Электронная трудовая книжка: что важно знать работодателю и сотруднику

Что из себя представляет новая форма трудовой книжки

Каждый работник должен был определиться с формой трудовой книжки либо до конца 2020 года, либо в 2021 году, если он был в длительном отпуске, больничном или имел другую уважительную причину. Работодатель обязан был уведомить о таком переходе и ознакомить с правом выбора.

Электронные трудовые книжки в 2022 году — свершившийся законодательный факт. Переходный период, на протяжении которого работник мог выбрать новую форму книжки или остаться со старой бумажной версией, закончен. Теперь необходимо правильно вести книжки тех сотрудников, кто выбрал электронную версию и отчитываться по форме СЗВ-ТД.

СЗВ-ТД — это все те же сведения о трудовой деятельности, которые будут включать в себя период, начиная с 2020 года или того момента переходного периода, когда работник выбрал новый формат учета.

Если работник не понимает, откуда взялось это нововведение, то ему можно предложить ознакомиться со следующими документами:

• статьей 66.1 ТК РФ; 

• статьей 3 закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде».

Какие сведения отражаются в электронной трудовой книжке?

• ФИО;

• место и должность;

• специальность, квалификация, получение новой профессии;

• код трудовой деятельности;

• основание и причины прекращения трудового договора;

• даты приема, перевода и увольнения с реквизитами приказов;

• сведения о запретах, которые не позволяют занимать определенную должность или увольнять с нее. 

Электронная трудовая книжка: как завести

Для получения электронной трудовой книжки, работнику разрешается написать заявление в свободной форме на имя руководителя.

Например: «Я, Иванов Иван Иванович, отказываюсь от бумажной трудовой книжки с 10.01.2022 года. Прошу передать бумажную трудовую книжку мне на руки. Дата и подпись».

Или формат заявления может быть таким:

Если работник хочет оставить трудовую книжку старого образца, то посоветуйте написать заявление в такой форме:

После принятия заявлений от работника необходимо проверить электронный и бумажный вариант на предмет отсутствия расхождений. Это нужно, чтобы при подаче формы СЗВ-ТД в ПФР все прошло без ошибок, а работник, впоследствии, не пришел с претензиями.

При обнаружении расхождений претензии работника будут основаны на том, что пока приоритет какой-либо версии не отражен в законодательстве.

После проверки сдаем отчетность в ПФР — до 15 числа месяца, следующего за любыми кадровыми перестановками, кроме приема или увольнения сотрудника. В двух последних случаях заполняем данные в отчет СЗВ-ТД и направляем их не позднее следующего рабочего дня.

Что делать с бумажной трудовой книжкой

Разобравшись с электронной версией, занимаемся бумажной. Необходимо провести два мероприятия:

1. Внести запись о переходе на электронную трудовую книжку. 

2. Выдать работнику его старую трудовую книжку, упомянув о невозможности перехода на такой формат обратно, и сделать запись в книге движения учета ТК. Например: «Выдана на руки на основании письменного заявления Иванова Ивана Ивановича о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации (часть 2 статьи 2 Федерального закона № 439-ФЗ)».

Как и где работнику посмотреть электронную трудовую книжку

Сведения, сформированные на основе данных из электронной трудовой книжки, называются «выписка по форме СТД-ПФР».

Ее можно получить следующими способами:

1. В личном кабинете на сайте ПФР. Она будет подписана электронной подписью сотрудника ПФР и по юридической силе приравнивается к бумажному документу.
   
   
2. На портале «Госуслуги». На сегодняшний день это наиболее быстрый вариант получения сведений, так как ожидание ответа занимает не более 5 минут.
   
   
3. В МФЦ по месту жительства. Это учреждение выдаст выписку из электронной трудовой книжки примерно такого образца:
   
   
4. Запросить у своего работодателя. Работодатель может выдать только данные о трудовой деятельности в его компании, такая форма будет отличаться и носить название СТД-Р.

Электронная трудовая книжка: плюсы и минусы

Оформление электронной трудовой книжки при приеме на работу дает следующие плюсы:

• Упрощенное оформление пенсий. ПФР не потребует дополнительные документы и рассчитает ее размер дистанционно.

• Упрощенная регистрация в госорганах. Если где-то в органах власти понадобится заверенная копия трудовой, например, для получения соцвыплат, то они просто получат ее из ПФР. Работнику не потребуется совершать никаких действий в этом случае.

