноября 2021
0
174
Правила использования электронных подписей (ЭЦП) изменились. С 1 июля 2021 года в налоговой можно бесплатно оформить подпись — пока по желанию. После 1 января 2022 года выбора не будет, за новой подписью предпринимателю или гендиректору нужно идти только в налоговую или к доверенным организациям ФНС. Как обращаться в налоговую, какую флешку с собой брать и можно ли бухгалтерам использовать новые ЭЦП, разберемся в статье.
Новое для ЭЦП с 1 июля 2021 года
Получайте ЭЦП после 1 июля либо в Федеральной налоговой службе (ФНС), либо в удостоверяющем центре. Если подпись уже есть, менять ее не обязательно.
Появилась ЭЦП налоговой
В июле ФНС начала выпускать бесплатные ЭЦП компаниям и ИП. Право выдавать электронные подписи налоговая получила после поправок к Федеральному закону от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи».
Пока не обязательно обращаться в налоговую за электронной подписью: с 1 июля 2021 года по 1 января 2022 года можно оформлять подпись и в ФНС, и в аккредитованном удостоверяющем центре. Вне зависимости от места получения, подпись будет действовать до конца своего срока (разъяснения Минцифры в письме от 10.08.2021 № ОП-П15_085-33604).
Забрали аккредитацию у большинства удостоверяющих центров
1 июля 2021 года стало меньше организаций, которые выдают ЭЦП, — их называют удостоверяющими центрами (УЦ).
Для выпуска электронных подписей УЦ нужна аккредитация, но после изменений закона получить ее сложнее. Теперь аккредитованный УЦ должен иметь капитал 1 млрд рублей либо 500 млн рублей и обширную сеть филиалов (ранее было достаточно 7 млн рублей капитала).
Ранее получить ЭЦП можно было в 400 разных УЦ. Но соответствовать новым условиям и пройти переаккредитацию смогли меньше 30 организаций. Только они могут выпускать ЭЦП с 1 июля 2021 года. Остальные УЦ это право потеряли, а подписи, которые они успели выпустить, будут действительны до 1 января 2022 года.
Проверьте, в каких УЦ можно получать ЭЦП с 1 июля 2021 года, — откройте таблицу с аккредитованными УЦ на портале Минцифры РФ. У переаккредитованных центров в графе «Примечание» приказ или протокол об аккредитации должен быть подписан после 1 июля 2020 года.
Если вашего УЦ нет переаккредитации, то ваша ЭЦП работает только до 31 декабря 2021 года. Ее нужно заменить по правилам ниже.
Новое для ЭЦП с 1 января 2022 года
Первые лица компаний и ИП могут оформить ЭЦП только в налоговой. Руководителю выдадут только одну подпись, поэтому сотрудникам понадобятся свои ЭЦП. За ними нужно обращать в аккредитованный УЦ.
Если подпись уже есть и ее выдал аккредитованный УЦ, то менять ее не обязательно — пользуйтесь, пока срок подписи не закончится.
С 2022 года получать новую ЭЦП для компании или ИП нужно по другим правилам:
- Руководителю или предпринимателю — оформлять ЭЦП налоговой
(пп. 1 п.1 ст. 17.2 и п. 1 ст. 17.3 476-ФЗ)
Электронную подпись в налоговой выдают на 15 месяцев. Она универсальна — заменяет почти все подписи, которые были у руководителя до этого: для отчетности, госзакупок, обращения в госорганы, подписания контрактов с контрагентами.
В отличие от предыдущих ЭЦП руководителя, в подпись ФНС не включают расширения — данные, которые дают доступ для специфичных площадок, например, порталов коммерческих закупок, СМЭВ или Росреестра. Однако вскоре все площадки в стране откажутся от расширений, как того требует закон. Поэтому ЭЦП налоговой станет полностью универсальной.
Подпись ФНС выдают в единственном экземпляре и защищают от копирования. Поэтому руководитель не сможет сделать дубликат подписи, чтобы передать его бухгалтеру. Если обратиться в ФНС за второй подписью, то первую аннулируют — на руках останется только одна ЭЦП.
- Своя ЭЦП сотрудника или уполномоченного лица
(пп. 2 п.1 ст. 17.2 и п. 2 ст. 17.3 476-ФЗ)
Сотрудник получает личную электронную подпись — в ней нет данных организации. И, чтобы подтвердить полномочия, при подписании документов он будет прикладывать электронную доверенность (ее еще называют «машиночитаемая доверенность»).
Электронную доверенность пока разрабатывают. Известно, что она должна быть подписана ЭЦП руководителя, выпущенной ФНС.
Доверенности у разных систем будут отличаться и работать по-разному. Сейчас понятен только механизм работы доверенностей при сдаче налоговой отчетности: руководитель передает ФНС доверенность на бухгалтера, после чего бухгалтер отправляет декларации со своей ЭЦП (проект постановления).
Остальные порталы еще готовятся принимать электронные доверенности, поэтому ЭЦП сотрудника у них работает по прежним правилам.
Если на 1 января 2022 есть электронная подпись УЦ, прошедшего переаккредитацию, то используйте ее и дальше. А как закончится — обращайтесь за новой ЭЦП в ФНС, если вы руководитель, или в УЦ, если вы сотрудник.
Зачем меняют правила работы с электронной подписью
Правила, которые введут с 1 января 2022 года, меняют привычное использование ЭЦП в организациях. Раньше гендиректор получал ЭЦП и мог сделать ее копии — для бухгалтера, специалиста по закупкам и других сотрудников, которые подписывают документы от лица компании.
Такая практика удобна, но небезопасна. ЭЦП в электронном пространстве приравнивается к паспорту, поэтому все, кто имеет к ней доступ, могут совершить юридически значимые действия. Так сотрудники, получившие копию ЭЦП гендиректора, могут от его имени выполнить рабочее поручение — сдать отчетность, заключить договор. Но также и действовать без ведома начальства — оформить кредит на фирму, закрыть компанию, открыть ОООшки и выводить через них деньги. Доказать, что махинации совершил не гендиректор, будет сложно.
Закон изменили, чтобы данные компании и гендиректора были в большей безопасности. У десятка сотрудников не будет доступа к ЭЦП гендиректора, а их полномочия можно будет быстро прекратить, отозвав
Как получить ЭЦП в налоговой с 1 июля 2021 года: инструкция
-
Записаться в налоговую инспекцию
Перейдите на order.nalog.ru и выберите отделение, где есть услуга «Выдача КЭП». Запись открывают на 14 дней вперед.
За первой ЭЦП гендиректор приходит лично — этого требует ФНС (п. 25 Приказа ФНС № ВД-7-24/982@). Следующие подписи можно получать дистанционно, используя уже имеющуюся ЭЦП или биометрию. -
Собрать документы, найти специальную флешку
В налоговую принесите:
— паспорт РФ, нужен оригинал;
— СНИЛС, также оригинал;
— флешку (ее называют «защищенный носитель» или «токен»);
— документы на флешку. -
Прийти в налоговую
Там проверят документы, выпустят ЭЦП. На это может уйти от пяти минут до пяти дней. -
Купить КриптоПро и настроить компьютер
Для компьютера, где собираетесь использовать ЭЦП, приобретите лицензию на программу КриптоПро CSP. Она необходима, чтобы подпись работала. А также настройте компьютер и браузер так же, как делали это с прошлой ЭЦП.
Сколько платить за бесплатную ЭЦП налоговой
В инспекции гендиректор или ИП может получить ЭЦП бесплатно с 1 июля 2021 года. ФНС не берет платы за обращение и предоставляет файлы электронной подписи. Только заплатить все равно придется: за флешку, куда запишут подпись, и лицензию КриптоПро. Флешка и лицензия могут обойтись в 2500−5000 рублей.
Какая флешка нужна для ФНС
Обычная флешка для налоговой не подойдет. Нужна специальная — ее называют «защищенный носитель» или «токен».
Это носитель, который обычно выдают в УЦ вместе с электронной подписью. Он выглядит как флешка, но отличается тем, что защищен паролем и одобрен ФСБ или ФСТЭК. Некоторые носители также содержат в себе программы для работы ЭЦП.
Цена носителя — от 1200 до 2000 рублей. Купите его заранее, поскольку в ФНС их не продают.
Носители продают в УЦ или сами производители, например, компании «Актив» и «Алладин Р.Д». Главное, приобрести носитель, сертифицированный ФСБ или ФСТЭК. Сертифицированные модели ищите по названиям: Рутокен ЭЦП 2.0, Рутокен S, Рутокен Lite, ESMART Token, JaCarta-2 SE, JaCarta-2 ГОСТ.
На один носитель записываются несколько ЭЦП. Поэтому можете принести в ФНС носитель, который остался от прежней электронной подписи, если он подходит под требования.
В инспекцию также предоставьте документацию на носитель — сертификат соответствия. Обычно достаточно скачать сертификат с сайта производителя и распечатать. Если распечатка не подойдет, обратитесь за сертификатом к производителю или в УЦ, который выдавал носитель.