• Упрощенное трудоустройство. При оформлении на дистанционную работу, скачанную форму СТД-ПФР можно просто переслать будущему работодателю по электронной почте.

• Надежность сохранения данных. Электронная форма не сгорит и не истрепается в отличие от бумажного варианта.

• Наличие информации о СНИЛС работника. В бумажной версии таких сведений нет.

• Легкий доступ к своим личным данным.

• Отсутствие возможности работодателя вносить изменения «задним числом» или без согласований с работником.

Какие минусы у электронной трудовой книжки?

• Нет полной информации. Если работник трудился до 2020 года, то подтверждать стаж все равно придется бумажным вариантом, который стоит надежно хранить. Еще там нет сведений о награждениях: государственных наградах и почетных званиях. Эти сведения тоже придется подтверждать бумажными вариантами.

• Риск утечки персональных данных и потери информации. 

• Противоречия бумажной и электронной версии. Пока на законодательном уровне непонятно, у какой трудовой книжки будет приоритет, если будут выявлены расхождения.

СЗВ-ТД: как заполнять и сдавать новую форму

С 1 июля 2021 года форма отчетности была обновлена. Теперь бланк выглядит вот так:

В форму добавили раздел «Сведения о работодателе, правопреемником которого является страхователь». Заполнять его надо только тогда, когда нужно скорректировать данные, которые подавал работодатель, ранее снятый с учета.

Для работников Крайнего Севера добавили графу 4. Ставим там коды РКС и МКС для районов Крайнего Севера или приравненных к ним соответственно.

Отметим обязательные условия:

1. Форма СЗВ-ТД утверждается подписью руководителя или доверенного лица и при наличии ставится печать. Если работодатель не является юридическим лицом, то он также заверяет форму личной подписью.

2. «Нулевую» форму сдавать не нужно, если в течение месяца с работником не происходило никаких кадровых событий.

3. В графе 1 таблицы формы СЗВ-ТД делается только сквозная нумерация. Номера событий указываются в порядке возрастания и не дублируются.

4. Формат даты должен быть таким — ДД.ММ.ГГГГ. Так как форма СЗВ-ТД сдается ежемесячно, то даты всегда должны соответствовать пределам отчетного периода.

5. ФИО работника заполняется русскими буквами в именительном падеже, без сокращений и инициалов. Также обязательна дата рождения и номер СНИЛС.

6. Подавать отчет на бумаге могут только компании с численностью 25 и менее застрахованных сотрудников. Для всех остальных — только электронные сведения с усиленной квалифицированной ЭЦП.

7. Если подать сведения по истечению срока или допустить ошибки, то ПФР сообщит об этом в трудовую инспекцию. Также придется уплатить штраф: в размере от 300 до 500 рублей, согласно статьи 15.33.2 КоАП.

8. Особое внимание обращаем на графу «Код выполняемой функции». Там указываем кодовое обозначение работы сотрудника, причем надо учитывать фактическое исполнение обязанностей, а не должность из трудового договора. Идеально, если они совпадают.

Пять цифр, из которых состоит код, формируются так:

• первая четверка знаков — код группы занятий, который можно посмотреть в Общероссийском классификаторе занятий;

• пятый знак — контрольное число, указанное рядом с кодом группы из того же классификатора.

Например: код бухгалтера «2411.6», а код юриста — «2611.8».

Частые вопросы при оформлении электронной трудовой книжки

При оформлении электронной трудовой бухгалтер чаще всего сталкивается со следующими ситуациями:

1. Сотрудник в момент переходного периода решил оставить бумажную трудовую книжку или не написал заявление после уведомления работодателя. Он может попросить завести электронную трудовую книжку в любой момент.

2. Сотрудник в момент переходного периода перешел на электронную трудовую книжку, но теперь просит вернуть «как было». В переходе к бумажной версии ему придется отказать.

3. Сотрудник только начал свою трудовую деятельность в 2021 году, и ему нужно завести трудовую книжку. В этом случае доступен только формат «электронная трудовая».

4. Сотрудник увольняется и просит выдать ему электронную трудовую книжку за весь период работы, хотя завел ее еще до устройства в вашу организацию. Объясняем, что выписку с полными сведениями можно получить так, как мы объяснили выше.