Программа КриптоПро
Для использования электронной подписи нужна программа КриптоПро. Она работает по лицензии, которую тоже покупают отдельно — в УЦ или у производителя.
Лицензия КриптоПро на год стоит 1350 рублей, бессрочная — 2700 рублей. Если вы планируете следующие ЭЦП устанавливать на тот же компьютер, что и текущую, то с бессрочной сможете сэкономить. Если будете использовать подпись сразу на нескольких компьютерах, то лицензия понадобится на каждый.
Где получать ЭЦП до 1 января 2022 года
Электронная подпись гендиректора или ИП может закончиться осенью 2021 года. Тогда не обязательно брать новую ЭЦП именно в налоговой.
До 1 января 2022 года получить электронную подпись гендиректор или ИП может двумя способами:
-
Лично прийти в отделение налоговой или к доверенному УЦ. Полученная ЭЦП будет действовать 15 месяцев, в том числе и после 1 января 2022 года.
-
Дистанционно или лично получить ЭЦП в удостоверяющем центре. Это удобно, если посещать налоговую неудобно — гендиректор живет заграницей или ближайшая инспекция далеко. Такая подпись тоже будет действовать в 2022 году, но следующую за ней ЭЦП уже точно нужно брать в налоговой или ее доверенном УЦ.
Если на руках одновременно будут и ЭЦП налоговой, и ЭЦП удостоверяющего центра, то вы сможете параллельно использовать обе подписи.
Блиц-ответы об электронной подписи ФНС
Можно ли использовать ЭЦП налоговой без флешки?
Нет, налоговая записывает электронную подпись только на носитель. С облачными ЭЦП, которые не нужно сохранять на компьютер или флешку, ФНС не работает. По крайней мере в 2021 году.
Что делать, если уже есть ЭЦП, которую я получал на сайте ФНС?
Если вы когда-то оформляли ЭЦП в личном кабинете налоговой, то она не приравнивается к подписи, которую нужно оформлять с 2022 года.
Эта подпись выдается физическому лицу для подписания заявлений на портале ФНС. Использовать ее вне личного кабинета физлица, например, для отчетности или тендеров, вы не сможете.
При торговле алкоголем нужна ЭЦП на каждую точку. Как использовать некопируемую подпись налоговой?
С ЭЦП налоговой, которую получит руководитель, торговать алкоголем не получится — ее нельзя скопировать на все торговые точки. Сейчас решения в законодательстве нет.
Возможно, для торговли алкоголя будут использовать автоматическую ЭЦП. Эту подпись оформляют на юридическое лицо, не привязывая к подписи директора. Автоматические ЭЦП пока используют только для государственных систем, например, СМЭВ. применяют для не на директора, а на юрлицо.
Пока вопрос не решили, работайте с прежней электронной подписью. Возможно, к 1 января ФНС или Росалкогольрегулирование дадут разъяснения.
Как передать ЭЦП бухгалтеру или обслуживающей бухгалтерии?
Электронную подпись ФНС гендиректор получает в одном экземпляре, копировать ее не получится. Поэтому бухгалтер или обслуживающая бухгалтерия (ОБ) либо использует единственную подпись директора, либо оформляет свою ЭЦП.
Гендиректор может отдать свою ЭЦП бухгалтеру или ОБ, соглашаясь на использование подписи другим лицом (пп.1 п.1 ст. 10 63-ФЗ). Согласие может быть устным или письменным. Чтобы подстраховать обе стороны, лучше оформить акт передачи электронной подписи. В нем прописать кому передается ЭЦП, на какой срок и какие действия с ней может выполнять получатель.
Если гендиректор не готов отдавать единственную ЭЦП, то бухгалтер или сотрудник ОБ получает электронную подпись на себя. А директора просит выдать права на отправку отчетности: подписать электронную доверенность в сервисе отчетности или личном кабинете ФНС. После этого бухгалтер со своей подписью сможет отправлять данные в налоговую.
Уполномоченная бухгалтерия работает по нотариальным доверенностям. Их нельзя будет использовать с 2022 года?
Разъяснения в законодательстве или подзаконных актах сейчас нет. В поправках к 63-ФЗ указано, что представлять компанию или предпринимателя уполномоченная бухгалтерия может с электронной доверенностью, которую гендиректор-клиент подпишет ЭЦП налоговой (пп. 2 п. 1 17.2 и п. 2 17.3 476-ФЗ). Эта электронная доверенность точно заменит бумажную.